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Bewirtungskosten: Das Finanzamt schaut genau hin

Im Gegensatz zu Selbstständigen haben es Arbeitnehmer*innen deutlich schwerer, Geschäftsessen oder Geschenke von der Steuer abzusetzen. Wie das trotzdem geht und was du absetzen darfst, erfährst du hier.
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Geschäftsessen und die Steuererklärung

Grundsätzlich fällt ein Besuch im Restaurant in den privaten Lebensbereich. Wenn du es steuerlich absetzen willst, dann schaut das Finanzamt genau hin. Du musst nicht nur glaubhaft belegen, dass es sich um ein geschäftliches Essen handelt, sondern du musst es auch ausreichend dokumentieren.

Was ist privat – und was geschäftlich?

Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Meeting“ reichen als Beleg meist nicht aus. Schreibe genau auf, mit wem du dich getroffen hast und was der Anlass des Treffens war. Nicht immer ganz eindeutig ist die Situation, wenn du mit deinen Kolleg*innen feierst – etwa wenn ein Dienstjubiläum gefeiert wurde oder du deinen Ein- oder Ausstand gegeben hast.

Verschiedene Urteile aus der Vergangenheit akzeptieren solche Anlässe unter gewissen Umständen auch als beruflich: Zum Beispiel, wenn der*die Arbeitnehmer*in eine Gästeliste nachweisen kann, die eindeutig belegt, dass es sich um Kolleg*innen handelt. Oder dass die Feier in den Räumlichkeiten der Firma stattgefunden hat – und nicht etwa zu Hause. Dabei sollten sich die Kosten aber im Rahmen halten. Das Finanzamt stuft solche Aufwendungen als „Kleinstbetragsrechnung“ ein (bis 250 €).

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Die Situation ist entscheidend

Das Finanzamt unterscheidet, ob du bei einem Essen Geschäftsfreund*innen und Kundschaft deiner Führungskraft einlädst oder ob es deine eigenen Kolleg*innen sind.

Im ersten Fall kannst du 70 Prozent als Werbungskosten absetzen – auch für dein Essen. Im Normalfall wird dir aber bestimmt deine Führungsperson deine Kosten auslegen. Denn er kann sie als Auslagenersatz zu 100 Prozent steuerfrei erstatten. Er kann dir zusätzlich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand zahlen. Tut sie das nicht, kannst du den Pauschbetrag als Werbungskosten abziehen.

Lädst du seine Kund*innen zu dir nach Hause ein, musst du dem Finanzamt eindeutig belegen, dass die Geschäftspartner eine private Bewirtung regelrecht erwartet haben.

Bewirtest du deine eigenen Kolleg*innen, kannst du die Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten abziehen – vorausgesetzt dein Arbeitgeber springt nicht ein. Das Finanzamt schaut aber auch hier genau hin. Handelt es sich um eine gesellschaftliche Veranstaltung (zum Beispiel eine Weihnachtsfeier) ist der Werbungskostenabzug meist nur zulässig, wenn du ein erfolgsabhängiges Entgelt erhältst.

Ob ein Geburtstag oder Dienstjubiläum nun beruflich oder privat sind, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Dabei kommt es zum Beispiel darauf an:

ob du ein festes Gehalt beziehst oder eine Provision bzw. ein erfolgsabhängiges Einkommen
ob du als Gastgeber*in auftrittst
ob du die Gästeliste festlegst
ob deine Gäste Kolleg*innen, Geschäftsfreund*innen, Angehörige des öffentlichen Lebens sind oder private Bekannte oder Angehörige deiner Führungskraft
wo die Veranstaltung stattfindet
ob das Fest eher den Charakter einer privaten Feier hat.

Diese Nachweise brauchst du

Im Restaurant brauchst du eine maschinelle Quittung. Darauf sind alle Getränke und Speisen einzeln aufgelistet, sowie der Gesamtbetrag. Auf der Rückseite gibt es meistens Felder, die du ausfüllen musst, wie „Anlass der Bewirtung“ und „bewirtete Personen“. Das musst du innerhalb von zehn Tagen ausfüllen und mit Datum unterschreiben.

Du kannst übrigens auch das Trinkgeld steuerlich geltend machen. Lass dir dazu einfach das Trinkgeld auf der Quittung bestätigen.

Tipp:

Hast du keine Quittung, kannst du dir selbst einen Eigenbeleg ausstellen. Vermerke darauf Ort, Datum, Liste der Teilnehmenden und den Anlass der Bewirtung sowie der Höhe der Kosten. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber zu diesem Thema.

Wie viel ist absetzbar?

Nur 70 Prozent der Ausgaben kannst du als Arbeitnehmer*in absetzen. Denn das Finanzamt geht davon aus, dass du auch mitisst. Und das ist dann wieder privat. Wenn du eine*n Freund*in oder deine*n Partner*in mitnimmst, muss auch dieser Anteil abgezogen werden – auch das ist privat.

DISCLAIMER
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Torsten Elsner
von Torsten Elsner
veröffentlicht am: 14.12.2018
aktualisiert am: 23.08.2022

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