Erika Küspert
Veröffentlicht am: 12.11.2025
Aktualisiert am: 12.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Eigenbeleg Vorlage: Muster, Pflichtangaben & steuerliche Anerkennung
Ein Eigenbeleg dient als Ersatz für einen fehlenden Fremdbeleg, z. B. wenn du eine Quittung verloren hast oder bei Kleinstausgaben keine Rechnung ausgestellt wird.
Damit das Finanzamt ihn anerkennt, musst du bestimmte Pflichtangaben einhalten und die Situation plausibel dokumentieren.
Hier findest du eine kostenlose Eigenbeleg-Vorlage, erklärst die wichtigsten Regeln und erfährst, wann du sie verwenden darfst.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 12.11.2025
Aktualisiert am: 12.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Eigenbeleg ersetzt einen verlorenen oder nicht vorhandenen Beleg (z. B. Taxi, Trinkgeld, Parkgebühr).
- Er gilt nur, wenn kein Originalbeleg beschafft werden kann.
- Das Finanzamt erkennt Eigenbelege an, wenn sie vollständig und glaubwürdig ausgefüllt sind.
- Pflichtangaben sind: Datum, Betrag, Zweck, Empfänger, Zahlungsart und Unterschrift.
- Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme, kein Ersatz für ordentliche Rechnungen.
Eigenbeleg Vorlage
Hier findest du ein Muster, das du direkt ausfüllen kannst:
Eigenbeleg
Datum: ___________________________
Betrag: ___________________________ €
Verwendungszweck / Anlass: ___________________________
Empfänger / Zahlungsempfänger (sofern bekannt): _________________
Ort der Ausgabe: ___________________________
Zahlungsart: ☐ Bar ☐ Karte ☐ Sonstiges
Grund für Eigenbeleg (z. B. Originalbeleg verloren): _________________
Unterschrift: ___________________________
Tipp
Füge nach Möglichkeit ergänzende Nachweise hinzu, z. B. Kontoauszug, Kalendernotiz oder E-Mail – das erhöht die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt.
Was ist ein Eigenbeleg und wann wird er benötigt?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg, wenn kein externer Beleg (z. B. Rechnung oder Quittung) verfügbar ist.
Er dokumentiert die betriebliche Ausgabe für die Buchhaltung und das Finanzamt.
Typische Fälle:
- Trinkgelder oder Parkgebühren,
- kleine Barausgaben (z. B. Briefmarken, Snacks, Fahrkarten),
- Verlust einer Quittung,
- Ausgaben bei Bargeschäften ohne Rechnung (z. B. Flohmarkt).
Wichtig:
Ein Eigenbeleg darf nur ausnahmsweise verwendet werden – wenn du nachweisen kannst, dass kein Fremdbeleg mehr erhältlich ist.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Eigenbelege?
Rechtlich ist der Eigenbeleg im Einkommensteuergesetz (EStG) und in den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verankert.
Er ersetzt keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG, sondern dient lediglich als Nachweis einer Betriebsausgabe.
Rechtsgrundlagen:
- § 4 Abs. 5 EStG : Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben
- § 14 UStG : Anforderungen an Rechnungen
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019): Anforderungen an digitale Belege
Das Finanzamt erkennt Eigenbelege nur an, wenn sie:
- vollständig,
- nachvollziehbar und
- glaubwürdig dokumentiert sind.
Welche Pflichtangaben muss eine Eigenbeleg-Vorlage enthalten?
Damit der Eigenbeleg anerkannt wird, muss er folgende Angaben enthalten:
Pflichtangabe | Beschreibung |
Datum der Ausgabe | Wann die Zahlung erfolgte |
Betrag (inkl. Währung) | exakter gezahlter Betrag |
Verwendungszweck / Anlass | wofür das Geld ausgegeben wurde |
Empfänger / Zahlungsempfänger | Name, sofern bekannt |
Ort der Ausgabe | z. B. Stadt oder Geschäft |
Zahlungsart | Bar, Karte, Sonstiges |
Grund für Eigenbeleg | z. B. „Quittung verloren“, „kein Beleg erhältlich“ |
Unterschrift | bestätigt die Richtigkeit der Angaben |
Optional, aber empfehlenswert:
- Belegnummer (z. B. fortlaufend für Buchhaltung)
- Kostenzuordnung (z. B. Projekt, Kostenstelle)
Wie ist eine Eigenbeleg-Vorlage typischerweise aufgebaut?
Ein Eigenbeleg sollte übersichtlich und standardisiert aufgebaut sein.
Ideal ist eine DIN-A5-Vorlage oder ein digitales Formular mit den oben genannten Feldern.
Aufbau-Beispiel:
- Überschrift: „Eigenbeleg“
- Angaben zu Datum, Betrag und Zweck
- Empfänger und Zahlungsart
- Begründung für Eigenbeleg
- Unterschrift des Ausstellers
- ggf. Anlagen (z. B. Kontoauszug, Foto, Nachweis)
Tipp
Speichere deine Eigenbelege digital (PDF) – so erfüllst du die GoBD-konforme Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Eigenbeleg und regulärer Rechnung?
Kriterium | Eigenbeleg | Rechnung / Quittung |
Aussteller | du selbst | Lieferant / Verkäufer |
Rechtsgrundlage | § 4 Abs. 5 EStG, GoBD | § 14 UStG |
Vorsteuerabzug möglich? | Nein | Ja |
Steuerliche Anerkennung | nur bei Nachvollziehbarkeit | vollständig |
Anwendungsfall | Ausnahme (fehlender Beleg) | Regelfall |
Wichtig
Du kannst mit einem Eigenbeleg keine Vorsteuer geltend machen, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
Welche Tools oder Muster erleichtern die Erstellung eines Eigenbelegs?
Digitale Tools und Vorlagen helfen, Eigenbelege schnell und revisionssicher zu erstellen.
Tool / Anbieter | Funktionen | Besonderheiten |
sevDesk / Lexoffice / FastBill | Eigenbelege digital anlegen | GoBD-konforme Archivierung |
Microsoft Word / Excel | einfache Eigenbeleg-Vorlage erstellen | individuell anpassbar |
BMF-Muster | kostenloses Standardformular | als PDF nutzbar |
DATEV Unternehmen online | digitale Belegerfassung für Buchhaltung | ideal für Steuerberater*innen |
Tipp
Führe eine laufende Eigenbelegliste, um den Überblick zu behalten – besonders bei Barzahlungen oder Spesen.
FAQ: Häufige Fragen zum Eigenbeleg
Nur, wenn kein anderer Nachweis verfügbar ist.
Typische Fälle: Trinkgelder, Parkgebühren, Automatenzahlungen, Verlust von Originalquittungen.
Das Finanzamt erwartet, dass du dich bemüht hast, den Originalbeleg zu erhalten.
Ja – wenn er plausibel und vollständig ausgefüllt ist.
Bei zu häufigem Gebrauch kann das Finanzamt jedoch misstrauisch werden.
Verwende Eigenbelege daher sparsam und nur in begründeten Fällen.
Alles, was die Zahlung glaubwürdig macht, z. B.:
- Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung,
- Kalendernotiz oder Terminbestätigung,
- Foto oder Name des Zahlungsempfängers,
- schriftliche Notiz über den Anlass der Ausgabe.
Je mehr Belege du hast, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt den Eigenbeleg akzeptiert.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.