Version: 1.3 (June 2023)
Taxfix SE (“Taxfix”, “us” or “we”) respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This privacy notice (this “Notice”) describes how we handle your personal data in connection with our recruiting processes. Accordingly, this Notice applies only to the processing of personal data of job applicants, potential candidates for employment and our recruiting programs and events.
We will process your personal data in accordance with this Notice, unless such processing conflicts with requirements under applicable law, in which case, applicable law will prevail. We may amend or restate this Notice from time to time, including if, for example, our recruitment processes change or there is any change in applicable law.
You are not required to provide any requested information to us, but failing to do so may result in not being able to continue your candidacy for the job for which you have applied. All mandatory information required for the application is marked as such.
We may process your personal data in our capacity as data controller.
Our contact details are as follows:
Taxfix SE
Köpenicker Str. 122
10179 Berlin
In addition, we have appointed a Data Protection Office (“DPO”) who acts on behalf of Taxfix in supporting our compliance efforts in relation to the processing of personal data. The contact details for our DPO are as follows:
Taxfix SE
Attn: Data Protection Officer
Köpenicker Str. 122
10179 Berlin
[email protected] (re: Taxfix DPO)
As used in this Notice, “personal data” refers to information that identifies job applicants and potential candidates for employment with us or allows for such identification. We generally obtain personal data of job applicants or potential candidates from one of three sources:
We collect and use your personal data primarily for recruiting purposes – in particular, to determine your qualifications for employment and to make a hiring decision. This includes: identifying potential candidates for employment; evaluating a candidate’s skills, qualifications and background for a particular role or for future roles that may become available; verifying candidate information; carrying out reference checks; ensuring compliance with or protecting our rights under the law; and managing and improving our recruiting and hiring process. Additionally, we may use your personal data to contact you by email with our newsletter or about vacant positions that might be suitable to you if you have consented to this. You may opt out of receiving any, or all, of these communications from us by following the unsubscribe link or instructions provided in any email we send.
Generally, our processing of your personal data for the purposes discussed above is: (i) necessary for hiring decisions (§ 26 Federal Data Protection Act (subsequently referred to as “FDPA”), Art. 6 (1) b GDPR and 88 GDPR), (ii) in pursuit of our legitimate interests in managing and improving our recruiting and hiring process as well as ensuring compliance with or protecting our rights under the law (Art. 6 (1) f GDPR) and (iii) in compliance with the law, where certain information is necessary to satisfy our legal obligations (Art. 6 (1) c GDPR). In limited circumstances and to the extent none of the legal bases for processing set out in the previous sentence apply, we may process your personal data with your consent (Art. 6 (1) a, 88 GDPR, § 26 (2) FDPA), which we will obtain from you from time to time. When we ask you for your consent, please note that granting your consent is completely voluntary and should you not wish to give such consent, this will not lead to any disadvantage to you except that the processing for which we need your consent will not be able to take place. Any consent given may be withdrawn at any time with effect for the future.
If there is an employment relationship between you and us, we may, pursuant to Art. 88 GDPR, § 26 FDPA, further process the personal data we have already received from you for the purposes of the employment relationship, insofar as necessary for the performance or termination of the employment relationship.
We disclose your personal data as described below and as described elsewhere in this Notice.
The decision on your application is not exclusively based on automated processing. Therefore, no automated decision is made in individual cases within the meaning of Art. 22 GDPR.
Certain Services Providers with whom we share your personal data may be located outside the European Economic Area (EEA). Unless the recipients are located in countries that have been deemed adequate by the European Commission, we will put in place data transfer agreements based on the applicable EU Standard Contractual Clauses or rely on other available data transfer mechanisms to protect personal data that is transferred to recipients outside the EU. For example, our recruiting software system is provided by Greenhouse Software, Inc., a cloud services provider located in the United States. This means that if you are located outside of the United States, your personal data will be transferred to the United States once you submit an application through our site.
We retain your personal data either for such period (i) as required by applicable law, (ii) as necessary to establish, exercise or defend potential legal claims or (iii) as necessary to pursue our legitimate interests as set out in this Notice. In particular:
We have reasonable state of the art security and organizational measures in place to protect against the loss, misuse and alteration of personal data under our control. For example, our security and privacy policies are periodically reviewed and enhanced as necessary and only authorised personnel have access to personal data. Whilst we cannot ensure or guarantee that loss, misuse or alteration of information will never occur, we use all reasonable efforts to prevent it.
You should bear in mind that submission of any information over the internet is never entirely secure. We cannot guarantee the security of information you submit via our website whilst it is in transit over the internet and any such submission is at your own risk.
In accordance with applicable law, you have certain rights to your personal data, including the right to:
If you would like to exercise one or several of the aforementioned rights or discuss how we process your personal data, please contact us at [email protected] . To help protect your privacy and security, we will take reasonable steps to verify your identity before granting you access to your personal data. We will make reasonable attempts to promptly investigate, comply with or otherwise respond to your requests; provided, however, that we reserve the right to deny your requests where, in our discretion, they may be unfounded, excessive or otherwise unacceptable under applicable law.
You also have the right to submit a complaint concerning the processing of your personal data to the appropriate supervisory authority.
Datenschutzerklärung für Bewerber
Die Taxfix SE („Taxfix„, „wir“ oder „uns„) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verpflichtet sich zu ihrem Schutz. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unseren Bewerbungsprozessen umgehen. Dementsprechend gilt diese Datenschutzerklärung nur für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern, potenziellen Bewerbern und unsere Rekrutierungsprogramme und -veranstaltungen.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeiten, es sei denn, diese Verarbeitung steht im Widerspruch zu den Anforderungen geltenden Rechts, in welchem Fall das geltende Recht Vorrang hat. Wir ändern oder passen diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit an, beispielsweise wenn sich unsere Einstellungsverfahren oder die Rechtslage ändern.
Sie sind nicht verpflichtet, uns die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn Sie dies jedoch nicht tun, kann das dazu führen, dass Sie das Bewerbungsverfahren für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, nicht fortsetzen können. Alle für die Bewerbung erforderlichen Angaben sind als solche gekennzeichnet.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts. Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:
Taxfix SE
Köpenicker Str. 122
10179 Berlin
Darüber hinaus haben wir einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der uns bei der Einhaltung geltender Gesetze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:
Taxfix SE
Attn: Data Protection Officer
Köpenicker Str. 122
10179 Berlin
[email protected] (Betreff: Taxfix DSB)
Wenn wir in dieser Datenschutzerklärung den Begriff „personenbezogene Daten“ verwenden, bezieht sich dies auf Informationen, die Bewerber und potenzielle Bewerber für eine Anstellung bei uns identifizieren oder eine solche Identifizierung ermöglichen. In der Regel beziehen wir personenbezogene Daten von Bewerbern oder potenziellen Bewerbern aus einer von drei Quellen:
Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie für Zwecke des Bewerbungsverfahrens – insbesondere zur Ermittlung Ihrer Qualifikation für eine Anstellung und zur Einstellungsentscheidung. Dazu gehören: Identifizierung potenzieller Bewerber für eine Anstellung; Bewertung der Fähigkeiten, Qualifikationen und Hintergründe eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle oder für zukünftige Stellen, die frei werden könnten; Überprüfung von Bewerberinformationen; Durchführung von Referenzprüfungen; Sicherstellung der Einhaltung oder des Schutzes unserer gesetzlichen Rechte und Pflichten; Verwaltung und Verbesserung unseres Bewerbungs- und Einstellungsprozesses. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Sie per E-Mail mit unserem Newsletter zu kontaktieren oder über offene Stellen, die für Sie geeignet sein könnten, wenn Sie dem zugestimmt haben. Sie können den Erhalt dieser Mitteilungen von uns ganz oder teilweise verhindern, indem Sie dem Abmeldelink oder den Hinweisen in jeder von uns gesendeten E-Mail folgen.
Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke, (i) wenn dies für die Einstellungsentscheidung erforderlich ist (§ 26 BDSG, Art. 88 DSGVO), (ii) um unser berechtigtes Interesse an der Verwaltung und Verbesserung unseres Rekrutierungs- und Einstellungsverfahrens sowie an der Sicherstellung der Einhaltung oder dem Schutz unserer Rechte und Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zu wahren und (iii) sofern dies zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Unter bestimmten Umständen und soweit keine der im vorigen Satz genannten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung zutrifft, können wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, 88 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG) verarbeiten, die wir von Zeit zu Zeit von Ihnen erfragen. Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung bitten, beachten Sie bitte, dass die Erteilung Ihrer Einwilligung völlig freiwillig ist und falls Sie diese nicht erteilen möchten, dies für Sie zu keinerlei Nachteilen im Bewerbungsverfahren führt, abgesehen davon, dass die Verarbeitung, für die wir Ihre Einwilligung benötigen, nicht stattfinden kann.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen wie unten in dieser Datenschutzerklärung beschrieben weiter.
Bestimmte Dienstleister, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, können sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden. Sofern die Empfänger nicht in Ländern ansässig sind, denen von der Europäischen Kommission ein ausreichendes Datenschutzniveau bescheinigt wurde (oder die Empfänger nach Systemen wie dem EU-U.S. Privacy Shield zertifiziert wurden), werden wir Datenübertragungsvereinbarungen auf der Grundlage der geltenden EU-Standardvertragsklauseln abschließen oder auf andere verfügbare Datenübertragungsmechanismen zurückgreifen, um personenbezogene Daten zu schützen, die an Empfänger außerhalb der EU übermittelt werden. So wird beispielsweise unser Rekrutierungssoftware-System von Greenhouse Software, Inc. bereitgestellt, einem Cloud-Service-Provider mit Sitz in den USA. Das bedeutet, dass, wenn Sie sich außerhalb der Vereinigten Staaten befinden, Ihre personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten übertragen werden, sobald Sie Ihre Bewerbung über unsere Website einreichen. Sowohl Google LLC (im eigenen Namen und dem ihrer hundertprozentigen Tochtergesellschaften) als auch Greenhouse Software, Inc. sind nach dem EU-U.S. Privacy-Shield zertifiziert, das auf der Grundlage einer Entscheidung der EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau für teilnehmende Unternehmen in den USA garantiert.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten entweder für den Zeitraum (i), der nach geltendem Recht vorgeschrieben, (ii) zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich oder (iii) zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen, wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt, erforderlich ist. Insbesondere:
In Übereinstimmung mit der geltenden Datenschutzgesetzgebung haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere:
Wenn Sie einen Antrag auf Auskunft, Überprüfung, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe der von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten stellen oder anderweitig Fragen dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected] . Um Ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen, werden wir angemessene Schritte unternehmen, um Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir Ihnen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten gewähren. Wir werden angemessene Versuche unternehmen, Ihre Anfragen unverzüglich zu prüfen, zu erfüllen oder anderweitig zu beantworten, es sei denn sie sind offenkundig unbegründet oder exzessiv oder anderweitig nach geltendem Recht unzumutbar.
Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständige Aufsichtsbehörde zu richten.