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Dienstreise mit Urlaub verbinden

29. November 2018

Du kannst deine Dienstreise durch ein paar Urlaubstage verlängern. Deine Freizeit kannst du allerdings nicht als Dienstreisekosten geltend machen. Wie du trotzdem den Fiskus an deinen Ausgaben beteiligen kannst, liest du hier.

Zwischen Dienstreise und Urlaub - der Bleisure Traveller

Wenn du deine Dienstreise auch privat nutzt, zum Beispiel um ein paar Tage Urlaub dran zu hängen, dann darfst du dich „Bleisure Traveller“ nennen. Das heißt du bist ein Reisender, der geschäftliches (Business) und Freizeit (Leisure) miteinander verbindet.

Bei deiner Abrechnung für das Finanzamt oder für deinen Arbeitgeber gibt es allerdings einiges zu beachten. Dein Urlaub darf nicht länger als 5 Tage dauern.

Beispiel 1:
Wenn du eine Messe in Lissabon hast auf der du 4 Tage lang arbeitest und anschließend 2 Wochen Urlaub in Portugal machst, dann wird deine Reise als Urlaubsreise angesehen und du kannst bloß die dienstlichen Ausgaben während der Messezeit absetzen. Die Flüge werden vom Finanzamt dann nicht als dienstlich anerkannt, sofern dir für den dienstlichen „Umweg“ keine weiteren Kosten entstehen.

Wenn der dienstliche Anteil deiner Reise unter 10 Prozent beträgt, du also in unserem Beispiel 1 nur einen Messetag hättest, könntest du lediglich einzelne Kosten als Werbungskosten geltend machen, wie zum Beispiel den Messeeintritt. Deine Reise wird dann als Urlaub gewertet.

Liegt andersherum dein Freizeitanteil bei unter 10 Prozent und du besuchst bei einer 10-tägigen Dienstreise mal eben eine Sehenswürdigkeit, dann wertet das Finanzamt deine Reise zu 100 Prozent als Dienstreise. Das Ticket für die Sehenswürdigkeit ist dann allerdings privat.

Berechnung der Reisekostenanteile

Wenn du planst deine Dienstreise um maximal 5 Tage zu verlängern, dann werden die Kosten, die nicht rein dienstlich oder rein privat sind, anteilig berechnet.

Beispiel 2:
Du nimmst vom 22.05. bis zum 24.05 an einem 3-tägigen Seminar in Luzern teil und möchtest gerne noch 2 Tage länger bis zum 26.05. bleiben. In diesem Fall berechnest du die Kosten für Übernachtung, Verpflegung und Fahrtkosten vom 22.05. bis zum 24.05. als dienstlich und die anderen beiden Tage als privat. Da der dienstliche Anteil deiner Reise 60 Prozent ausgemacht hat (3 Tage) und der private Anteil 40 Prozent (2 Tage) kannst du die Flüge zu 60 Prozent absetzen.

Es ist wichtig den genauen Zeitpunkt festzuhalten, ab wann der private Teil deiner Reise beginnt. Außerdem solltest du möglichst die Bezahlungen und die Belege der dienstlichen Aufwendungen von deinen privaten trennen und noch vor Ort zuordnen. So vermeidest du Missverständnisse und Abrechnungsfehler.

Um die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben abzusetzen, musst du an einem Tag 7 bis 9 Stunden dienstlich beschäftigt gewesen sein. Welche Reisekosten du bei deiner Reisekostenabrechnung gegenüber dem Finanzamt und dem Arbeitgeber im Detail geltend machen kannst, erfährst du in diesem Ratgeber.

Reisekosten, die dein Arbeitgeber bereits erstattet hat, kannst du beim Finanzamt nicht geltend machen.

Ausnahmen beim Arbeitgeber

Manche Arbeitgeber sind offen für eine Freizeitverlängerung der Dienstreise und erstatten die ohnehin gezahlten Flüge. Andere verlangen die anteilige Berechnung der Reisekosten wie in Beispiel 2. Es gibt jedoch Ausnahmen, zum Beispiel wenn die Verlängerung dem Unternehmen einen finanziellen Vorteil bringt:

Beispiel 3:
Du bist geschäftlich für Verhandlungen von Mittwoch bis Freitag in München. Der Rückflug am Freitag würde das Unternehmen 270 Euro kosten. Ein Rückflug am Samstagabend kostet aber nur 70 Euro und die Verlängerung im Hotel 100 Euro. Wenn du also beschließt, deine Reise aus Kostengründen um einen Tag zu verlängern, dann wird dies i.d.R. von deinem Arbeitgeber bezahlt.

Eine weitere Ausnahme ist der dienstliche Brückentag. Wenn du also bei einer mehrtägigen Dienstreise aufgrund der geschäftlichen Konstellation an einem Tag nicht arbeiten kannst, weil zum Beispiel dein Geschäftspartner diesen Tag für sich benötigt, dann gilt dieser Tag ebenfalls als dienstlich, auch wenn du ihn mit privaten Unternehmungen verbringst. Da jeder Arbeitgeber andere Vorstellungen von den Geschäftsreisen seiner Angestellten hat, empfiehlt es sich in jedem Fall diese vorher abzuklären, vor allem, wenn du vorhast, deine Reise auch privat zu nutzen.

Tipp: Nimmst du auf deiner Bleisure Reise eine Begleitperson mit, dann müssen die Kosten strikt getrennt werden. Wenn du also statt eines Einzelzimmers ein Doppelzimmer buchst, dann musst du den Differenzbetrag als private Kosten ansetzen, so als ob du ein Einzelzimmer gebucht hättest. Dasselbe gilt auch für alle anderen Kosten, wie zum Beispiel Verpflegungsleistungen.

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