Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Abschlagsrechnung: Bedeutung, Pflichtangaben & steuerliche Regeln
Die Abschlagsrechnung ist eine häufig genutzte Form der Teilabrechnung – vor allem bei größeren Projekten oder Bauaufträgen.
Sie ermöglicht es, bereits erbrachte Leistungen anteilig abzurechnen, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist.
Hier erfährst du, wann und wie du eine Abschlagsrechnung stellen darfst, welche Pflichtangaben sie enthalten muss und wie sie sich steuerlich auswirkt.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen ( § 632a BGB ).
- Sie wird vor der Schlussrechnung gestellt und enthält den anteiligen Rechnungsbetrag.
- Pflichtangaben entsprechen grundsätzlich denen einer normalen Rechnung ( § 14 UStG ).
- Die Umsatzsteuer muss für jede Abschlagszahlung gesondert ausgewiesen werden.
- Abschlagsrechnungen verbessern die Liquidität des Auftragnehmers und bieten Kostentransparenz für Auftraggeber.
Was ist eine Abschlagsrechnung und in welchen Branchen wird sie eingesetzt?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen, die vor Fertigstellung eines Gesamtprojekts gestellt wird.
Sie dient dazu, dass du als Auftragnehmer*in laufend bezahlt wirst, statt erst nach Abschluss der gesamten Arbeit.
Typische Einsatzbereiche:
- Bau- und Handwerksbetriebe (nach Baufortschritt),
- Dienstleistungsunternehmen bei langfristigen Projekten,
- Agenturen (z. B. Marketing- oder IT-Projekte),
- Freiberufler*innen mit mehrmonatigen Aufträgen.
Beispiel
Ein Bauunternehmen stellt für den Rohbau eine Abschlagsrechnung über 30 % des vereinbarten Gesamtbetrags aus, bevor der Innenausbau beginnt.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Abschlagsrechnungen?
Die rechtliche Grundlage für Abschlagszahlungen findet sich in § 632a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Dort ist festgelegt, dass Auftragnehmer*innen Abschlagszahlungen verlangen dürfen, wenn sie nachweisbar Teilleistungen erbracht haben.
Wichtige gesetzliche Regelungen:
- § 632a BGB – Anspruch auf Abschlagszahlungen bei Werkverträgen,
- § 14 UStG – Pflichtangaben und Umsatzsteuerregelung,
- GoBD & HGB – Aufbewahrung und Buchführungspflichten.
Tipp
Bei öffentlichen Aufträgen gelten zusätzlich die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B), die detaillierte Regelungen zu Abschlagszahlungen enthält.
Welche Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung enthalten?
Eine Abschlagsrechnung muss dieselben Angaben enthalten wie eine normale Rechnung, ergänzt um den Hinweis auf den Abschlagscharakter und ggf. die Leistungsphase.
Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG:
Pflichtangabe | Erläuterung |
Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringerin und Empfängerin | Identifikation der Vertragspartner |
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | zur steuerlichen Zuordnung |
Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Abschlagsrechnung |
Fortlaufende Rechnungsnummer | eindeutige Zuordnung |
Leistungsbeschreibung | Beschreibung der erbrachten Teilleistung |
Leistungszeitraum | Zeitraum oder Datum der Teilleistung |
Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag | gesondert auszuweisen |
Hinweis „Abschlagsrechnung Nr. X“ | klare Bezeichnung |
Zahlungsbedingungen | Fristen, Skonto, Bankverbindung |
Zusatz-Tipp:
Verweise in jeder Abschlagsrechnung auf den Gesamtauftrag (z. B. „Abschlagsrechnung 2/4 zum Bauvertrag Nr. 123“).
Worin unterscheidet sich eine Abschlagsrechnung von einer Anzahlungsrechnung und einer Schlussrechnung?
Merkmal | Abschlagsrechnung | Anzahlungsrechnung | Schlussrechnung |
Zeitpunkt | nach erbrachter Teilleistung | vor Beginn oder Leistungserbringung | nach Abschluss des Projekts |
Leistungsstatus | teilweise erbracht | noch nicht erbracht | vollständig erbracht |
Rechtsgrundlage | § 632a BGB | § 14 Abs. 5 UStG | § 14 UStG |
Umsatzsteuer | bei Rechnungsstellung fällig | bei Zahlung fällig | Abrechnung aller Leistungen inkl. Vorrechnungen |
Zweck | Liquidität während Projektlaufzeit | Vorauszahlung | Endabrechnung mit Korrektur |
Kurz erklärt:
- Abschlagsrechnung: nach erbrachter Leistung
- Anzahlungsrechnung: vor Leistung
- Schlussrechnung: am Ende mit Verrechnung aller bisherigen Zahlungen
Wie wird die Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen korrekt ausgewiesen und verrechnet?
Die Umsatzsteuer fällt bereits bei der Abschlagsrechnung an – unabhängig davon, ob das Projekt abgeschlossen ist ( § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG ).
So gehst du vor:
- Stelle die Abschlagsrechnung mit Nettobetrag + Umsatzsteuer aus.
- Führe die Umsatzsteuer im Monat der Zahlung an das Finanzamt ab.
- In der Schlussrechnung werden alle vorherigen Abschlagszahlungen mit Netto- und Steueranteil verrechnet.
Beispiel:
Gesamtprojekt: 10.000 € netto + 19 % MwSt.
- Abschlagsrechnung 1: 4.000 € + 760 € MwSt.
- Abschlagsrechnung 2: 3.000 € + 570 € MwSt.
- Schlussrechnung: 3.000 € + 570 € MwSt.
→ Abzüglich bereits gezahlter Beträge.
Wichtig
Jede Abschlagsrechnung muss die Umsatzsteuer gesondert ausweisen, da sie eigenständig steuerpflichtig ist.
Welche Vorteile bringt die Abschlagsrechnung für Auftragnehmer und Auftraggeber?
Für Auftragnehmer*innen (z. B. Handwerksbetriebe):
- Bessere Liquidität durch laufende Zahlungseingänge,
- Finanzielle Sicherheit bei langfristigen Projekten,
- Geringeres Ausfallrisiko, da Teilbeträge frühzeitig beglichen werden.
Für Auftraggeber*innen:
- Transparente Kostenkontrolle,
- Planbare Ausgaben während der Projektphase,
- Vermeidung hoher Einmalzahlungen am Projektende.
FAQ: Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Sobald du eine nachweisbare Teilleistung erbracht hast (§ 632a Abs. 1 BGB).
Im Bauwesen z. B. nach Fertigstellung bestimmter Bauabschnitte oder gemäß vereinbartem Zahlungsplan.
Ja.
In der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Abschlagsrechnungen mit Rechnungsnummer, Betrag und Datum aufgeführt und verrechnet werden.
So stellst du sicher, dass keine Doppelbesteuerung erfolgt.
- Fehlender Hinweis auf den Abschlagscharakter („Abschlagsrechnung Nr. X“)
- Unvollständige Leistungsbeschreibung oder Zeitraum
- Nicht aufgeführte Vorrechnungen in der Schlussrechnung
- Falsche oder doppelte Umsatzsteuerberechnung
Tipp:
Verwende professionelle Buchhaltungssoftware (z. B. Lexoffice, sevDesk, FastBill) – diese erstellt rechtssichere Abschlags- und Schlussrechnungen automatisch mit korrektem Steuerausweis.
Disclaimer
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