Durchlaufender Posten — Definition, Umsatzsteuer und Buchung einfach erklärt

Ein durchlaufender Posten ist ein Betrag, den du nur treuhänderisch weiterleitest, weil du im Namen und für Rechnung eines anderen handelst. Dann ist der Betrag für dich weder Einnahme noch Ausgabe im wirtschaftlichen Sinn, sondern ein reiner „Durchlauf“.

Damit etwas als durchlaufender Posten gilt, sollten in der Praxis diese Punkte passen:

• Du handelst im Namen und für Rechnung deines Kunden/Auftraggebers.
• Der Dritte (z. B. Behörde, Gericht, Dienstleister) soll wirtschaftlich deinen Kunden belasten, nicht dich.
• Es ist klar dokumentiert, für wen du gezahlt hast (z. B. Vollmacht, Auftrag, Belege).

Bei einem durchlaufenden Posten fällt für dich keine Umsatzsteuer an, weil der Betrag nicht zu deinem Entgelt gehört. Du erbringst in Bezug auf diesen Betrag keine eigene Leistung an den Kunden, sondern leitest nur fremdes Geld weiter.

Kein Umsatzsteuerausweis, kein Vorsteuerabzug

Du weist für einen echten durchlaufenden Posten keine Umsatzsteuer aus, weil er nicht Teil deiner steuerpflichtigen Leistung ist. Gleichzeitig kannst du daraus normalerweise keine Vorsteuer ziehen, weil die Rechnung/der Beleg nicht deine eigene Leistung betrifft, sondern wirtschaftlich dem Kunden zuzuordnen ist.

Praktische Folgen:

• Auf deiner Rechnung: durchlaufender Posten getrennt ausweisen (ohne USt).
• In deiner USt-Voranmeldung: nicht als steuerpflichtigen Umsatz melden.
• Vorsteuer: nur dann möglich, wenn du selbst Leistungsempfänger bist und alle Vorsteuer-Voraussetzungen erfüllst — bei echten durchlaufenden Posten ist das gerade nicht der Fall.

Abgrenzung zu Nebenleistungen und Auslagen

Nicht jede „ich lege etwas aus“ Situation ist automatisch ein durchlaufender Posten. Die Abgrenzung ist wichtig:

• Durchlaufender Posten: Du handelst im fremden Namen und die Zahlung gehört wirtschaftlich dem Kunden.
• Auslage/Nebenleistung: Du handelst im eigenen Namen (oder die Kosten sind Teil deiner Leistung). Dann kann die Weiterberechnung umsatzsteuerpflichtig sein.

Typische Stolperfallen:

• Versand/Porto als Teil deiner Lieferung
• Reisekosten, die du in eigener Leistung weiterberechnest
• Gebühren, bei denen du selbst Schuldner bist (auch wenn du sie „weiterreichst“)

Du buchst durchlaufende Posten so, dass sie nicht in deine Erlöse oder Aufwendungen laufen, sondern ergebnisneutral bleiben. In vielen Kontenrahmen gibt es dafür eigene Konten (oder du nutzt ein neutrales Verrechnungskonto).

Das Verrechnungskonto in der Praxis

In der Praxis nutzt du häufig ein Verrechnungskonto „durchlaufende Posten“, um Ein- und Auszahlungen sauber zu trennen.

Beispiel (vereinfacht):

• Du zahlst im Namen deines Kunden 100 € an einen Dritten
• Buchung: Durchlaufende Posten (Forderung an Kunden) an Bank 100 €
• Dein Kunde erstattet dir die 100 €
• Buchung: Bank an Durchlaufende Posten 100 €

Ergebnis: Das Konto gleicht sich aus und beeinflusst deinen Gewinn nicht.

Wenn du unsicher bist, ob etwas ein durchlaufender Posten oder eine Nebenleistung ist, starte deine tax return in der Taxfix App — dann gehst du typische Fallstricke Schritt für Schritt durch.

4. Typische Beispiele für durchlaufende Posten

Typische Beispiele sind Beträge, die du nachweisbar im fremden Namen zahlst oder einnimmst, zum Beispiel:

• Gebühren, die du im Namen des Kunden an eine Behörde weiterleitest (bei klarer Beauftragung)
• Gerichtskosten oder Registergebühren, die eindeutig dem Kunden zuzuordnen sind
• Auslagen, die du nur als „Zahlstelle“ übernimmst, weil der Kunde dich dazu bevollmächtigt hat