USt-IdNr. prüfen: So funktioniert die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Prüfung richtig

Die USt-IdNr. (bestehend aus dem Länderkürzel und einer Zahlenfolge, z. B. DE123456789) ist eine eindeutige Kennnummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Sie wird verwendet, um Unternehmen bei grenzüberschreitenden Geschäften steuerlich zu identifizieren.

Typische Verwendungszwecke:

• Rechnungsstellung bei EU-Lieferungen oder -Leistungen
  
  
• Nachweis der Unternehmereigenschaft von Geschäftspartnern
  
  
• Voraussetzung für steuerfreie innergemeinschaftliche Umsätze
  
  
• Pflichtangabe in der Zusammenfassenden Meldung (ZM)
  

Unternehmen können eine USt-IdNr. kostenlos online über zwei offizielle Portale prüfen:

1. Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) :
   –> für deutsche Unternehmen mit qualifizierter Bestätigung
   
   
2. EU-VIES-System (VAT Information Exchange System) :
   –> für EU-weite Prüfungen

Was ist das EU-MIAs/VIES-System?

Das VAT Information Exchange System (VIES) ist die offizielle Plattform der Europäischen Kommission zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern innerhalb der EU.

Funktionsweise:

• Eingabe der eigenen USt-IdNr. und der Nummer des Geschäftspartners
  
  
• Das System fragt beim jeweiligen Mitgliedstaat ab, ob die Nummer gültig ist
  
  
• Ergebnis: „gültig“ oder „ungültig“
  
  
• Es werden keine Namen oder Adressen angezeigt

Das Bundeszentralamt für Steuern bietet zusätzlich zur einfachen Prüfung eine qualifizierte Bestätigung an.

Vorteile der qualifizierten Bestätigung:

• Prüfung von Name und Anschrift des Unternehmens
  
  
• Offizielle Bestätigung über die Übereinstimmung der Daten
  
  
• Rechtssicherer Nachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
  
  

Vorgehensweise:

1. Aufruf des Portals: https://evatr.bff-online.de
   
   
2. Auswahl: „Qualifizierte Bestätigung“
   
   
3. Eingabe der eigenen USt-IdNr. und der Nummer des Kunden
   
   
4. Optionale Eingabe von Name und Anschrift
   
   
5. Ergebnis speichern oder ausdrucken
   

Neben den offiziellen Portalen können Unternehmen auch externe Tools oder Software-Lösungen nutzen, um USt-IdNrn. zu prüfen – insbesondere, wenn viele Geschäftspartner regelmäßig überprüft werden müssen.

Wenn eine USt-IdNr. ungültig ist oder nicht bestätigt werden kann:

• Fordere aktualisierte Daten vom Kund*innen an.
  
  
• Wiederhole die Prüfung später (Systeme können temporär nicht erreichbar sein).
  
  
• Dokumentiere jeden Prüfversuch, auch Fehlversuche.
  
  
• Rechne im Zweifel mit deutscher Umsatzsteuer ab.
  
  

Eine fehlerhafte oder unterlassene Prüfung kann zu Steuernachforderungen führen.

Die USt-IdNr. wird in Deutschland ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben – nicht vom Finanzamt. Du kannst sie jedoch auf zwei Wegen beantragen: direkt beim BZSt oder im Rahmen der steuerlichen Erfassung über dein zuständiges Finanzamt.

Wer braucht eine USt-IdNr.?

Du benötigst eine USt-IdNr., wenn du:

• Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringst,
• Waren oder Dienstleistungen aus anderen EU-Ländern beziehst (innergemeinschaftlicher Erwerb),
• eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben musst,
• oder steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen abwickelst.

So beantragst du die USt-IdNr. – Schritt für Schritt

Weg 1: Über das Finanzamt (bei Neugründung) Bei einer Unternehmensgründung kannst du die USt-IdNr. direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag automatisch an das BZSt weiter.

Weg 2: Direkt beim BZSt (für bestehende Unternehmen) Bestehende Unternehmen können die USt-IdNr. direkt beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen:

1. Aufruf des BZSt-Portals: www.bzst.de
2. Antrag auf Vergabe einer USt-IdNr. stellen
3. Angabe der bestehenden Steuernummer und des zuständigen Finanzamts
4. Zustellung der USt-IdNr. per Post (in der Regel innerhalb weniger Werktage)

Wie lange dauert die Beantragung?

Die USt-IdNr. ist nicht auf jeder Rechnung Pflicht – aber sobald du grenzüberschreitende EU-Geschäfte abwickelst, wird sie zur gesetzlichen Pflichtangabe. Wer sie vergisst, riskiert, dass die Rechnung steuerlich nicht anerkannt wird.

Wann muss die USt-IdNr. auf der Rechnung stehen?

Die USt-IdNr. ist auf der Rechnung Pflicht, wenn:

• du eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erbringst (§ 14a Abs. 1 UStG),
• du eine sonstige Leistung an ein EU-Unternehmen erbringst, bei der der Reverse-Charge-Mechanismus gilt,
• du als Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG).

In diesen Fällen müssen beide USt-IdNrn. auf der Rechnung stehen:

• die eigene USt-IdNr. (des Rechnungsstellers)
• die USt-IdNr. des Leistungsempfängers (des Kunden)

Wann reicht die Steuernummer aus?

Bei rein inländischen Geschäften (Deutschland → Deutschland) reicht die Steuernummer auf der Rechnung. Die USt-IdNr. kann alternativ angegeben werden, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Pflichtangaben auf einer EU-Rechnung im Überblick

Tipp: Prüfe bei jedem EU-Kunden vor der Rechnungsstellung, ob die USt-IdNr. gültig ist – und halte das Prüfergebnis dokumentiert. Mit Taxfix behältst du als Selbständige*r den Überblick über alle steuerlichen Pflichten bei EU-Geschäften.

USt-IdNr. und Steuernummer sind zwei verschiedene Nummern mit unterschiedlichen Zwecken – werden aber häufig verwechselt. Der wichtigste Unterschied: Die Steuernummer gilt nur in Deutschland, die USt-IdNr. europaweit.

Der direkte Vergleich

Table

Können beide Nummern auf einer Rechnung stehen?

Ja. Du kannst auf einer Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. angeben – oder beide. Bei EU-Rechnungen mit Steuerfreiheit ist die USt-IdNr. jedoch zwingend erforderlich und ersetzt die Steuernummer nicht vollständig, da beide für unterschiedliche Zwecke genutzt werden.

Gibt es noch weitere Nummern, die du kennen solltest?

Als Selbständige*r begegnest du im Alltag mehreren Identifikationsnummern:

• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): 11-stellige persönliche Nummer, lebenslang gültig, wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben – nicht zu verwechseln mit der USt-IdNr.
• Steuernummer: Betriebsbezogen, vom Finanzamt vergeben, für inländische Steuerzwecke.
• USt-IdNr.: Unternehmensbezogen, vom BZSt vergeben, für EU-Geschäfte.
• Betriebsnummer: Von der Bundesagentur für Arbeit vergeben, für Sozialversicherungsmeldungen.

Lege eine Übersicht aller deiner Unternehmensnummern an – das spart Zeit bei Behördenkontakten und verhindert kostspielige Verwechslungen. Mit Taxfix erledigst du deine Steuerpflichten als Selbständige*r einfach und digital.

Die Prüfung der USt-IdNr. ist keine Formalität – sie ist gesetzlich vorgeschrieben und hat direkte steuerliche und rechtliche Konsequenzen. Wer die Prüfung unterlässt oder fehlerhaft durchführt, haftet für die steuerlichen Folgen.

Was passiert, wenn du die Prüfung unterlässt?

Wenn du eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ohne vorherige Prüfung der USt-IdNr. des Kunden durchführst, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen. Das bedeutet: Du musst die Umsatzsteuer nachträglich aus eigener Tasche zahlen – auch wenn dein Kunde die Ware bereits erhalten hat.

Was passiert, wenn die geprüfte Nummer sich als falsch herausstellt?

Hier kommt es auf den Vertrauensschutz an:

• Einfache Prüfung (VIES): Zeigt die Nummer als gültig an, stellt sich aber später heraus, dass sie missbräuchlich verwendet wurde, bist du als Lieferant nur dann geschützt, wenn du gutgläubig gehandelt und alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen hast.
• Qualifizierte Prüfung (BZSt): Wenn das BZSt die Nummer als gültig bestätigt hat und du auf diese Bestätigung vertraut hast, bist du in der Regel von der Haftung befreit – sofern du die Bestätigung dokumentiert hast.

Welche konkreten Konsequenzen drohen?

So schützt du dich vor Haftungsrisiken – Checkliste

• Prüfe die USt-IdNr. des Kunden vor jeder steuerfreien Lieferung
• Nutze die qualifizierte Bestätigung über das BZSt – nicht nur VIES
• Speichere das Prüfergebnis als PDF oder Screenshot mit Datum und Uhrzeit
• Wiederhole die Prüfung bei wiederkehrenden Kunden regelmäßig (mindestens jährlich)
• Reagiere sofort, wenn eine Nummer als ungültig ausgewiesen wird – stelle keine steuerfreie Rechnung aus
• Dokumentiere auch fehlgeschlagene Prüfversuche (z. B. Systemausfall)