Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Regeln und praktische Tipps
Wenn du selbstständig arbeitest oder ein Unternehmen führst, musst du regelmäßig Rechnungen schreiben – ob an Kundinnen, Auftraggeber*innen oder Geschäftspartner*innen.
Damit deine Rechnung rechtlich gültig und steuerlich anerkannt ist, müssen bestimmte Vorgaben nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) eingehalten werden.
Hier erfährst du, wer Rechnungen schreiben darf, welche Pflichtangaben nötig sind und wie du sie effizient erstellst.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Unternehmerin darf und muss für erbrachte Leistungen eine Rechnung ausstellen.
- Rechnungen sind Pflicht, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist oder Kund*innen sie verlangen (§ 14 UStG).
- Eine gültige Rechnung enthält vollständige Angaben zu Absender, Empfänger, Datum, Leistung und Steuer.
- Bei Fehlern kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.
- Digitale Rechnungsprogramme erleichtern die Erstellung und sichern GoBD-Konformität ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wer kann eine Rechnung schreiben?
Grundsätzlich darf jede Person oder jedes Unternehmen, das eine Leistung erbringt oder Ware verkauft, eine Rechnung ausstellen.
Das gilt für:
- Freiberufler*innen,
- Kleinunternehmer*innen,
- Selbstständige und Gewerbetreibende,
- sowie juristische Personen (z. B. GmbH, UG).
Auch Privatpersonen dürfen Rechnungen schreiben – etwa bei einem einmaligen Verkauf oder Nebenverdienst –, müssen aber ggf. prüfen, ob dabei eine steuerpflichtige Tätigkeit vorliegt.
Wer ist zum Rechnung schreiben verpflichtet?
Nach § 14 Abs. 2 UStG bist du verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn du:
- umsatzsteuerpflichtig bist,
- an andere Unternehmer*innen oder juristische Personen leistest,
- oder auf Anforderung von Privatkund*innen eine Rechnung erstellen musst.
Kleinunternehmer*innen (§ 19 UStG) sind nicht verpflichtet, eine Umsatzsteuer auszuweisen, müssen aber trotzdem eine Rechnung mit Pflichtangaben ausstellen.
Tipp
Eine korrekte Rechnung schützt dich und deine Kund*innen – insbesondere beim Nachweis von Zahlungen, Reklamationen oder Vorsteuerabzug.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird:
Pflichtangabe | Erläuterung |
Name und Anschrift von dir und dem/der Kund*in | Identifikation der Beteiligten |
Steuernummer oder USt-IdNr. | Für das Finanzamt erforderlich |
Rechnungsdatum | Tag der Ausstellung |
fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutig, keine Doppelung |
Leistungsdatum | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung |
Menge und Art der Leistung | z. B. „Webdesign“, „Beratung“, „Produktverkauf“ |
Entgelt (Netto) | Preis ohne Umsatzsteuer |
Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag | 19 % oder 7 %, falls steuerpflichtig |
Gesamtbetrag (Brutto) | inkl. Umsatzsteuer |
Hinweis auf Steuerbefreiung (§ 19 UStG) | Pflicht bei Kleinunternehmer*innen |
Beispiel-Hinweis für Kleinunternehmer*innen:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Welche Besonderheiten gelten für Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € (brutto) gelten vereinfachte Vorgaben (§ 33 UStDV).
Sie müssen nur folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers,
- Ausstellungsdatum,
- Art und Menge der Leistung,
- Gesamtbetrag (brutto),
- Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
Nicht erforderlich:
Rechnungsnummer, Kund*innenadresse oder getrennte Ausweisung von Netto- und Steuerbetrag.
Beispiel
Max Mustermann – Grafikdesign
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Datum: 15.10.2025
Logo-Gestaltung – Gesamtbetrag 150 € (inkl. 19 % USt)
Welche zusätzlichen Angaben sind empfehlenswert für Rechnungen?
Neben den Pflichtfeldern kannst du freiwillige Informationen ergänzen, um die Zahlung zu erleichtern und professionell zu wirken:
- Logo und Corporate Design,
- Zahlungsziel („zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“),
- Bankverbindung (IBAN/BIC),
- Kontaktperson oder Kundennummer,
- AGB- oder Impressumsverweis,
- Projektnummer, Angebots- oder Bestellnummer,
- Skontoregelung oder Mahnfristen.
Ein klar strukturierter Rechnungsaufbau vermittelt Seriosität und reduziert Rückfragen.
Welche Technologien und Tools können die Rechnungserstellung effizienter und rechtssicherer machen?
Digitale Tools und Buchhaltungssoftwares bieten automatische Rechnungsvorlagen, Steuerberechnung und Archivierung nach GoBD-Standard.
Tool / Software | Funktionen | Besonderheiten |
Lexoffice | Rechnung, Buchhaltung, Belegscan | GoBD-konform, ideal für KMU |
sevDesk | automatische Rechnungsnummern, EÜR | Cloud-basiert |
FastBill | Rechnungen, Mahnungen, Online-Zahlung | intuitiv, mobil nutzbar |
Debitoor | EÜR, USt-Voranmeldung, Angebote | für Freelancer*innen |
ELSTER | Online-Steuerportal des Finanzamts | Pflicht für Steuererklärungen |
Tipp
Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, lohnt sich ein digitales System – es spart Zeit, verhindert Zahlendreher und erfüllt alle gesetzlichen Archivierungspflichten.
FAQ zum Thema „Rechnung schreiben“
Eine Rechnung gilt als zugestellt, sobald sie dem/der Empfänger*in zugeht – per Post oder elektronisch (z. B. PDF per E-Mail).
Der Schuldner gerät 30 Tage nach Zugang automatisch in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), sofern du auf diese Frist in der Rechnung hinweist.
Nach § 14b UStG gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für ausgestellte und empfangene Rechnungen.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Auch digitale Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden.
Eine Rechnung dokumentiert die Leistung und Zahlungspflicht, eine Quittung bestätigt die tatsächliche Zahlung.
Kurz gesagt:
- Rechnung = Forderung,
- Quittung = Zahlungsnachweis.
Oft wird bei Barzahlungen eine Quittung anstelle einer Rechnung ausgestellt.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.