Erika Küspert
Veröffentlicht am: 20.10.2025
Aktualisiert am: 20.10.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Auftragsbestätigung: Bedeutung, rechtliche Wirkung und Vorlage für dein Unternehmen
Eine Auftragsbestätigung sichert Geschäftsvorgänge schriftlich ab und schafft Klarheit zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmerin. Sie ist vor allem im B2B-Geschäft gängige Praxis, um Vertragsinhalte, Preise und Lieferbedingungen eindeutig festzuhalten. In diesem Leitfaden erfährst du, wann eine Auftragsbestätigung nötig ist, was sie enthalten sollte und welche rechtliche Wirkung sie hat.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 20.10.2025
Aktualisiert am: 20.10.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Auftragsbestätigung bestätigt den Eingang und die Annahme eines Auftrags – sie kann einen rechtsverbindlichen Vertrag begründen.
- Rechtlich ist sie nicht immer Pflicht, aber sehr empfehlenswert zur Absicherung beider Seiten.
- Abweichungen vom ursprünglichen Angebot müssen ausdrücklich akzeptiert werden – sonst droht ein sogenanntes „kaufmännisches Bestätigungsschreiben“ mit Rechtsfolgen.
- Sie kann schriftlich, per E-Mail oder digital erfolgen.
- Eine klare, vollständige Auftragsbestätigung verhindert Missverständnisse und Reklamationen.
Was versteht man unter einer Auftragsbestätigung und welche rechtliche Rolle spielt sie?
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags, der zuvor mündlich, telefonisch oder digital erteilt wurde.
Sie dient dazu, den Inhalt des Vertrages verbindlich festzuhalten und Missverständnisse zu vermeiden.
Rechtlich betrachtet ist sie eine Willenserklärung – sie bestätigt die Annahme des Angebots und kann damit einen Vertragsschluss nach § 151 BGB begründen, auch ohne ausdrückliche Gegenzeichnung des Kunden.
Beispiel:
Eine Kundin bestellt Ware per E-Mail. Du schickst eine Auftragsbestätigung mit Preis, Menge und Lieferzeit.
→ Der Vertrag gilt als geschlossen, wenn keine Widersprüche eingehen.
Auftragsbestätigung Vorlage
Hier ein Beispiel für eine rechtssichere Auftragsbestätigung, die du individuell anpassen kannst:
Auftragsbestätigung
Unternehmen: [Dein Firmenname]
Adresse: [Straße, PLZ, Ort]
E-Mail: [Deine E-Mail-Adresse]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
An:
[Name desder Kundin]
[Adresse]
Betreff: Auftragsbestätigung zu Ihrem Auftrag vom [Datum]
Sehr geehrte*r [Name],
vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir bestätigen Ihnen hiermit die Annahme Ihres Auftrags zu folgenden Konditionen:
Leistungsbeschreibung | Menge | Preis (netto) | Liefertermin |
[z. B. Produkt/Dienstleistung] | [x Stück/Stunden] | [€ Betrag] | [Datum] |
Gesamtbetrag (netto): [€ Betrag]
Zahlungsbedingungen: [z. B. 14 Tage netto ohne Abzug]
Lieferbedingungen: [z. B. frei Haus / Versandkosten / Abholung]
Umsatzsteuer-ID: [falls vorhanden]
Bitte prüfen Sie die Angaben. Sollten Abweichungen bestehen, teilen Sie uns diese umgehend mit.
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Unterschrift]
[Position / Unternehmen]
Tipp: Ergänze bei Bedarf AGB-Hinweise, Lieferbedingungen oder Haftungsausschlüsse, um dich rechtlich abzusichern.
Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll oder notwendig – und wann kann auf sie verzichtet werden?
Eine Auftragsbestätigung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in folgenden Fällen dringend empfohlen:
Sinnvoll, wenn:
- der Auftrag mündlich oder telefonisch erteilt wurde,
- es um höhere Beträge oder komplexe Leistungen geht,
- du mit neuen oder internationalen Kund*innen arbeitest,
- die Konditionen von Standardangeboten abweichen.
Verzichtbar, wenn:
- du ein schriftlich unterzeichnetes Angebot bereits erhalten hast,
- der Auftrag automatisiert online erfolgt (z. B. im E-Commerce, mit Bestellbestätigung).
Im geschäftlichen Alltag ersetzt die Auftragsbestätigung oft die vertragliche Unterschrift.
Wie und wann kommt durch eine Auftragsbestätigung ein rechtswirksamer Vertrag zustande?
Ein Vertrag entsteht, sobald Angebot und Annahme übereinstimmen (§§ 145–147 BGB).
Die Auftragsbestätigung dokumentiert die Annahme und fixiert damit den Vertrag.
Drei typische Konstellationen:
- Kund*in bestellt – du bestätigst:
→ Vertragsschluss mit Zugang der Auftragsbestätigung. - Du schickst ein Angebot – Kund*in bestätigt:
→ Vertragsschluss durch die Bestätigung. - Abweichende Auftragsbestätigung (B2B):
→ Gilt als kaufmännisches Bestätigungsschreiben, wenn der Empfänger nicht widerspricht (§ 362 HGB).
Wichtig:
Im B2B-Bereich kann Schweigen als Zustimmung gelten, wenn eine Geschäftsbeziehung besteht.
Welche Inhalte sollten in einer rechtssicheren Auftragsbestätigung enthalten sein?
Eine vollständige Auftragsbestätigung enthält alle vertragsrelevanten Angaben:
Pflichtangaben:
- Name und Anschrift beider Parteien
- Datum und Auftragsnummer
- Beschreibung der Leistung / Produkte
- Mengen, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen
- Lieferzeit oder -ort
- Hinweis auf AGB oder Vertragsbedingungen
Empfohlen:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei B2B)
- Bankverbindung / Zahlungslink
- Ansprechpartner*in
- Widerrufsbelehrung (bei Verbraucher*innen)
Damit schaffst du Rechtssicherheit für beide Seiten und kannst bei Streitigkeiten auf die Dokumentation zurückgreifen.
Welche Risiken ergeben sich durch abweichende Auftragsbestätigungen – und was passiert bei fehlender Reaktion?
Weicht deine Auftragsbestätigung vom ursprünglichen Auftrag ab (z. B. Preis, Lieferzeit), musst du besonders vorsichtig sein:
- Im B2B-Geschäft kann Schweigen als Zustimmung gewertet werden, wenn bereits Geschäftsbeziehungen bestehen (kaufmännisches Bestätigungsschreiben).
- Im B2C-Bereich (Verbraucher*innen) gilt Schweigen nicht als Zustimmung – der Vertrag kommt nur mit ausdrücklicher Annahme zustande.
- Fehlende Reaktion kann im B2B also zur Bindung an deine Bedingungen führen, auch wenn sie vom Auftrag abweichen.
Praxis-Tipp:
Führe bei größeren Aufträgen immer eine kurze Rückbestätigung oder Freigabe durch – das minimiert Missverständnisse und Haftungsrisiken.
Wie unterscheidet sich die Auftragsbestätigung von der Rechnung – und wie ergänzt sie den Geschäftsprozess?
Dokument | Zweck | Zeitpunkt |
Angebot | Vorschlag zur Vertragsbasis | vor Vertragsschluss |
Auftragsbestätigung | Annahme & verbindliche Bestätigung | nach Auftragseingang |
Rechnung | Zahlungsaufforderung | nach Leistungserbringung / Lieferung |
Die Auftragsbestätigung ergänzt den Prozess, indem sie die rechtliche Klarheit zwischen Angebot und Rechnung schafft.
Sie dient oft auch als internes Kontrollinstrument in Buchhaltung und Projektmanagement.
FAQ zur Auftragsbestätigung
Nein, eine Pflicht besteht nicht. Sie ist jedoch Best Practice, um Verträge eindeutig zu dokumentieren und rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Im B2B gilt: Schweigen kann Zustimmung bedeuten, wenn eine bestehende Geschäftsbeziehung besteht und keine Einwände erhoben werden (kaufmännisches Bestätigungsschreiben nach Handelsbrauch).
Im B2C ist das nicht der Fall – hier muss die Zustimmung ausdrücklich erfolgen.
Eine Auftragsbestätigung kann formfrei erfolgen – also schriftlich, per E-Mail, PDF oder auch mündlich.
Aus Beweisgründen ist aber die schriftliche Form (z. B. per E-Mail oder Brief) dringend zu empfehlen.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.