Steuerberater*in wechseln: Schritt für Schritt

Probleme mit der Steuerberater*in sind häufiger als viele denken. Nicht immer gibt es einen konkreten Auslöser, oft ist es ein schleichendes Gefühl. Die Kanzlei meldet sich wochenlang nicht zurück, eine Frist wurde verpasst oder die Rechnung fällt deutlich höher aus als erwartet. Manchmal kommt auch die Kündigung von der anderen Seite, weil die Kanzlei Mandate abgibt, Personal fehlt oder sie sich neu ausrichtet.

Folgende Situationen gelten besonders häufig als Grund für einen Wechsel:

• Schlechte Erreichbarkeit: Wochen ohne Rückmeldung, E-Mails versanden, Rückrufe bleiben aus.
• Fehler oder verpasste Fristen: Falsche Angaben in der Steuererklärung oder Fristversäumnisse, die Nachzahlungen oder Bußgelder nach sich ziehen.
• Aufnahmestopp oder Kündigung durch die Kanzlei: Immer häufiger geben Kanzleien Mandate ab, weil Personal fehlt oder die Kanzlei sich verkleinert.
• Gefühl, nicht ernst genommen zu werden: Besonders Kleinunternehmer*innen und GmbH-Inhaber*innen berichten, dass sie sich als „zu klein" fühlen.
• Undurchsichtige Rechnungen: Kosten, die nicht nachvollziehbar sind oder deutlich über dem liegen, was besprochen wurde.
• Wunsch nach digitaler Zusammenarbeit: Wer Belege lieber per App hochlädt als persönlich vorbeizubringen, findet in vielen klassischen Kanzleien oft noch keine passende Lösung.

Wer sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiedererkennt, hat guten Grund, einen Wechsel in Betracht zu ziehen. Die entscheidende Frage ist meist nicht ob, sondern wie.

Ist ein Wechsel rechtlich wirklich so einfach und muss man eine*n Steuerberater*in überhaupt kündigen?

Beides ist einfacher als viele denken. Eine formelle Kündigung ist notwendig, damit das Mandat offiziell endet. Das Steuerberatungsmandat gilt rechtlich als „Dienst höherer Art" im Sinne des § 627 BGB . Das bedeutet: Du kannst jederzeit und ohne Angabe von Gründen kündigen, solange kein ausdrücklicher vertraglicher Ausschluss vereinbart wurde. Eine Kündigungsfrist gibt es in der Regel nicht. Einschränkungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nach herrschender Rechtsauffassung in der Regel unwirksam.

Was gilt, wenn die Kanzlei von sich aus kündigt?

Wenn die Kanzlei das Mandat beendet, ändert das nichts an deinen Rechten. Du hast weiterhin Anspruch auf die Herausgabe aller deiner Unterlagen nach § 66 StBerG – vorausgesetzt, alle Rechnungen sind beglichen. Wichtig ist dann vor allem, schnell zu handeln.

Der Wechsel läuft am reibungslosesten, wenn du eine klare Reihenfolge einhältst. 

1. Neue Steuerberater*in oder Alternative suchen 

Kündige erst, wenn du eine Nachfolgelösung gefunden hast. So vermeidest du Lücken und unnötigen Zeitdruck.

2. Erstgespräch führen 

Kläre im Erstgespräch: 

• Welche Leistungen sind enthalten? 
• Was kostet die Übernahme? 
• Wie läuft die Datenübergabe ab?

3. Kündigung schriftlich einreichen 

Schicke die Kündigung per E-Mail oder Brief und bitte um eine schriftliche Eingangsbestätigung. Formuliere gleichzeitig die Bitte um Unterlagenübergabe und den Widerruf der Vollmacht.

4. Unterlagen anfordern ( § 66 StBerG ) 

Du hast Anspruch auf alle dich betreffenden Unterlagen, sowohl in Papierform als auch digital. Heute läuft die Übergabe häufig über DATEV oder eine andere Softwareschnittstelle direkt an die neue Kanzlei.

5. Vollmacht beim Finanzamt widerrufen 

Wenn deine bisherige Kanzlei eine Vollmacht beim Finanzamt hatte, erlischt diese nicht automatisch. Widerrufe sie aktiv, entweder selbst oder durch deine neue Steuerberater*in.

6. Datenübergabe koordinieren 

Stimme mit beiden Seiten ab, wie und wann die Daten übertragen werden. Kläre vorab, ob dafür Kosten entstehen.

7. Offene Rechnungen begleichen 

Begleiche alle ausstehenden Rechnungen deiner bisherigen Kanzlei. Solange noch Forderungen offen sind, kann die Kanzlei nach § 66 Abs. 3 StBerG ein Zurückbehaltungsrecht an deinen Unterlagen geltend machen.

Checkliste: Steuerberater*in wechseln

Damit beim Wechsel nichts untergeht, hilft diese Checkliste als Orientierung von der ersten Suche bis zum offiziellen Start des neuen Mandats:

Musterschreiben: Wie formuliere ich die Kündigung?

Die Kündigung selbst muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist, dass sie schriftlich erfolgt und du eine Eingangsbestätigung anforderst. Das folgende Musterschreiben für den Steuerberater*innenwechsel kannst du direkt als Vorlage nutzen:

Rechtlich gesehen kannst du jederzeit wechseln. Praktisch gibt es aber Zeitpunkte, die den Übergabeaufwand deutlich reduzieren. Die folgende Übersicht zeigt, wann ein Wechsel besonders reibungslos funktioniert und wann er eher ungünstig ist:

Deine bisherige Kanzlei ist nach § 66 StBerG verpflichtet, dir alle Unterlagen herauszugeben. Das gilt sowohl für Papierdokumente als auch für digitale Daten. Sind noch Rechnungen offen, kann die Kanzlei die Herausgabe bis zur Begleichung zurückhalten (§ 66 Abs. 3 StBerG). Die Übergabe läuft heute in den meisten Fällen digital, zum Beispiel über DATEV.

Welche Unterlagen konkret relevant sind, hängt von deiner Situation ab. Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick:

Die Kündigung selbst ist kostenlos. Kosten können aber in anderen Bereichen entstehen. Das solltest du vorab einkalkulieren:

• Noch offene Rechnungen: Laufende Leistungen, die deine bisherige Kanzlei noch nicht abgerechnet hat, werden in Rechnung gestellt. Das ist rechtlich zulässig und unabhängig vom Wechsel.
• Aufwand für die Datenübergabe: Manche Kanzleien berechnen den technischen Aufwand für die Datenübertragung. Ob und wie viel, solltest du vorab schriftlich klären.
• Erstberatung bei der neuen Kanzlei: Viele Kanzleien und digitale Anbieter bieten das Erstgespräch kostenlos an, frag aber auch hier nach.

Allgemeine Informationen zu preislichen Rahmenbedingungen findest du in unserem Ratgeber zu Steuerberatungskosten .

Wer wechselt, fragt sich oft: Brauche ich überhaupt noch eine klassische Kanzlei? Für viele Selbstständige und Kleinunternehmer*innen kann Taxfix eine echte Alternative sein, besonders wenn die Probleme mit der bisherigen Kanzlei die oben beschriebenen sind.

Was Taxfix anders macht:

• Erreichbarkeit: Fragen kannst du jederzeit per Chat in der App stellen – kein Warten auf Rückrufe.
• Transparente Preise : Du siehst vorab, was die Leistung kostet und hast keine Überraschungen auf der Rechnung.
• Kein Aufnahmestopp: Du wirst nicht abgewiesen, weil die Kapazitäten voll sind.
• Digitale Zusammenarbeit: Belege hochladen, Steuererklärung online einreichen – alles läuft online.
• Unabhängige Steuerberater*innen: Beim Experten-Service übernehmen erfahrene, unabhängige Steuerberater*innen deinen Fall – inklusive Unterstützung bei Rückfragen vom Finanzamt und Unklarheiten im Steuerbescheid.