Steuererklärung für Freiberufler*innen

• Freiberufliche Tätigkeit zählt nach § 18 EStG zu den Einkünften aus selbstständiger Arbeit. Kein Gewerbe, keine Gewerbesteuer.
• Du zahlst deine Steuern nicht automatisch über die Lohnsteuer – die Steuererklärung ist für Freiberufler*innen deshalb in der Regel Pflicht.
• Den Gewinn ermittelst du über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die deutlich einfacher ist als eine doppelte Buchführung.
• Betriebsausgaben wie Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungen, Reisekosten oder Homeoffice-Kosten senken deinen steuerpflichtigen Gewinn direkt.
• Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge sind als Sonderausgaben absetzbar – ein oft unterschätzter Hebel.
• Frist: Bei der Pflichtabgabe gilt grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres.

Klingt nach viel auf einmal? Muss es nicht sein. Mit Taxfix erledigst du deine Steuererklärung als Freiberufler*in Schritt für Schritt – entweder selbst mit dem geführten Frage-Antwort-Prinzip oder über den Experten-Service . Ob du den Experten-Service nutzen kannst, hängt von deiner Umsatzsteuersituation ab. Taxfix prüft das direkt am Anfang für dich.

Als Freiberufler*in läuft die Steuer nicht einfach automatisch über die Lohnabrechnung. Du erfasst deine Einnahmen und Ausgaben selbst und meldest sie ans Finanzamt.

Typische freiberufliche Berufe sind zum Beispiel Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, Steuerberater*innen, Architekt*innen, Ingenieur*innen, Journalist*innen, Übersetzer*innen, Therapeut*innen oder IT-Berater*innen. Die vollständige Liste der sogenannten Katalogberufe findet sich in § 18 EStG.

Typische Konstellationen bei Freiberufler*innen:

• Freiberufliche Tätigkeit als Hauptberuf
• Freiberufliche Arbeit neben einem Angestelltenjob (z. B. als Nebentätigkeit)
• Mehrere Auftraggeber und schwankende Einnahmen
• Kombination aus freiberuflichen und gewerblichen Tätigkeiten

Warum sich eine Steuererklärung lohnt:

• Du setzt deine berufsbedingten Kosten vollständig ab und senkst deine Steuerlast.
• Du vermeidest Schätzungen durch das Finanzamt oder Verspätungszuschläge.
• Du behältst den Überblick über deinen tatsächlichen Gewinn, nicht nur über deine Einnahmen.
• Du kannst zu viel geleistete Vorauszahlungen zurückfordern.

Als Freiberufler*in ist der wichtigste Hebel zur Steuerersparnis: Betriebsausgaben vollständig erfassen. Alles, was du beruflich ausgibst, mindert deinen steuerpflichtigen Gewinn.

1) Betriebsausgaben: Alles, was du für deine Arbeit brauchst

Typische steuerlich relevante Kosten sind zum Beispiel:

• Arbeitsmittel: Laptop, Drucker, Smartphone, Software, Büromaterial
• Fachliteratur und Abonnements: Fachzeitschriften, Online-Datenbanken, berufliche Bücher
• Fortbildungen: Seminare, Kurse, Webinare, Konferenzen mit beruflichem Bezug
• Reisekosten: Fahrtkosten zu Kund*innen, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen
• Telefon und Internet: anteilig, soweit beruflich genutzt
• Beiträge zu Berufsverbänden: z. B. Kammerbeiträge, Mitgliedsbeiträge

Diese Ausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn direkt.

2) Homeoffice und Arbeitszimmer

Viele Freiberufler*innen arbeiten von zu Hause. Steuerlich kommen verschiedene Varianten infrage:

• Häusliches Arbeitszimmer, wenn ein separater Raum fast ausschließlich beruflich genutzt wird. In diesem Fall sind die anteiligen Raumkosten (Miete, Nebenkosten) vollständig absetzbar.
• Homeoffice-Pauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 € im Jahr), wenn kein anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt. Diese Pauschale steht auch Freiberufler*innen zu, die überwiegend von zu Hause aus arbeiten.

Welche Option in deinem Fall greift, hängt von deiner konkreten Situation ab. Taxfix fragt diese Punkte gezielt ab und ordnet sie für dich korrekt ein.

3) Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge

Als Freiberufler*in bist du selbst für deine Krankenversicherung verantwortlich. Die gute Nachricht: Deine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung kannst du als Sonderausgaben absetzen, egal ob gesetzlich oder privat versichert.

4) Altersvorsorge

Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung (z. B. bei Pflichtmitgliedschaft in einem Versorgungswerk) oder zu bestimmten privaten Altersvorsorgeverträgen (Rürup-Rente) können als Vorsorgeaufwendungen steuerlich berücksichtigt werden.

Als Freiberufler*in kommen oft verschiedene Einnahmearten, viele einzelne Kosten und die EÜR zusammen. Genau hier setzt Taxfix an.

Geführtes Frage-Antwort-Prinzip

Statt Steuerformulare auszufüllen, beantwortest du bei Taxfix verständliche Fragen. Die App erkennt automatisch:

• ob du selbstständig, angestellt oder beides bist,
• welche Einkunftsarten relevant sind,
• welche Anlagen (z. B. Anlage S für selbstständige Arbeit) benötigt werden.

Das ist besonders hilfreich, wenn du zum ersten Mal freiberufliche Einkünfte erklärst oder deine Situation sich geändert hat.

Überblick statt Zahlensalat

Mit Taxfix kannst du:

• Einnahmen aus verschiedenen Projekten und Aufträgen strukturiert erfassen,
• typische Betriebsausgaben gezielt angeben,
• Plausibilitätsprüfungen nutzen, um Fehler zu vermeiden.

Noch bevor du einreichst, siehst du eine Schätzung deiner Steuererstattung oder Nachzahlung.

Zwei Wege zur stressfreien Steuererklärung

Taxfix bietet dir gleich zwei praktische Varianten: Entweder machst du deine Steuererklärung selbst und Taxfix führt dich mit einfachen Fragen Schritt für Schritt durch Anlage S und EÜR. Oder du gibst deinen Fall mit dem Experten-Service direkt an erfahrene Steuerberater*innen ab, die alles für dich erledigen – auch bei Rückfragen vom Finanzamt.

Als Freiberufler*in gelten einige steuerliche Besonderheiten, die für Angestellte oder Gewerbetreibende so nicht gelten. Hier sind die wichtigsten im Überblick.

1) Freiberuflich oder gewerblich?

Nicht jede selbstständige Tätigkeit ist automatisch freiberuflich. Entscheidend ist, ob dein Beruf zu den sogenannten Katalogberufen nach § 18 EStG gehört (z. B. Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, Architekt*innen, Ingenieur*innen, Journalist*innen) oder ob du eine ähnliche Tätigkeit ausübst.

2) Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Als Freiberufler*in ermittelst du deinen Gewinn in der Regel über die EÜR (Anlage EÜR). Das ist deutlich einfacher als eine doppelte Buchführung: Du stellst deine Einnahmen deinen Betriebsausgaben gegenüber. Der Überschuss ist dein steuerpflichtiger Gewinn.

3) Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Freiberufler*innen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Du stellst Rechnungen mit Umsatzsteuer aus und führst diese ans Finanzamt ab. Im Gegenzug kannst du Vorsteuer aus deinen Betriebsausgaben geltend machen.

Alternativ kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Vorjahresumsatz unter 25.000 € lag und dein laufender Jahresumsatz unter 100.000 € bleibt. Dann stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, kannst aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

4) Einkommensteuer-Vorauszahlungen

Sobald das Finanzamt auf Basis deiner Steuererklärung eine voraussichtliche Steuerschuld errechnet, setzt es in der Regel Vorauszahlungen fest. Diese werden quartalsweise fällig (15. März, 15. Juni, 15. September, 15. Dezember). Wenn deine Einnahmen stark schwanken, lohnt es sich, die Vorauszahlungen anpassen zu lassen.

5) Pflicht vs. freiwillige Steuererklärung

• Pflicht: Wer freiberuflich tätig ist und Honorare bekommt, muss in der Regel eine Steuererklärung abgeben.
• Freiwillig: Wer ausschließlich angestellt ist und nur gelegentlich kleine freiberufliche Einnahmen hat, die unter dem steuerlichen Grundfreibetrag liegen, kann im Einzelfall freiwillig abgeben. Im Zweifel lohnt sich eine Prüfung.

Bei der Steuererklärung von Freiberufler*innen gibt es einige typische Stolperfallen. Taxfix zeigt dir, worauf du besonders achten solltest.

1) Betriebsausgaben nicht vollständig erfasst

Gerade bei vielen kleinen Ausgaben (Büromaterial, Software-Abos, Fachliteratur) gehen Belege schnell verloren oder werden vergessen.

Tipp: Sammle alle Belege konsequent und erfasse sie regelmäßig, am besten digital. Auch kleinere Beträge summieren sich über das Jahr zu einem spürbaren Steuereffekt.

2) Homeoffice-Kosten nicht angesetzt

Viele Freiberufler*innen wissen nicht, dass sie Homeoffice-Kosten steuerlich geltend machen können, auch wenn kein separates Arbeitszimmer vorhanden ist.

Tipp: Prüfe, ob die Homeoffice-Pauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 € im Jahr) oder ein anerkanntes Arbeitszimmer für dich infrage kommt. Taxfix fragt das gezielt ab.

3) Keine oder verspätete Abgabe trotz Pflicht

Wer freiberufliche Einkünfte hat, muss in der Regel eine Steuererklärung abgeben. Wer das vergisst oder die Frist verpasst, riskiert Verspätungszuschläge oder Schätzungen durch das Finanzamt.

Tipp: Trage die Abgabefrist (31. Juli des Folgejahres) fest in deinen Kalender ein und starte frühzeitig mit der Vorbereitung.

4) Vorauszahlungen nicht im Blick

Wer zum ersten Mal freiberuflich tätig ist, unterschätzt oft, dass das Finanzamt nach der ersten Steuererklärung Vorauszahlungen festsetzen kann. Das kann zu unerwarteten Liquiditätsengpässen führen.

Tipp: Lege von Anfang an einen Teil deiner Einnahmen für Steuern zurück. Als Faustregel gilt: Rund 25–30 % der Einnahmen (je nach Einkommenshöhe) als Rücklage einplanen.

5) Krankenversicherungsbeiträge nicht als Sonderausgaben angegeben

Viele Freiberufler*innen vergessen, ihre Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge in der Steuererklärung anzugeben, obwohl diese als Sonderausgaben absetzbar sind.

Tipp: Fordere rechtzeitig eine Beitragsbescheinigung bei deiner Krankenversicherung an und trage die Beiträge vollständig ein.