Dauerrechnung — Definition, Pflichtangaben und Vorsteuerabzug

Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für Leistungen, die regelmäßig und fortlaufend erbracht werden. Typische Beispiele sind Miete, Leasingraten, Wartungsverträge oder wiederkehrende Servicepauschalen.

Der Vorteil ist, dass nicht jeden Monat oder für jeden Leistungszeitraum eine neue Einzelrechnung ausgestellt werden muss. Stattdessen deckt ein einziges Dokument mehrere wiederkehrende Abrechnungszeiträume ab.

Auch eine Dauerrechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Fehlen wesentliche Angaben, kann das insbesondere beim Vorsteuerabzug problematisch werden.

Zu den wichtigen Angaben gehören insbesondere:

• vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• eindeutige Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung
• Entgelt
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Zeitraum oder klare Zuordnung der wiederkehrenden Leistung

Wichtig ist außerdem, dass aus dem Dokument klar erkennbar wird, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt und für welche wiederkehrenden Leistungen sie gelten soll.

Eine Dauerrechnung kann grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigen. Voraussetzung ist aber, dass sie alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält und die Leistung tatsächlich für das Unternehmen bezogen wird.

Gerade bei laufenden Vertragsverhältnissen wird oft übersehen, dass Änderungen an Betrag, Steuer oder Leistungsbeschreibung den Vorsteuerabzug beeinflussen können. Dann muss die Dauerrechnung angepasst oder ergänzt werden.

Wann berechtigt eine Dauerrechnung zum Vorsteuerabzug?

Eine Dauerrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, wenn sie inhaltlich ordnungsgemäß ist und alle maßgeblichen Pflichtangaben enthält. Zusätzlich muss die zugrunde liegende Leistung tatsächlich steuerpflichtig und für das Unternehmen bezogen sein.

Fehlt eine wesentliche Angabe oder ist die Rechnung unklar, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Deshalb sollten gerade Dauerrechnungen regelmäßig geprüft werden.

Gilt ein Mietvertrag als Dauerrechnung?

Ja, ein Mietvertrag kann als Dauerrechnung gelten. Voraussetzung ist, dass der Vertrag alle wesentlichen Rechnungsangaben enthält, die für eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich sind.

Besonders wichtig ist, dass die Höhe des Entgelts, der Leistungszeitraum und die umsatzsteuerliche Behandlung klar erkennbar sind. Sind diese Angaben nicht vollständig

Eine Dauerrechnung sollte sauber formuliert und vollständig dokumentiert sein. Das ist besonders wichtig, weil sie über längere Zeiträume genutzt wird.

Schritt-für-Schritt-Checkliste

• Prüfe, ob es sich um eine regelmäßig wiederkehrende Leistung handelt.
• Erfasse alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
• Beschreibe die Leistung und den Leistungszeitraum eindeutig.
• Lege Entgelt, Umsatzsteuer und Zahlungsrhythmus klar fest.
• Kennzeichne das Dokument erkennbar als Dauerrechnung.
• Passe die Rechnung bei Änderungen sofort an.

Die E-Rechnungspflicht kann auch für Dauerrechnungen wichtig werden. Entscheidend ist, ob im konkreten Fall eine Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung besteht.

Bei Dauerschuldverhältnissen reicht es unter bestimmten Voraussetzungen aus, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird und sich die weiteren Informationen aus dem Vertrag oder aus dem übrigen Inhalt eindeutig ergeben. Trotzdem müssen Änderungen an den relevanten Rechnungsangaben sauber nachvollziehbar angepasst werden.