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Aufbewahrungspflicht – Welche Steuerunterlagen muss ich wie lange aufbewahren?

14. März 2019

Im Laufe der Jahre sammeln sich viele Dokumente und Rechnungen an. Wir fassen zusammen, was du entsorgen kannst und welche Dokumente du aufbewahren musst.

Aufbewahrungspflicht: Privatpersonen vs. Gewerbetreibende

Die Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Gewerbetreibende ist klar geregelt. Für sie gelten Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen zwischen sechs und zehn Jahren. Für Privatpersonen gibt es hingegen keine klare Aufbewahrungsregelung. Wegschmeißen solltest du deine steuerlich relevanten Unterlagen dennoch nicht ohne weiteres. Aus mehreren Gründen:

  1. Seitdem das Finanzamt die Steuererklärung nur noch ohne Belege haben möchte, solltest du die Belege für Kosten, die du steuerlich geltend gemacht hast, solange aufbewahren, bis du deinen endgültigen Steuerbescheid erhältst.
  2. Wenn es um die Pflege von Angehörigen geht, Elterngeld beantragt wird, ein Kindergartenplatz gesucht wird oder die eigenen Kinder BAföG beantragen, werden oft Einkommensnachweise gefordert.
  3. Du solltest Quittungen und Belege aufbewahren, solange du noch Gewährleistungsansprüche auf gekaufte Geräte hast. Das sind in der Regel zwei Jahre. Hast du für Waschmaschinen, Kühlschränke usw. die Garantie verlängert, empfiehlt es sich die entsprechenden Rechnungen länger aufzuheben.
  4. Außerdem gibt es Rechnungen, die du tatsächlich über die Steuererklärung hinaus für das Finanzamt aufbewahren musst.

Hinweis:
Bei einigen deiner Sachen kann es sich sogar lohnen den Zettel noch länger aufzubewahren, zum Beispiel, wenn du einen verlängerten Garantieanspruch hast oder du den Sachwert bei einem Schaden gegenüber der Versicherung belegen musst.

Rechnungen – Gewährleistung und Nachweis für das Finanzamt

Rechnungen für Handwerkerleistungen, die du als Privatperson von der Steuer absetzen kannst, unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Du musst sie zwei Jahre lang aufbewahren. Das gilt vor allem für Eigenheimbesitzer. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, solltest du sogar fünf Jahre lang archivieren. Dazu gehören Rechnungen über:

  • Bauleistungen
  • Planungsleistungen
  • Handwerks- und Renovierungsarbeiten
  • Reinigungsarbeiten

Ansonsten solltest du Quittungen und Belege aufbewahren, solange du noch Gewährleistungsansprüche auf gekaufte Geräte hast. Das sind in der Regel zwei Jahre. Hast du für Waschmaschinen, Kühlschränke usw. die Garantie verlängert, empfiehlt es sich die entsprechenden Rechnungen noch solange zu archivieren.

Auch für die Steuer sind die meisten dieser Unterlagen wichtig. Apropos Steuer: Mit Taxfix erledigst du deine Steuererklärung in 25 Minuten. Starte einfach online!

Wann kann ich Kontoauszüge wegschmeißen?

Bei den Kontoauszügen gibt es Empfehlungen: Mindestens vier Jahre solltest du sie aufheben. Innerhalb dieses Zeitraumes kann zum Beispiel das Finanzamt Nachweise über gezahlte Rechnungen für deine Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen verlangen. Auch regelmäßige Zahlungen wie die Miete oder Unterhalt kannst du so nachweisen.

Hast du deine Kontoauszüge zu früh weggeschmissen, kannst du sie bei der Bank nochmals anfragen. Banken sind dazu verpflichtet, Kontoauszüge bis zu sechs Jahre aufzuheben. Viele Banken verlangen für die Zusendung jedoch hohe Gebühren.

Achtung:
Aufbewahrungspflicht für Vielverdiener: Arbeitnehmer, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, müssen ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufbewahren!

Bank- und Versicherungsunterlagen

Bei Versicherungen und Bankgeschäften gilt wieder keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. Dennoch bist du besser beraten, wenn du die Unterlagen aufbewahrst, solange das Versicherungsverhältnis Bestand hat oder du dein Konto bzw. deinen Kredit hast. Dazu gehören Unterlagen zu:

  • Vertragsabschluss
  • Vertragsänderungen

Urkunden und Identitätsnachweise musst du dein Leben lang aufbewahren

Einige Urkunden und Unterlagen sind so wichtig, dass du sie immer sorgfältig archivieren musst, auch wenn es hier keine offizielle Aufbewahrungspflicht gibt. Das sind zum Beispiel:

  • Geburts- und Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Ausweis, Reisepass
  • Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden

Für den Rentennachweis aufbewahren

Für die Rente brauchst du Nachweise, auch wenn der Rentenversicherungsträger sie zentral speichert. Es kommt vor, dass nicht alle Arbeitszeiten bei der Rente anerkannt werden. Dann solltest du Belege haben. Darum bewahre folgende Dokumente gut sortiert auf:

  • Arbeitsverträge
  • Kündigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit

Daneben solltest du gegebenenfalls Studiennachweise und Exmatrikulationsbescheinigungen aufheben.

Ab wann gilt die Aufbewahrungsfrist?

Was viele nicht wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde. Hast du beispielsweise eine Handwerkerrechnung über Renovierungsarbeiten an deinem Haus am 23.06.2018 erhalten, musst du sie bis zum Ende des Jahres 2023 aufbewahren.

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