Vorbereitung der Steuererklärung in nur 3 Schritten

7. August 2019

Nach der Steuererklärung ist vor der Steuererklärung! Alle Jahre wieder kommt sie, aber im Gegensatz zum Christkind immer völlig unerwartet und ohne jegliche Vorfreude: Ganz plötzlich steht der Abgabetermin für die Steuererklärung vor der Tür. Wer hätte das denn ahnen können? Zeit hattest du ja sowieso keine und Lust noch viel weniger.

Im Gegensatz zu Weihnachten und Ostern geht es in der Vorbereitungszeit der Steuererklärung leider nicht um Plätzchen backen oder Ostereier im Garten verstecken, sondern um Papiere finden, sich ärgern über die eigene Unordnung und einen Haufen langweilige Formulare. Wenn du jetzt alles in kürzester Zeit bewältigen musst, führt das zu unangenehmen Stress. Hier erfährst du, wie deine Vorbereitung aussehen sollte, um nächstes Jahr ganz gemütlich und pünktlich zum 31.07. deine Unterlagen einreichen zu können und keine Angst vor den Sanktionen des Finanzamts, wie dem Verspätungszuschlag oder einem Zwangsgeld, haben zu müssen.

Schritt 1: Ordnung ist das halbe Leben…

Das hat schließlich schon deine Oma gesagt. Zum harmlosen Einstieg könntest du dir angewöhnen, alle Unterlagen und Belege direkt, nachdem du sie erhältst, richtig einzusortieren. Inzwischen versuchen viele Leute, Papier zu reduzieren und digital zu archivieren. Das hat natürlich Vorteile: So lassen sich die Unterlagen einfacher aufbewahren, ordnen und vor allem schnell wiederfinden. Du ersparst dir schwere Papierordner, die bei jedem Umzug mitgeschleppt werden wollen und kannst von überall aus, besonders, wenn die Dateien in einer Cloud lagern, darauf zu greifen.

Dennoch gibt es bei einer papierarmen Verwaltung ein paar wichtige Dinge zu beachten: Viele Dokumente, die du in Papierform bekommst, müssen als Original für einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Legst du dein Archiv auf deinem Computer an, solltest du natürlich immer an ein Back-up auf einem anderen Datenträger, z.B. einer Cloud oder einem USB-Stick denken. Außerdem ist es wichtig, sich vorab sorgfältig mit der richtigen Archivierung auseinanderzusetzen – die Dateien sollen ja auch in 10 oder 20 Jahren noch zugänglich sein. Auch Signaturen und eine Unveränderbarkeit von bestimmten Dokumenten wie z.B. Rechnungen sind zu beachten.

Online findest du dazu Infos in Blogartikeln und auch Angebote, mit denen du PDFs unterschreiben oder so herstellen kannst, dass jede nachträgliche Änderung festgehalten wird. Somit kannst du ihnen den Status von Papierdokumenten verleihen.

Auf der Webseite von Smallpdf kannst du kinderleicht Dokumente umwandeln und bearbeiten.

Schritt 2: Reflexion – Welche Kostenpunkte sind relevant?

Wenn deine Rückerstattung in den letzten Jahren hoch war, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass du diesmal auch etwas zurückbekommst. Um die Steuererklärung effizient anzugehen und möglicherweise deine Steuerlast weiter zu drücken, lohnt es sich, noch einmal darüber zu reflektieren, wofür du im letzten Jahr genau Geld ausgegeben hast. Hattest du beispielsweise eine kostenaufwendige Zahnbehandlung? Hast du Schulden zurückbezahlt oder viel in eine Weiterbildung investiert? Oder musstest du vielleicht Reparaturen in deiner Wohnung durchführen und einiges für Handwerkerarbeiten ausgeben? So findest du eventuell weitere Punkte, die es dir ermöglichen, dein steuerpflichtiges Einkommen zu mindern und gewinnst gleich einen Überblick, was zukünftig steuerlich relevant sein könnte. Um die finale Arbeit zu reduzieren, lassen sich benötigte Dokumente, wie die Lohnsteuerbescheinigung, wichtige Rechnungen und Belege zusammen in einem Ordner aufheben.

Beispiel: Du hast im letzten Jahr geheiratet

Herzlichen Glückwunsch! Statt der Steuerklasse I rutschen dein Partner und du nun in die Steuerklasse IV oder IV mit Faktor. Ihr könnt aber auch die Kombination der Steuerklassen III und V vorab beantragen, um über eine gemeinsame Veranlagung Abgaben zu sparen. Das lohnt sich besonders, wenn einer deutlich mehr verdient als der andere. Eventuell kannst du sogar Kosten für eure Hochzeitsparty absetzen, z.B. wenn sie bei euch zu Hause stattgefunden hat und ihr einen Caterer oder Servicepersonal engagiert hattet. Die Kosten für die Arbeitskräfte dürften in diesem Fall als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden. Da du immer fleißig den Taxfix-Ratgeber gelesen hast, weißt du, dass es sich lohnt, die Rechnungen zu behalten, die Kosten für Personal und Material bzw. Essen getrennt auflisten zu lassen und den Caterer bzw. Servicehilfen niemals bar zu bezahlen, sondern immer per Überweisung.

War das Gegenteil der Fall und du bist frisch geschieden, gibt es Möglichkeiten, die gezahlten Alimente abzusetzen. Der Ehegattenunterhalt darf auf jeden Fall eingetragen werden, der Kindesunterhalt nur dann, wenn keiner der Elternteile Kindergeld bezieht oder den Kinderfreibetrag nutzt.

Schritt 3: Steuervorteile in Entscheidungen einfließen lassen

Die Vorbereitung auf die Steuererklärung kann sogar weitergehen: Vielleicht beeinflusst die Steuerpolitik sogar manche deiner Kaufentscheidungen. Der Staat schafft nämlich über das Steuersystem auch Anreize für ein gewünschtes Verhalten. Eventuell tätigst du so bestimmte Käufe, weil du weißt, dass du damit über eine Steuererstattung Geld sparen kannst. Ein Beispiel sind Elektroautos, bei denen der Käufer volle 10 Jahre von der Kfz-Steuer befreit wird. Auch bei einem Hausbau oder Renovierungen nach ökologischen Standards gibt es Vorteile, die vorab geprüft werden sollten.

Ordnung spart viel Arbeit und Stress. Wenn du dir nur eine Stunde im Monat nimmst, um deine Unterlagen ordentlich abzuheften, sie vielleicht sogar zu digitalisieren und systematisch zu archivieren, machst du es dir deutlich einfacher. Außerdem sorgst du direkt dafür, dass die Rechnungen, die du erhältst, richtig ausgestellt werden oder dir bei einer größeren Investition nicht unnötig ein Steuerbonus entgeht. Die Zeit erstattet dir zwar niemand zurück, das Geld aber schon. Und Geld ist ja bekanntlich auch mehr freie Zeit.

Die Steuererklärung lohnt sich fast immer. Prüfe mit Taxfix ohne Risiko die Höhe deiner Steuererstattung!

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