Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Fahrtenbuch Vorlage: So führst du dein Fahrtenbuch richtig und gesetzeskonform
Ein Fahrtenbuch ist für viele Unternehmer*innen, Selbstständige und Dienstwagenfahrer*innen unverzichtbar.
Es dient dazu, die Nutzung eines Fahrzeugs eindeutig nachzuweisen – insbesondere, um zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten zu unterscheiden und die 1%-Regelung zu vermeiden.
Hier erfährst du, wie du ein Fahrtenbuch richtig führst, welche Angaben Pflicht sind und welche digitalen Tools dir helfen.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten vollständig und lückenlos ( § 8 Abs. 2 EStG ).
- Es dient dem Nachweis des betrieblichen Nutzungsanteils eines Fahrzeugs.
- Pflichtangaben: Datum, Start/Ziel, Kilometerstände, Reisezweck und besuchte Kund*innen.
- Sowohl handschriftliche als auch digitale Fahrtenbücher sind erlaubt – aber sie müssen nachträgliche Änderungen ausschließen.
- Elektronische Fahrtenbücher erleichtern die Dokumentation und sind GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Fahrtenbuch Vorlage
Hier findest du eine einfache, sofort nutzbare Vorlage für dein Fahrtenbuch:
Fahrtenbuch – Muster 2025
Name / Unternehmen: ________________________
Fahrzeug: ________________________
Kennzeichen: ________________________
Zeitraum: ________________________
Datum | Start-Km | Ziel-Km | Ort / Ziel | Reisezweck | Kunde / Ansprechpartner | Kilometer (gesamt) | Privat / Dienstlich |
01.02.2025 | 12.550 | 12.610 | Bonn | Kundentermin | Schneider AG | 60 | dienstlich |
02.02.2025 | 12.610 | 12.650 | Köln | Einkauf privat | – | 40 | privat |
Was ist ein Fahrtenbuch und wofür wird es benötigt?
Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung aller Fahrten mit einem betrieblichen Fahrzeug.
Es wird verwendet, um den privaten und geschäftlichen Nutzungsanteil nachzuweisen.
Damit kannst du beim Finanzamt belegen, wie hoch der betriebliche Anteil tatsächlich ist – eine wichtige Grundlage für die steuerliche Behandlung des Firmenwagens.
Ziel:
- Vermeidung der pauschalen 1%-Regelung,
- korrekte Ermittlung der abzugsfähigen Kosten,
- Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Typische Anwender*innen:
- Selbstständige und Freiberufler*innen,
- Dienstwagenfahrer*innen,
- Unternehmen mit Fuhrpark.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?
Damit das Finanzamt dein Fahrtenbuch anerkennt, muss es ordnungsgemäß im Sinne der Rechtsprechung (BFH-Urteil VI R 27/05) geführt werden.
Gesetzliche Anforderungen:
- zeitnahe Erfassung (innerhalb weniger Tage nach der Fahrt),
- vollständige und lückenlose Angaben,
- keine nachträglichen Änderungen oder Streichungen,
- fortlaufende Eintragungen ohne Lücken oder Sprünge,
- Belegbarkeit aller Angaben (z. B. Termine, Rechnungen, Tankbelege).
Wichtig
Das Finanzamt lehnt Fahrtenbücher ab, die nachträglich bearbeitet oder unvollständig sind.
Dann wird automatisch die 1%-Regelung angewende..
Welche Pflichtangaben muss eine Fahrtenbuch-Vorlage enthalten?
Ein vollständiges Fahrtenbuch muss alle für die steuerliche Bewertung relevanten Informationen enthalten.
Pflichtangaben laut Finanzverwaltung:
Angabe | Beschreibung |
Datum der Fahrt | Tag der Abfahrt |
Kilometerstand (Start/Ende) | lückenlos fortlaufend |
Ziel und Reisezweck | z. B. Kundentermin, Messe, Lieferung |
Name/Besuchte Person/Firma | Empfänger oder Geschäftspartner |
Gefahrene Kilometer | Differenz Start–Ende |
Fahrername | bei mehreren Nutzer*innen |
Private Fahrten | gesondert kennzeichnen |
Tipp
Private Umwege oder Zwischenstopps müssen ebenfalls angegeben werden, um Plausibilität zu gewährleisten.
Wie ist eine typische Fahrtenbuch-Vorlage aufgebaut?
Eine Fahrtenbuch-Vorlage ist tabellarisch aufgebaut, um alle Pflichtfelder übersichtlich zu erfassen.
Beispiel für den Aufbau:
Datum | Start-Km | Ziel-Km | Ziel / Ort | Zweck / Kunde | Gefahrene km | Privat / Dienstlich |
02.01.2025 | 24.150 | 24.280 | Köln | Kundentermin Müller GmbH | 130 | dienstlich |
03.01.2025 | 24.280 | 24.360 | Supermarkt Köln | Einkauf privat | 80 | privat |
Hinweis
Das Fahrtenbuch muss durchgängig geführt werden – also kein monatlicher oder projektbezogener Neubeginn.
Welche Unterschiede bestehen zwischen handschriftlichem Fahrtenbuch und elektronischer Fahrtenbuch-Vorlage?
Kriterium | Handschriftlich | Digital / Elektronisch |
Form | Papier, gebunden oder Heft | Software oder App |
Nachträgliche Änderungen | nicht zulässig | revisionssicher (GoBD) |
Aufwand | zeitintensiv, manuell | automatisiert, GPS-gestützt |
Erkennung durch Finanzamt | anerkannt bei Vollständigkeit | anerkannt bei GoBD-Konformität |
Archivierung | 10 Jahre, physisch | 10 Jahre, digital |
Tipp
Elektronische Fahrtenbücher mit GPS-Erfassung und Cloud-Sicherung bieten höhere Genauigkeit und Rechtssicherheit.
Welche Tools erleichtern die Führung eines Fahrtenbuchs?
Moderne Tools und Apps automatisieren die Erfassung von Fahrten, Zielen und Zeiten.
Diese sind besonders nützlich für Selbstständige und Dienstwagenfahrer*innen.
Empfohlene Tools (GoBD-konform):
Tool / Anbieter | Besonderheiten |
Vimcar | Automatische Fahrterfassung per GPS, Finanzamtskonform |
Driverslog Pro 2 | App-basiert, offline nutzbar, ideal für Android |
Fleetize | Fuhrparkverwaltung + GPS-Tracking |
Lexware Fahrtenbuch | Desktop-Software mit Excel-Export |
TripTracker | einfache App für Selbstständige |
Hinweis
Achte bei digitalen Lösungen immer auf GoBD-Zertifizierung – nur dann erkennt das Finanzamt dein elektronisches Fahrtenbuch an.
FAQ: Häufige Fragen zum Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, solange es GoBD-konform und nachträglich unveränderbar ist.
Das Finanzamt erkennt sowohl handschriftliche als auch digitale Varianten an.
Du musst dein Fahrtenbuch 10 Jahre lang aufbewahren ( § 147 AO ).
Das gilt sowohl für Papierfahrtenbücher als auch für digitale Versionen.
Eine sichere Cloud-Speicherung ist zulässig.
Das Finanzamt lehnt fehlerhafte oder unvollständige Fahrtenbücher ab.
In diesem Fall wird automatisch die 1%-Regelung angewendet – hier ist eine höhere Steuerlast möglich. Auch nachträgliche Änderungen oder Lücken können zur Aberkennung führen.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.