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Aufbewahrungspflicht oder nicht? Wie lange du deine Steuerunterlagen aufbewahren musst

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zuletzt aktualisiert am 23. Juni 2021

Für Selbstständige ist sie Pflicht, für Arbeitnehmer nicht: die Aufbewahrung von Quittungen, Rechnungen, Kontoauszügen & Co. Welche Dokumente du als Privatperson dennoch aufbewahren solltest und wie lange, erfährst du hier.

Aufbewahrungspflicht: Privatpersonen vs. Gewerbetreibende

Die Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Gewerbetreibende ist klar geregelt. Für sie gelten Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen von sechs und zehn Jahren. Für Privatpersonen gibt es hingegen keine gesetzliche Aufbewahrungsregelung. Wegschmeißen solltest du deine steuerlich relevanten Unterlagen dennoch nicht ohne weiteres.

Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Hast du als Privatperson eine Steuererklärung abgegeben, musst du alle steuerlich relevanten Belege und Kostennachweise mindestens so lange aufbewahren, bis du deinen endgültigen Steuerbescheid erhältst. Denn für diese Belege gilt eine Vorhaltepflicht. Das heißt, das Finanzamt kann diese jederzeit einfordern.

Enthält dein Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk oder wurde dieser unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlassen, solltest du die Unterlagen weiterhin im Ordner lassen und erst vernichten, bis diese Punkte endgültig geklärt sind. Das gleiche gilt, wenn du Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegst. Auch hier solltest du die Unterlagen so lange aufbewahren, bis dir der finale Steuerbescheid vorliegt.

Empfehlung: Auf der sicheren Seite bist du, wenn du alle Nachweise und Belege nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre aufhebst. Verdienst du mehr als 500.000 Euro pro Jahr gelten sogar Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs Jahren.

Wann kann ich Kontoauszüge wegwerfen?

Kontoauszüge solltest du generell mindestens vier Jahre lang aufheben. Innerhalb dieses Zeitraumes kann zum Beispiel das Finanzamt Nachweise darüber verlangen, ob du deine eingereichten Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen tatsächlich bezahlt hast. Auch regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt kannst du so belegen.

Hast du deine Kontoauszüge zu früh weggeschmissen, kannst du sie bei der Bank nochmals anfragen. Banken sind dazu verpflichtet, Kontoauszüge bis zu sechs Jahre aufzuheben. Viele Banken verlangen für die Zusendung jedoch hohe Gebühren.

Achtung: Aufbewahrungspflicht für Vielverdiener: Arbeitnehmer, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, müssen ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufbewahren!

Wie lange sollte ich den Steuerbescheid aufbewahren?

Den endgültigen Steuerbescheid solltest du grundsätzlich mindestens zehn Jahre abheften. Denn so lange kann eine eventuelle Steuerhinterziehung vom Finanzamt geahndet werden.

Außerdem kannst du den Steuerbescheid als Einkommensnachweis nutzen, wenn du zum Beispiel Elterngeld oder einen Kredit beantragst. Das Aufheben der Unterlagen lohnt sich also.

Welche Fristen gelten für andere Unterlagen?

Versicherungen, Zeugnisse und Bescheinigungen vom Arbeitsamt – auch unabhängig von deiner Steuererklärung sammelt sich im Laufe der Zeit viel Papierkram an. Welche Aufbewahrungsfristen hierfür gelten, erklären wir dir im Folgenden:

Handwerkerrechnungen

Als Privatperson musst du Rechnungen für Handwerkerleistungen zwei Jahre lang aufbewahren – damit du nachweisen kannst, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelte. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, solltest du sogar fünf Jahre lang archivieren. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen über:

  • Bauleistungen
  • Reparaturen
  • Handwerks- und Renovierungsarbeiten
  • Reinigungsarbeiten

Was viele nicht wissen: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde. Hast du beispielsweise eine Handwerkerrechnung über Renovierungsarbeiten an deinem Haus am 23.06.2020 erhalten, gilt die 5-Jahres-Frist bis zum Ende des Jahres 2025.

Bank- und Versicherungsunterlagen

Bei Versicherungen und Bankgeschäften gibt es keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. Dennoch bist du besser beraten, wenn du die Unterlagen aufbewahrst, solange die Versicherung oder der Kredit läuft. Dazu gehören Unterlagen wie:

  • Versicherungsschein
  • Versicherungsbedingungen
  • Verträge
  • Vertragsänderungen

Urkunden und Identitätsnachweise

Einige Urkunden und Unterlagen sind so wichtig, dass du sie für immer sorgfältig archivieren musst, auch wenn es hier keine offizielle Aufbewahrungspflicht gibt. Das sind zum Beispiel:

  • Geburts- und Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Ausweis, Reisepass
  • Sozialversicherungsausweis
  • Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden
  • Scheidungsbeschluss
  • Testament
  • Erbschein

Rentennachweise

Du solltest alle Nachweise gut aufbewahren, die für die Rente von Bedeutung sein könnten. So kannst du deinen Ausbildungs- und Berufsweg lückenlos aufzeichnen, falls dem Rentenversicherungsträger nicht alle Daten vorliegen. Dazu gehören folgende Dokumente:

  • Arbeitsverträge
  • Kündigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Meldung zur Sozialversicherung
  • Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit
  • Studiennachweise und Exmatrikulationsbescheinigungen

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