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Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Kommt der Arbeitgeber immer für die Reisekosten und andere betriebsbedingte Ausgaben auf? Wir zeigen dir, was es zu beachten gibt und was du in deiner Steuererklärung absetzen kannst.
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Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Reisekosten abzusetzen?

Unter Reisekosten fallen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten an. Du kannst deine Reisekosten als Werbungskosten absetzen, wenn sie durch eine berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst wurden und dein Arbeitgeber dir diese Kosten nicht erstattet.

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn du außerhalb deiner Wohnung und deiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig bist.
Im Normalfall kommt dein Arbeitgeber selbst für die Kosten auf, da er diese steuerlich absetzen kann. Wenn du dennoch für eine Dienstreise ins Portemonnaie greifen musst, solltest du deine betrieblichen Ausgaben für die Steuererklärung nachweisen können. Als Beleg kannst du hier ein Fahrtenbuch führen, Tankquittungen, Fahrtickets oder Hotelrechnungen aufbewahren.

Diese Reisekosten kann dein Arbeitgeber erstatten

Fahrtkosten: Die Fahrtkosten für deine Dienstreise sind für deinen Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar. Dein Arbeitgeber kann dir entweder die realen Kosten erstatten oder den pauschalen Betrag zurückgeben. Diese Kosten müssen für ihn nachvollziehbar sein und du musst sie belegen können.

Deine Fahrtkosten kannst du auch selbst versteuern. In jedem Fall gilt der gleiche Pauschbetrag für jeden gefahrenen Kilometer.
Der pauschale Betrag ist abhängig vom Fahrzeug.

  • Beim Auto: 0,30 Euro
  • Beim Motorrad/ Motorroller: 20 Cent
  • Beim Moped/ Mofa: 20 Cent

Fährst du mit öffentlichen Verkehrsmitteln, musst du die Rechnungen dafür aufbewahren und kannst diese entweder beim Arbeitgeber und in der Steuererklärung angeben.

Vorsicht: Steht dir ein Dienstwagen zur Verfügung, kannst du deine beruflich veranlassten Fahrten nicht als Werbungskosten absetzen.

Verpflegungsmehraufwand: Wie es mit der Verpflegung abläuft, klärt jedes Unternehmen für sich selbst. Es wird festgelegt, ob der*die Arbeitnehmer*in bei einer Dienstreise kostenlose Mahlzeiten erhält, Anteile gezahlt werden oder die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale greift. Diese Pauschale darf dein Arbeitgeber sozialversicherungsfrei und steuerfrei erstatten.

Stellt dein Arbeitgeber kostenlos Mahlzeiten zur Verfügung, dürfen diese die 60-Euro-Grenze nicht überschreiten.
Wenn dein Arbeitgeber nicht zahlt, kannst du folgendermaßen vorgehen, um Geld von der Steuer wiederzubekommen: Es gilt eine Verpflegungspauschale.

Abwesenheit Pauschale
Bis zu 8 Stunden 0 Euro
Mehr als 8 Stunden 14 Euro
Anreise-& Abreisetag 14 Euro
24 Stunden/ Tag & Nacht 28 Euro

Diese regelt, dass bei einer Dienstreise, die mehr als 8 Stunden dauert pauschal 14 Euro Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abgesetzt werden können. Auch am Anreise- sowie Abreisetag stehen dir 14 Euro Verpflegungsmehraufwand zu. Hier ist die Dauer der Reise nicht entscheidend.

Bist du 24 Stunden unterwegs, also mindestens einen Tag und eine Nacht, stehen dir 28 Euro zu.

Übernachtungskosten: Für die Übernachtungskosten gilt, unbedingt die Hotelrechnung aufzubewahren. Nur so kann dir das Geld sowohl vom Arbeitgeber oder gegebenenfalls von der Steuer erstattet werden.

Kläre vorab, ob dein Arbeitgeber ebenfalls die Kosten für das Frühstück übernimmt. Wenn dein Arbeitgeber dies nicht mitgebucht hat und du trotzdem im Hotel frühstückst, wird dieses mit 20 % von der Hotelrechnung abgezogen. Später kannst du die Verpflegung dann von der Steuer absetzen. Kosten für eine Begleitperson, die nicht im Arbeitsverhältnis mit deinem Arbeitgeber steht, sind steuerlich nicht absetzbar.

Reisenebenkosten: Auch diese Kosten können vom Arbeitgeber erstattet werden, andernfalls kannst du sie von der Steuer absetzen.

Unter diese Art der Kosten fallen z. B.:

  • die Aufbewahrung und Beförderung von Gepäck
  • Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber und Geschäftspartner*innen
  • Reisegepäckversicherung
  • Eintrittskarten für Messen und ähnliches
  • Ausgaben für Parkgebühren
Kosten für dein Privatvergnügen werden allerdings nicht übernommen. Dazu gehören Privattelefonate, Minibar, Massagen oder Pay-TV. Auch die Anschaffung von Kleidung, Reisekoffern oder anderer Reiseausrüstung werden nicht bezahlt.
DISCLAIMER
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Torsten Elsner
von Torsten Elsner
veröffentlicht am: 20.02.2017
aktualisiert am: 19.08.2022

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