Erika Küspert
Veröffentlicht am: 13.11.2025
Aktualisiert am: 13.11.2025
Lesezeit: 8 Minuten
ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat einfach erklärt
ZUGFeRD ist eines der wichtigsten Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa.
Es kombiniert ein visuell lesbares PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten – und macht so Rechnungsverarbeitung effizient, digital und rechtssicher.
Hier erfährst du, was ZUGFeRD genau ist, wie es funktioniert und wie es sich von der XRechnung unterscheidet.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 13.11.2025
Aktualisiert am: 13.11.2025
Lesezeit: 8 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
- Es ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.
- Der Standard basiert auf den EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931).
- ZUGFeRD ist frei verfügbar, rechtssicher und wird von Unternehmen, Behörden und Softwarelösungen unterstützt.
- Seit 2020 ist der elektronische Rechnungsaustausch im B2G-Bereich (Business-to-Government) gesetzlich vorgeschrieben – ZUGFeRD ist dabei eine zulässige Variante.
Was ist ZUGFeRD und wofür steht die Abkürzung?
ZUGFeRD bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Es ist ein elektronisches Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um den standardisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, Behörden und Privatkund*innen zu ermöglichen.
Ziel: Rechnungen sollen automatisch verarbeitet werden können – ohne Medienbruch zwischen Mensch und Maschine.
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einer Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).
Wie funktioniert das hybride Format (PDF/A-3 + XML) technisch?
ZUGFeRD nutzt ein sogenanntes hybrides Format:
- Ein PDF/A-3-Dokument dient als visuell lesbare Rechnung,
- darin eingebettet ist eine XML-Datei, die alle strukturierten Rechnungsdaten enthält.
So kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.
Technischer Aufbau:
- PDF/A-3 → sicheres, revisionssicheres Archivformat.
- XML-Datei → strukturierte Daten für Buchhaltungssysteme.
Beide Teile sind untrennbar verbunden und erfüllen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung).
Beispiel
Du sendest deinem Kunden ein ZUGFeRD-PDF per E-Mail.
Er kann es normal öffnen und lesen – sein Buchhaltungsprogramm liest parallel automatisch die XML-Daten ein.
Auf welchen Normen und Standards basiert ZUGFeRD?
ZUGFeRD basiert auf internationalen und europäischen Normen für elektronische Rechnungen:
- EN 16931 – EU-Norm für strukturierte elektronische Rechnungen.
- ISO 19005-3 (PDF/A-3) – Archivstandard für elektronische Dokumente.
- CEN/TS 16931-3 – Technische Spezifikationen für XML-Formate.
- UBL & Cross Industry Invoice (CII) – Datenmodelle für elektronische Rechnungsinhalte.
Durch diese Standardisierung ist ZUGFeRD international kompatibel und EU-rechtskonform, was insbesondere für den grenzüberschreitenden B2B- und B2G-Verkehr relevant ist.
Wer nutzt ZUGFeRD – B2B, B2G, B2C und internationale Einsatzmöglichkeiten?
ZUGFeRD wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt:
Bereich | Anwendung | Besonderheiten |
B2B (Business-to-Business) | zwischen Unternehmen | automatische Rechnungsverarbeitung, EDI-Alternative (Pflicht ab 2028) |
B2G (Business-to-Government) | Rechnungen an Behörden | seit 2020 Pflicht in Deutschland (EU-Richtlinie 2014/55/EU) |
B2C (Business-to-Consumer) | z. B. Telekommunikation, Energie | weniger verbreitet, aber zunehmend genutzt |
International | kompatibel mit Factur-X (Frankreich) und PEPPOL-Standard | europaweite Nutzung möglich |
ZUGFeRD-Version 2.1 ist vollständig kompatibel mit Factur-X, dem französischen E-Rechnungsstandard – ein wichtiger Schritt zur EU-weiten Vereinheitlichung.
Selbstständig und umsatzsteuerpflichtig?
ZUGFeRD, E-Rechnungen, Buchhaltungspflichten – als Selbstständige*r kommen viele neue Anforderungen auf dich zu. Bei der Steuererklärung musst du das nicht alleine durchblicken.
ZUGFeRD erstellen: Welche Software und Tools sind geeignet?
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich heute mit einer Vielzahl von Tools erstellen – vom einfachen Online-Tool bis hin zur professionellen ERP-Software. Du musst kein Entwickler sein, um loszulegen: Viele Buchhaltungslösungen erzeugen ZUGFeRD-Rechnungen auf Knopfdruck.
Überblick: Software-Kategorien für ZUGFeRD
Table
Kategorie | Geeignet für | Beispiele |
Online-Buchhaltungssoftware | Selbstständige, Freelancer, kleine Unternehmen | lexoffice, sevDesk, FastBill, Billomat |
ERP-Systeme | Mittelstand und größere Unternehmen | SAP, DATEV, Sage, Haufe |
Rechnungstools mit ZUGFeRD-Export | Einzel-Rechnungen, schnelle Nutzung | invoice-simple.de, Zervant |
Open-Source-Bibliotheken | Entwickler und technisch versierte Nutzer | Mustang (Java), Konik (Java), factur-x (Python) |
PDF-Konverter mit XML-Einbettung | Bestehende PDFs in ZUGFeRD umwandeln | PDF-Tools von Foxit, PDF24 (eingeschränkt) |
Welche Software eignet sich am besten für Selbstständige?
Für Freelancer*innen und Selbstständige ohne technischen Hintergrund empfehlen sich vor allem cloudbasierte Buchhaltungslösungen, die ZUGFeRD direkt beim Rechnungsexport erzeugen:
lexoffice
- Erstellt ZUGFeRD-Rechnungen automatisch beim PDF-Export.
- Unterstützt ZUGFeRD 2.1 (Profil EN 16931).
- Geeignet für Kleinunternehmer*innen und Freiberufler*innen.
sevDesk
- Integrierter ZUGFeRD-Export in der Rechnungsstellung.
- Unterstützt B2B- und B2G-Anforderungen.
- Einfache Bedienung, auch ohne Buchhaltungskenntnisse.
DATEV
- Professionelle Lösung für Steuerberatungskanzleien und deren Mandant*innen.
- Vollständige ZUGFeRD- und XRechnung-Unterstützung.
- Besonders geeignet, wenn du mit einer Steuerberatung zusammenarbeitest.
FastBill
- Rechnungsstellung mit ZUGFeRD-Export inklusive.
- Automatischer Datenabgleich mit Bankkonten.
- Geeignet für Selbstständige mit vielen Rechnungen pro Monat.
Was müssen Tools technisch leisten?
Ein ZUGFeRD-fähiges Tool muss:
- Ein PDF/A-3-konformes Dokument erzeugen
- Eine valide XML-Datei nach CII-Standard einbetten
- Das gewählte ZUGFeRD-Profil (z. B. EN 16931) korrekt umsetzen
- Die Rechnung GoBD-konform und revisionssicher speichern
Info
Prüfe vor dem Kauf einer Software, welches ZUGFeRD-Profil sie unterstützt – nicht alle Tools decken alle vier Profile ab. Für B2G-Rechnungen (z. B. an Bundesbehörden) ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich. Mit Taxfix behältst du als Selbstständige*r den Überblick über deine gesamten steuerlichen Pflichten rund um die E-Rechnung.
Kostenlose Optionen: Geht das auch ohne Abo?
Ja – für gelegentliche Nutzer*innen gibt es kostenlose Alternativen:
- Mustang Project (Open Source): Java-Bibliothek zur Erstellung und Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen – kostenlos, aber technisches Know-how erforderlich.
- FeRD-Validator (online): Kostenloses Tool zur Prüfung, ob eine bestehende Rechnung valides ZUGFeRD enthält.
- Freie Testversionen von lexoffice, sevDesk und FastBill ermöglichen erste ZUGFeRD-Rechnungen ohne Kosten.
ZUGFeRD-Profilvarianten: MINIMUM, BASIC, EN 16931 und EXTENDED im Überblick
ZUGFeRD kennt nicht nur ein einziges Format – der Standard definiert vier Profilvarianten, die sich im Umfang der enthaltenen Rechnungsdaten unterscheiden. Je nach Anwendungsfall und Geschäftspartner wählst du das passende Profil.
Was ist ein ZUGFeRD-Profil?
Ein Profil legt fest, welche Pflichtfelder und optionalen Felder in der eingebetteten XML-Datei enthalten sein müssen. Je höher das Profil, desto mehr Daten sind verpflichtend – und desto besser ist die automatische Verarbeitbarkeit der Rechnung.
Die vier Profile im direkten Vergleich
Table
Profil | Datenmenge | Typischer Einsatz | EN 16931-konform? | B2G-geeignet? |
MINIMUM | Sehr gering (Kerndaten) | Interne Buchhaltung, Archivierung | Nein | Nein |
BASIC | Mittel (Pflichtangaben) | Einfache B2B-Rechnungen | Ja (Teilmenge) | Eingeschränkt |
EN 16931 | Vollständig (EU-Norm) | Standard B2B und B2G | Ja | Ja |
EXTENDED | Umfangreich (Zusatzfelder) | Komplexe B2B-Prozesse, Logistik, Handel | Ja (Obermenge) | Ja |
Profil 1: MINIMUM
Das MINIMUM-Profil enthält nur die absolut notwendigen Kerndaten einer Rechnung:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Gesamtbetrag
- Angaben zu Rechnungssteller und -empfänger
Wann sinnvoll? Nur für interne Zwecke oder die reine Archivierung – nicht für den Austausch mit Geschäftspartnern oder Behörden geeignet. Das Profil erfüllt nicht die EU-Norm EN 16931.
Profil 2: BASIC
Das BASIC-Profil enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung nach deutschem Umsatzsteuergesetz:
- Alle Angaben aus MINIMUM
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- Positionsdaten (Einzelpositionen der Rechnung)
Wann sinnvoll? Für einfache B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Eingeschränkt B2G-geeignet – für Bundesbehörden ist in der Regel das Profil EN 16931 erforderlich.
Info
Es gibt auch eine Untervariante BASIC WL (Without Lines), bei der keine Einzelpositionen, sondern nur Summen übermittelt werden. Diese Variante ist noch schlanker und eignet sich für sehr einfache Rechnungsszenarien.
Profil 3: EN 16931 (ehemals COMFORT)
Das Profil EN 16931 ist der vollständige EU-Standard für elektronische Rechnungen und entspricht exakt der europäischen Norm EN 16931. Es enthält:
- Alle Pflichtfelder aus BASIC
- Vollständige Positionsdaten mit Mengen, Einheiten und Einzelpreisen
- Referenzen auf Bestellnummern, Lieferscheine und Verträge
- Angaben zu Skonto, Rabatten und Zuschlägen
- Vollständige Steueraufschlüsselung
Wann sinnvoll? Für alle B2G-Rechnungen (Pflicht bei Bundesbehörden) und als empfohlener Standard für B2B-Rechnungen ab 2025. Dieses Profil ist der Mindeststandard für die gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich.
Tipp
Wenn du unsicher bist, welches Profil du wählen sollst – nimm EN 16931. Es ist der am weitesten verbreitete Standard, wird von den meisten Softwarelösungen unterstützt und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen im B2G- und B2B-Bereich.
Profil 4: EXTENDED
Das EXTENDED-Profil ist die umfangreichste Variante und geht über die EU-Norm EN 16931 hinaus. Es enthält zusätzlich:
- Alle Felder aus EN 16931
- Erweiterte Lieferinformationen (Lieferadressen, Lieferdaten)
- Detaillierte Positionsreferenzen für komplexe Lieferketten
- Branchenspezifische Zusatzfelder (z. B. für Handel, Logistik, Industrie)
- Erweiterte Zahlungsinformationen (Teilzahlungen, Vorauszahlungen)
Wann sinnvoll? Für komplexe B2B-Prozesse in Industrie, Handel und Logistik, bei denen eine besonders detaillierte Datenübertragung zwischen ERP-Systemen erforderlich ist. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist dieses Profil in der Regel nicht notwendig.
Welches Profil ist für mich das Richtige?
Situation | Empfohlenes Profil |
Rechnung an eine Bundesbehörde | EN 16931 (Mindestanforderung) |
Einfache B2B-Rechnung an ein Unternehmen | BASIC oder EN 16931 |
Komplexe B2B-Prozesse mit ERP-Integration | EXTENDED |
Interne Archivierung ohne Austausch | MINIMUM |
Rechnung an französische Geschäftspartner (Factur-X) | EN 16931 |
Info
Die Profilvarianten sind aufwärtskompatibel: Ein Empfänger, der EN 16931 verarbeiten kann, kann auch BASIC verarbeiten – aber nicht umgekehrt. Wähle im Zweifel immer das Profil, das dein Geschäftspartner mindestens erwartet. Unser Tipp: Starte jetzt kostenlos mit Taxfix und behalte als Selbstständige*r alle steuerlichen Anforderungen rund um die E-Rechnungspflicht im Blick.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
- Kombination aus menschlich lesbarem PDF und maschinenlesbaren XML-Daten.
- Kein Medienbruch – Daten können direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen werden.
- Spart Zeit, Papier und manuelle Dateneingabe.
- GoBD-konform und revisionssicher archivierbar.
- Kostenlos nutzbar, ohne Lizenzkosten.
Für den öffentlichen Sektor (B2G) gilt seit November 2020 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
ZUGFeRD ist eines der zugelassenen Formate neben der XRechnung.
Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD freiwillig, wird aber von vielen Unternehmen zur Automatisierung der Buchhaltung genutzt.
ZUGFeRD ist flexibler und benutzerfreundlicher, während die XRechnung das reine XML-Behördenformat darstellt.
- ZUGFeRD 1.0 (2014): erste Version für B2B-Rechnungen.
- ZUGFeRD 2.0 (2017): basierend auf EU-Norm EN 16931.
- ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (2020–2023): kompatibel mit Factur-X (Frankreich) und vollständig B2G-konform.
- ZUGFeRD 3.0 (in Entwicklung): Ziel: volle Interoperabilität im europäischen PEPPOL-Netzwerk.
Disclaimer
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