Umsatzsteuererklärung für Kleingewerbe: Fristen, Pflichten und Beispiele

Die Umsatzsteuererklärung ist eine Jahreserklärung, in der du dem Finanzamt alle eingenommenen und gezahlten Umsatzsteuerbeträge meldest. Sie dient als Abgleich zu deinen monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Warum betrifft sie auch Kleingewerbetreibende?

Auch ein Kleingewerbe ist steuerlich gesehen ein Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 UStG).
Das bedeutet: Wenn du umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringst, musst du die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge erklären und ans Finanzamt abführen – egal, wie klein dein Betrieb ist.

Ob du zur Abgabe verpflichtet bist, hängt davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht.

Du musst eine Umsatzsteuererklärung abgeben, wenn:

• du Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweist (Regelbesteuerung),
  
  
• du Vorsteuer abziehen möchtest,
  
  
• du innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen ausführst,
  
  
• du zur Abgabe verpflichtet bist (z. B. auf Anordnung des Finanzamts).
  
  

Du musst keine Umsatzsteuererklärung abgeben, wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist.

Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht.
Das bedeutet: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und musst grundsätzlich  keine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Voraussetzungen (§ 19 UStG):

• Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € (ab 2025)
  
  

Wenn du die Grenzen überschreitest oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechselst, bist du verpflichtet, Umsatzsteuer zu berechnen und die entsprechende Erklärung abzugeben.

Die Umsatzsteuererklärung wird digital über das ELSTER-Portal eingereicht.
Dazu brauchst du folgende Formulare:

• Umsatzsteuererklärung (USt 2A)
  
  
• Anlage UR (für innergemeinschaftliche Umsätze)
  
  
• Anlage UN (bei nicht in Deutschland steuerpflichtigen Umsätzen)
  
  

Zusätzlich kannst du über ELSTER auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zahllastmeldungen übermitteln.

Die Berechnung der Umsatzsteuer ist einfach: Du ziehst die Vorsteuer (Steuer aus Eingangsrechnungen) von der vereinnahmten Umsatzsteuer (Steuer aus Verkäufen) ab.

Formel:
Zahllast = Umsatzsteuer – Vorsteuer

Beispiel:

• Umsatzsteuer aus Verkäufen: 380 €
  
  
• Vorsteuer aus Einkäufen: 190 €
  → Zahllast: 380 € – 190 € = 190 € an das Finanzamt
  
  

Welche Vorsteuer kann geltend gemacht werden?

Du kannst alle Umsatzsteuerbeträge aus betrieblichen Einkäufen abziehen, wenn:

• du umsatzsteuerpflichtig bist,
  
  
• die Rechnung ordnungsgemäß ist (§ 14 UStG),
  
  
• die Leistung für dein Unternehmen genutzt wird.
  
  

Nicht abziehbar ist Vorsteuer aus:

• privaten Einkäufen,
  
  
• Ausgaben für steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung von Wohnraum),
  
  
• fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen.

Die Umsatzsteuererklärung musst du jährlich einreichen – unabhängig von deinen Voranmeldungen.

Fristen:

• Ohne Steuerberater: bis 31. Juli des Folgejahres
  
  
• Mit Steuerberater: bis 30. April des übernächsten Jahres
  
  

Beispiel:
Umsatzsteuererklärung 2024 → Abgabe bis 31. Juli 2025

Welche Strafen drohen bei Versäumnissen?

Wenn du die Frist versäumst, kann das Finanzamt:

• einen Verspätungszuschlag festsetzen (mind. 25 € pro Monat),
  
  
• Zwangsgelder androhen,
  
  
• deine Umsätze schätzen,
  
  

und Verzugszinsen (0,5 % pro Monat) erheben.

Wenn du viele betriebliche Ausgaben mit Umsatzsteuer hast, kann die Regelbesteuerung für dich günstiger sein.

• sevDesk oder lexoffice: automatisieren Umsatzsteuerberechnung und ELSTER-Übertragung
  
  
• Sorted oder Kontist: vereinfachen Voranmeldungen und Steuerplanung
  
  
• DATEV Unternehmen online: professionelle Lösung für Steuerberater
  
  

Viele Tools erkennen automatisch, ob du umsatzsteuerpflichtig bist, und erstellen passende Meldungen.