Betriebsnummer beantragen: Bedeutung, Ablauf und wichtige Fristen

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Identifikationsnummer, die jedem Arbeitgebenden zugeteilt wird, der/die Personal beschäftigt.
Sie wird benötigt, um deine Mitarbeiter*innen ordnungsgemäß bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden (§ 18i SGB IV).

Sie wird verwendet für:

• Meldungen zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung,
  
  
• Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise,
  
  
• Statistische Erhebungen der Bundesagentur für Arbeit.
  

Du brauchst eine Betriebsnummer, sobald du Mitarbeiter*innen beschäftigst, auch bei geringfügiger Beschäftigung (Minijobs).

Das gilt insbesondere für:

• Einzelunternehmerinnen oder Freiberufler*innen mit Angestellten,
  
  
• Handwerksbetriebe und Dienstleister,
  
  
• Start-ups, die erstmals Personal einstellen,
  
  
• Landwirtschaftliche Betriebe mit Saisonkräften.
  
  

Du benötigst keine Betriebsnummer, wenn:

• du keine Mitarbeiter*innen beschäftigst,
  
  
• du ausschließlich freie Mitarbeitende oder Subunternehme*innen beauftragst,
  
  
• du nur dich selbst beschäftigst (Einzelunternehmer ohne Personal).

Die Bundesagentur für Arbeit, genauer der Betriebsnummern-Service (BNS) in Saarbrücken, ist zentral für die Vergabe von Betriebsnummern zuständig.

Kontaktstelle:

Betriebsnummern-Service
66119 Saarbrücken
Telefon: 0800 4 555520 (gebührenfrei)
E-Mail: [email protected]
Website: https://www.betriebsnummern-service.de

Alternativ kannst du dich auch über deinen Steuerberater*in oder dein Lohnbüro unterstützen lassen – sie beantragen die Nummer oft direkt für dich.

Die einfachste Methode ist die Online-Beantragung über das Portal der Bundesagentur für Arbeit.
Hier eine kurze Anleitung:

Schritt 1: Formular aufrufen

Gehe auf https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service und wähle „Online-Antrag stellen“.

Schritt 2: Unternehmensdaten eingeben

Trage folgende Informationen ein:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten
  
  
• Unternehmensform (z. B. Einzelunternehmen, GmbH, UG)
  
  
• Wirtschaftszweig (z. B. Friseur, IT-Dienstleistung, Bau)
  
  
• Angaben zum Hauptsitz und ggf. Nebenbetrieben
  
  

Schritt 3: Antrag absenden

Nach dem Absenden erhältst du eine Eingangsbestätigung.

Schritt 4: Zuteilung der Betriebsnummer

Nach erfolgreicher Prüfung schickt dir der Betriebsnummern-Service deine achtstellige Betriebsnummer per E-Mail oder Post.

Bearbeitungsdauer: meist 1–3 Werktage.

Die Beantragung einer Betriebsnummer ist kostenlos.

Bearbeitungszeiten:

• Online-Antrag: 1–3 Werktage
  
  
• Postantrag: bis zu 1 Woche
  
  

Bei Gründung eines neuen Unternehmens empfiehlt es sich, die Betriebsnummer sofort nach der Gewerbeanmeldung zu beantragen, damit du Mitarbeiter*innen rechtzeitig anmelden kannst.

Wenn sich Unternehmensdaten ändern, musst du das dem Betriebsnummern-Service unverzüglich mitteilen.

Meldepflichtige Änderungen:

• Änderung des Firmennamens oder der Rechtsform
  
  
• Wechsel der Betriebsanschrift
  
  
• Schließung oder Verlagerung des Betriebs
  
  
• Eröffnung oder Schließung von Zweigstellen
  
  

Für jede neue Betriebsstätte kann eine weitere Betriebsnummer erforderlich sein.

Betriebsnummer und Steuernummer klingen ähnlich – erfüllen aber völlig unterschiedliche Aufgaben. Die häufigste Verwechslung beim Einstieg in die Selbstständigkeit mit Personal ist, eine für die andere zu verwenden. Das führt zu Fehlern bei der Sozialversicherungsanmeldung.

Die Unterschiede auf einen Blick

Table

Wann brauchst du welche Nummer?

Die Steuernummer benötigst du für Rechnungen, Steuererklärungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt – unabhängig davon, ob du Personal hast oder nicht. Die Betriebsnummer benötigst du zusätzlich, sobald du das erste Mal einen Mitarbeiterin anmeldest. Sie wird ausschließlich für Sozialversicherungszwecke verwendet.

Gibt es noch weitere Nummern, die du kennen solltest?

Als Arbeitgeber*in begegnest du im Alltag mehreren Identifikationsnummern:

• Steuernummer → Finanzamt, für Steuererklärungen
• Betriebsnummer → Bundesagentur für Arbeit, für SV-Meldungen
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) → Bundeszentralamt für Steuern, für EU-Geschäfte
• Sozialversicherungsnummer → gilt für Arbeitnehmer*innen, nicht für den Betrieb

Auch wer nur eine einzige Minijobberin beschäftigt, braucht eine Betriebsnummer. Viele Arbeitgeberinnen glauben, dass Minijobs eine Ausnahme darstellen – das ist falsch. Die Betriebsnummer ist für jede Form der Beschäftigung Pflicht, sobald du Personal anmeldest.

Was gilt bei Minijobs im gewerblichen Bereich?

Für die Anmeldung einer geringfügig beschäftigten Person bei der Minijob-Zentrale benötigst du zwingend deine achtstellige Betriebsnummer.

Ohne Betriebsnummer kannst du:

• keine Anmeldung bei der Minijob-Zentrale vornehmen
• keinen Beitragsnachweis erstellen
• keine Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung abführen

Steuernummer statt Betriebsnummer beim Minijob?

Im gewerblichen Bereich gilt: Du brauchst die Betriebsnummer, keine Steuernummer. Die Steuernummer wird beim Minijob nur in einem Sonderfall benötigt: wenn du die Pauschalsteuer von 2 % über die Minijob-Zentrale abführst – dann musst du zusätzlich deine Steuernummer angeben.

Checkliste: Minijob anmelden als Arbeitgeber*in

• Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen (falls noch nicht vorhanden)
• Minijobberin bei der Minijob-Zentrale anmelden
• Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiterin erfassen
• Steuer-ID der Mitarbeiter*in übermitteln (seit 2022 Pflicht)
• Monatliche Pauschalbeiträge fristgerecht abführen

Die Betriebsnummer sollte vor der ersten Beschäftigung beantragt werden – nicht danach. Wer erst wartet, bis der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden gekommen ist, hat oft ein Problem: Die Anmeldung bei der Krankenkasse ist ohne Betriebsnummer schlicht nicht möglich.

Welche konkreten Folgen drohen?

1. Verzögerung der Sozialversicherungsanmeldung Arbeitgeberinnen sind gesetzlich verpflichtet, Mitarbeiterinnen vor dem ersten Arbeitstag bei der Krankenkasse anzumelden (§ 28a SGB IV). Liegt die Betriebsnummer noch nicht vor, kann diese Anmeldung nicht fristgerecht erfolgen.

2. Bußgelder durch die Krankenkasse Verspätete oder fehlende Sozialversicherungsmeldungen können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 111 SGB IV).

3. Nachzahlungen und Zinsen Wenn Sozialversicherungsbeiträge wegen der fehlenden Betriebsnummer nicht rechtzeitig abgeführt werden, können Säumniszuschläge anfallen. Diese betragen 1 % des rückständigen Betrags pro angefangenen Monat (§ 24 SGB IV).

4. Probleme bei der Lohnabrechnung Ohne Betriebsnummer können keine ordnungsgemäßen Lohnabrechnungen erstellt werden. Das kann bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung zu Beanstandungen führen.

Was tun, wenn die Betriebsnummer noch nicht vorliegt?

• Sofort beantragen: Der Online-Antrag dauert wenige Minuten, die Bearbeitungszeit beträgt 1–3 Werktage.
• Krankenkasse informieren: Informiere die Krankenkasse deines Mitarbeitenden proaktiv über die ausstehende Betriebsnummer und reiche die Anmeldung nach, sobald sie vorliegt.
• Dokumentiere alles: Halte fest, wann du den Antrag gestellt hast – das kann bei Rückfragen der Behörden hilfreich sein.

Tipp:  Beantrage die Betriebsnummer direkt nach der Gewerbeanmeldung – auch wenn du noch keine Mitarbeiter*innen eingestellt hast. So bist du vorbereitet und verlierst keine Zeit, wenn du das erste Mal Personal einstellen möchtest.