Erika Küspert
Veröffentlicht am: 07.07.2026
Aktualisiert am: 07.07.2026
Lesezeit: 4 Minuten
Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung — Unterschiede, Buchung und Pflichten
Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung gehören zum Alltag von Unternehmen und Selbstständigen. Der Unterschied ist einfach: Eine Ausgangsrechnung schreibst du an Kunden, eine Eingangsrechnung erhältst du von Lieferanten oder Dienstleistern.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 07.07.2026
Aktualisiert am: 07.07.2026
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Ausgangsrechnung wird an den Kunden gestellt.
- Eine Eingangsrechnung wird vom Unternehmen empfangen.
- Ausgangsrechnungen führen oft zu Forderungen, Eingangsrechnungen zu Verbindlichkeiten.
- Für beide Rechnungsarten gelten Pflichtangaben.
- Rechnungen müssen über Jahre hinweg ordentlich aufbewahrt werden.
- Die Umsatzsteuerpflicht hängt nicht immer nur vom Zahlungseingang ab.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die du an deinen Kunden stellst. Sie dokumentiert, welche Lieferung oder Leistung du erbracht hast und welchen Betrag dein Kunde zahlen muss.
Für dein Unternehmen ist die Ausgangsrechnung die Grundlage für Erlöse, Forderungen und die umsatzsteuerliche Erfassung. Deshalb muss sie inhaltlich korrekt und vollständig sein.
Info
Ausgangsrechnung bedeutet aus Sicht deines Unternehmens: Die Rechnung geht nach außen. Eingangsrechnung bedeutet: Die Rechnung kommt in dein Unternehmen hinein.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die du von einem anderen Unternehmen erhältst. Sie betrifft also Leistungen oder Lieferungen, die du selbst eingekauft hast.
In der Buchhaltung ist sie wichtig, weil sie Ausgaben, Verbindlichkeiten und gegebenenfalls Vorsteuer betrifft. Vor der Buchung solltest du immer prüfen, ob die Rechnung sachlich und formal korrekt ist.
Unterschied zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung
Der Unterschied zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung liegt in der Blickrichtung. Bei der Ausgangsrechnung bist du der Leistende, bei der Eingangsrechnung bist du der Leistungsempfänger.
Das wirkt sich direkt auf die Buchhaltung aus. Eine Ausgangsrechnung erzeugt meist eine Forderung gegenüber dem Kunden, eine Eingangsrechnung meist eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Rechnungsart | Sichtweise | Typische Folge in der Buchhaltung |
Ausgangsrechnung | Du stellst die Rechnung | Forderung und Erlös |
Eingangsrechnung | Du erhältst die Rechnung | Verbindlichkeit und Aufwand |
Rechnungsbetrag richtig verbuchen — Forderungen und Verbindlichkeiten
Rechnungsbeträge müssen so verbucht werden, dass die wirtschaftliche Wirkung richtig abgebildet wird. Bei Ausgangsrechnungen steht oft eine Forderung im Mittelpunkt, bei Eingangsrechnungen eine Verbindlichkeit.
Der Zahlungsvorgang kommt meist erst später. Deshalb ist es wichtig, Rechnung und Zahlung gedanklich und buchhalterisch auseinanderzuhalten.
Ausgangsrechnung buchen
Eine Ausgangsrechnung wird in der Regel als Forderung gegen den Kunden und als Erlös gebucht. Damit wird sichtbar, dass du eine Leistung erbracht hast, auch wenn das Geld noch nicht auf deinem Konto eingegangen ist.
Zusätzlich kann Umsatzsteuer anfallen. Wann die Steuer entsteht, hängt unter anderem davon ab, ob du nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuerst (Ist-Besteuerung oder Soll-Besteuerung).
Rechnungseingang erfassen und kontieren
Ein Rechnungseingang wird in der Regel als Aufwand oder Vermögenszugang und gleichzeitig als Verbindlichkeit erfasst. Damit hältst du fest, dass du eine Rechnung erhalten hast, auch wenn du sie noch nicht bezahlt hast.
Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen kann zusätzlich Vorsteuer relevant sein. Deshalb ist die richtige Kontierung besonders wichtig.
Schritt-für-Schritt-Checkliste
- Prüfe, ob die Rechnung vollständig und plausibel ist.
- Ordne die Leistung dem richtigen Aufwand- oder Bestandskonto zu.
- Erfasse Forderung oder Verbindlichkeit korrekt.
- Prüfe Umsatzsteuer oder Vorsteuer.
- Buche den Zahlungsausgleich später getrennt von der Rechnung.
Pflichtangaben und Aufbewahrung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen
Für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gelten gesetzliche Pflichtangaben. Dazu gehören unter anderem insbesondere Name und Anschrift der Beteiligten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Umsatzsteuerangaben. Außerdem sollten auch alle weiteren Anforderungen, die in §14 Abs. 4 UStG genannt werden, erfüllt sein.
Außerdem müssen Rechnungen geordnet aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für selbst ausgestellte Ausgangsrechnungen als auch für erhaltene Eingangsrechnungen.
Unser Tipp:
Eine digitale Archivierung kann zulässig sein, wenn die Unterlagen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Für die praktische Umsetzung sind geordnete Prozesse und eine GoBD-konforme Archivierung wichtig.
FAQ zur Eingangs- und Ausgangsrechnung
Die Umsatzsteuerpflicht entsteht nicht automatisch immer schon mit der Rechnungsstellung. Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten ist grundsätzlich der Zeitpunkt der Leistung entscheidend, bei vereinnahmten Entgelten oder Anzahlungen kann dagegen der Zahlungseingang maßgeblich sein.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist gilt für selbst ausgestellte und für erhaltene Rechnungen.
Ja, das kann grundsätzlich möglich sein, wenn die digitale Archivierung ordnungsgemäß erfolgt und keine besondere Vorschrift die Aufbewahrung im Original verlangt. Wichtig ist, dass der Scanprozess und die Archivierung den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Disclaimer
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