Erika Küspert
Veröffentlicht am: 13.11.2025
Aktualisiert am: 13.11.2025
Lesezeit: 3 Minuten
ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat einfach erklärt
ZUGFeRD ist eines der wichtigsten Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa.
Es kombiniert ein visuell lesbares PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten – und macht so Rechnungsverarbeitung effizient, digital und rechtssicher.
Hier erfährst du, was ZUGFeRD genau ist, wie es funktioniert und wie es sich von der XRechnung unterscheidet.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 13.11.2025
Aktualisiert am: 13.11.2025
Lesezeit: 3 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
- Es ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten.
- Der Standard basiert auf den EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931).
- ZUGFeRD ist frei verfügbar, rechtssicher und wird von Unternehmen, Behörden und Softwarelösungen unterstützt.
- Seit 2020 ist der elektronische Rechnungsaustausch im B2G-Bereich (Business-to-Government) gesetzlich vorgeschrieben – ZUGFeRD ist dabei eine zulässige Variante.
Was ist ZUGFeRD und wofür steht die Abkürzung?
ZUGFeRD bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Es ist ein elektronisches Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um den standardisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, Behörden und Privatkund*innen zu ermöglichen.
Ziel: Rechnungen sollen automatisch verarbeitet werden können – ohne Medienbruch zwischen Mensch und Maschine.
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einer Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).
Wie funktioniert das hybride Format (PDF/A-3 + XML) technisch?
ZUGFeRD nutzt ein sogenanntes hybrides Format:
- Ein PDF/A-3-Dokument dient als visuell lesbare Rechnung,
- darin eingebettet ist eine XML-Datei, die alle strukturierten Rechnungsdaten enthält.
So kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.
Technischer Aufbau:
- PDF/A-3 → sicheres, revisionssicheres Archivformat.
- XML-Datei → strukturierte Daten für Buchhaltungssysteme.
Beide Teile sind untrennbar verbunden und erfüllen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung).
Beispiel
Du sendest deinem Kunden ein ZUGFeRD-PDF per E-Mail.
Er kann es normal öffnen und lesen – sein Buchhaltungsprogramm liest parallel automatisch die XML-Daten ein.
Auf welchen Normen und Standards basiert ZUGFeRD?
ZUGFeRD basiert auf internationalen und europäischen Normen für elektronische Rechnungen:
- EN 16931 – EU-Norm für strukturierte elektronische Rechnungen.
- ISO 19005-3 (PDF/A-3) – Archivstandard für elektronische Dokumente.
- CEN/TS 16931-3 – Technische Spezifikationen für XML-Formate.
- UBL & Cross Industry Invoice (CII) – Datenmodelle für elektronische Rechnungsinhalte.
Durch diese Standardisierung ist ZUGFeRD international kompatibel und EU-rechtskonform, was insbesondere für den grenzüberschreitenden B2B- und B2G-Verkehr relevant ist.
Wer nutzt ZUGFeRD – B2B, B2G, B2C und internationale Einsatzmöglichkeiten?
ZUGFeRD wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt:
Bereich | Anwendung | Besonderheiten |
B2B (Business-to-Business) | zwischen Unternehmen | automatische Rechnungsverarbeitung, EDI-Alternative (Pflicht ab 2028) |
B2G (Business-to-Government) | Rechnungen an Behörden | seit 2020 Pflicht in Deutschland (EU-Richtlinie 2014/55/EU) |
B2C (Business-to-Consumer) | z. B. Telekommunikation, Energie | weniger verbreitet, aber zunehmend genutzt |
International | kompatibel mit Factur-X (Frankreich) und PEPPOL-Standard | europaweite Nutzung möglich |
ZUGFeRD-Version 2.1 ist vollständig kompatibel mit Factur-X, dem französischen E-Rechnungsstandard – ein wichtiger Schritt zur EU-weiten Vereinheitlichung.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
- Kombination aus menschlich lesbarem PDF und maschinenlesbaren XML-Daten.
- Kein Medienbruch – Daten können direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen werden.
- Spart Zeit, Papier und manuelle Dateneingabe.
- GoBD-konform und revisionssicher archivierbar.
- Kostenlos nutzbar, ohne Lizenzkosten.
Für den öffentlichen Sektor (B2G) gilt seit November 2020 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
ZUGFeRD ist eines der zugelassenen Formate neben der XRechnung.
Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD freiwillig, wird aber von vielen Unternehmen zur Automatisierung der Buchhaltung genutzt.
ZUGFeRD ist flexibler und benutzerfreundlicher, während die XRechnung das reine XML-Behördenformat darstellt.
- ZUGFeRD 1.0 (2014): erste Version für B2B-Rechnungen.
- ZUGFeRD 2.0 (2017): basierend auf EU-Norm EN 16931.
- ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (2020–2023): kompatibel mit Factur-X (Frankreich) und vollständig B2G-konform.
- ZUGFeRD 3.0 (in Entwicklung): Ziel: volle Interoperabilität im europäischen PEPPOL-Netzwerk.
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