Erika Küspert
Veröffentlicht am: 20.10.2025
Aktualisiert am: 20.10.2025
Lesezeit: 4 Minuten
USt-IdNr. prüfen: So funktioniert die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Prüfung richtig
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist für alle Unternehmen im EU-Binnenmarkt wichtig. Sie dient der eindeutigen Identifikation bei innergemeinschaftlichen Geschäften und ist notwendig, um steuerfreie Lieferungen korrekt abzuwickeln. In diesem Leitfaden erfährst du, wo und wie du eine USt-IdNr. prüfen können, welche Systeme es gibt und was zu tun ist, wenn eine Nummer als ungültig erkannt wird.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 20.10.2025
Aktualisiert am: 20.10.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Die USt-IdNr. identifiziert Unternehmen europaweit für umsatzsteuerliche Zwecke.
- Eine Prüfung ist verpflichtend bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.
- Eine Online-Prüfung ist über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder das EU-VIES-System möglich.
- Es gibt zwei Prüfarten: einfache und qualifizierte Bestätigung.
- Bei ungültiger Nummer darf keine steuerfreie Lieferung erfolgen.
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und wofür wird sie verwendet?
Die USt-IdNr. (bestehend aus dem Länderkürzel und einer Zahlenfolge, z. B. DE123456789) ist eine eindeutige Kennnummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Sie wird verwendet, um Unternehmen bei grenzüberschreitenden Geschäften steuerlich zu identifizieren.
Typische Verwendungszwecke:
- Rechnungsstellung bei EU-Lieferungen oder -Leistungen
- Nachweis der Unternehmereigenschaft von Geschäftspartnern
- Voraussetzung für steuerfreie innergemeinschaftliche Umsätze
Pflichtangabe in der Zusammenfassenden Meldung (ZM)
Wo kann man eine USt-IdNr. online prüfen?
Unternehmen können eine USt-IdNr. kostenlos online über zwei offizielle Portale prüfen:
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt):
https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html
– für deutsche Unternehmen mit qualifizierter Bestätigung
EU-VIES-System (VAT Information Exchange System):
https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
– für EU-weite Prüfungen
Hinweis
Die Prüfung über das BZSt bietet eine qualifizierte Bestätigung mit Adressabgleich und ist daher rechtssicherer.
Wie funktioniert die Prüfung über das EU-MIAs/VIES-System?
Was ist das EU-MIAs/VIES-System?
Das VAT Information Exchange System (VIES) ist die offizielle Plattform der Europäischen Kommission zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern innerhalb der EU.
Funktionsweise:
- Eingabe der eigenen USt-IdNr. und der Nummer des Geschäftspartners
- Das System fragt beim jeweiligen Mitgliedstaat ab, ob die Nummer gültig ist
- Ergebnis: „gültig“ oder „ungültig“
- Es werden keine Namen oder Adressen angezeigt
Beispiel
Ein deutsches Unternehmen liefert Ware an einen französischen Geschäftspartner. Über das VIES-System kann überprüft werden, ob die französische USt-IdNr. existiert und gültig ist.
Wie läuft die qualifizierte Prüfung über das BZSt ab?
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet zusätzlich zur einfachen Prüfung eine qualifizierte Bestätigung an.
Vorteile der qualifizierten Bestätigung:
- Prüfung von Name und Anschrift des Unternehmens
- Offizielle Bestätigung über die Übereinstimmung der Daten
- Rechtssicherer Nachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
Vorgehensweise:
- Aufruf des Portals: https://evatr.bff-online.de
- Auswahl: „Qualifizierte Bestätigung“
- Eingabe der eigenen USt-IdNr. und der Nummer des Kunden
- Optionale Eingabe von Name und Anschrift
- Ergebnis speichern oder ausdrucken
Tip
Bewahre das Ergebnis als PDF oder Screenshot auf. Es dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Welche Online-Tools oder Dienste zur USt-IdNr.-Prüfung gibt es?
Neben den offiziellen Portalen können Unternehmen auch externe Tools oder Software-Lösungen nutzen, um USt-IdNrn. zu prüfen – insbesondere, wenn viele Geschäftspartner regelmäßig überprüft werden müssen.
Tool / Dienst | Funktion | Besonderheit |
BZSt-Portal | Qualifizierte Prüfung mit Adressabgleich | Offiziell, kostenlos |
EU-VIES | Einfache EU-weite Prüfung | Ohne Adressdaten |
sevDesk / lexoffice / FastBill | Automatische Prüfung in Rechnungssoftware | Integration in Buchhaltung |
UStCheck.eu | API-Integration für Onlineshops | Echtzeitprüfung |
DATEV USt-ID-Check | Batch-Prüfung für Steuerkanzleien | Professionelle Lösung |
Worauf muss man achten, wenn die Prüfung fehlschlägt oder ungültig ausfällt?
Wenn eine USt-IdNr. ungültig ist oder nicht bestätigt werden kann:
- Fordere aktualisierte Daten vom Kunden an.
- Wiederhole die Prüfung später (Systeme können temporär nicht erreichbar sein).
- Dokumentiere jeden Prüfversuch, auch Fehlversuche.
- Rechne im Zweifel mit deutscher Umsatzsteuer ab.
Eine fehlerhafte oder unterlassene Prüfung kann zu Steuernachforderungen führen.
FAQ zur Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ja. Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen ist die Prüfung der USt-IdNr. Ihres Geschäftspartners gesetzlich vorgeschrieben (§ 6a UStG).
Die einfache Bestätigung (VIES) zeigt nur, ob eine Nummer gültig oder ungültig ist.
Die qualifizierte Bestätigung (BZSt) enthält zusätzlich Name und Anschrift und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Mindestens bei der ersten Geschäftsbeziehung und regelmäßig bei wiederkehrenden Transaktionen. Bei neuen Kunden sollte vor jeder steuerfreien Lieferung eine aktuelle Prüfung erfolgen.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.