Kontierung einfach erklärt: Belege richtig buchen

Kontierung ist die Zuordnung eines Belegs zu den passenden Buchhaltungskonten und die Vorbereitung der dazugehörigen Buchung. Du entscheidest dabei unter anderem, welches Konto im Soll und welches Konto im Haben angesprochen wird.

Die Kontierung verbindet den Beleg mit der Buchführung. Sie sorgt dafür, dass Einnahmen, Ausgaben, Vermögen, Schulden sowie Umsatzsteuer und Vorsteuer in den richtigen Bereichen erfasst werden.

Kontierung Bedeutung und Definition

Kontierung bedeutet in der Buchhaltung, einen Geschäftsvorfall anhand seines Belegs sachlich zu beurteilen und buchungsfertig zu machen. Zum Kontieren gehören typischerweise die Auswahl der Konten, die Festlegung von Soll und Haben, der Buchungsbetrag sowie weitere Angaben wie Belegdatum, Belegnummer oder Steuerschlüssel.

Der Begriff wird sowohl für die fachliche Entscheidung als auch für den Kontierungsvermerk auf dem Beleg verwendet. In einer digitalen Buchhaltung können die Informationen direkt in der Buchhaltungssoftware gespeichert und mit dem elektronischen Beleg verbunden werden.

Warum ist Kontierung wichtig?

Kontierung ist wichtig, weil sie bestimmt, wie ein Geschäftsvorfall in der Buchhaltung und in späteren Auswertungen erscheint. Eine falsche Kontierung kann deshalb unter anderem den Gewinn, die Umsatzsteuervoranmeldung, die betriebswirtschaftliche Auswertung oder den Jahresabschluss verfälschen.

Eine nachvollziehbare Kontierung hilft dir dabei,

• Belege schneller zu erfassen,
• Einnahmen und Ausgaben richtig zuzuordnen,
• Umsatzsteuer und Vorsteuer korrekt zu berücksichtigen,
• offene Fragen bei der Buchhaltung schneller zu klären,
• Buchungen bei einer Prüfung verständlich zu erklären.

Kontieren funktioniert in drei Kernschritten: Du prüfst zunächst den Beleg, legst danach die beteiligten Konten fest und formulierst anschließend den Buchungssatz.

Beleg prüfen und zuordnen

Vor der Kontierung prüfst du, ob der Beleg vollständig, plausibel und dem Unternehmen zuzuordnen ist. Entscheidend sind unter anderem Belegart, Belegdatum, Betrag, Zahlungspartner, Leistungsbeschreibung und der wirtschaftliche Anlass.

Prüfe bei einer Rechnung insbesondere:

• Wer hat die Rechnung ausgestellt?
• Für welche Lieferung oder Leistung wurde sie erstellt?
• Gehört die Ausgabe zum Unternehmen?
• Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
• Ist der Betrag rechnerisch nachvollziehbar?
• Ist Umsatzsteuer ausgewiesen oder liegt ein besonderer steuerlicher Fall vor?
• Wurde die Rechnung bereits bezahlt oder besteht noch eine offene Verbindlichkeit?

Ordne den Beleg anschließend einem Geschäftsvorfall zu. Eine Rechnung für eine beruflich genutzte Software wird beispielsweise anders behandelt als eine Rechnung für Waren, Anlagegüter oder private Ausgaben.

Soll- und Haben-Konto festlegen

Beim Festlegen der Konten bestimmst du, welches Konto im Soll und welches Konto im Haben angesprochen wird. Das Soll- und Haben-Prinzip bedeutet nicht automatisch „minus“ und „plus“, sondern beschreibt die Seiten der doppelten Buchführung.

Bei einer Eingangsrechnung können zum Beispiel ein Aufwandskonto, ein Vorsteuerkonto und ein Verbindlichkeitskonto beteiligt sein. Bei einer Ausgangsrechnung können ein Forderungskonto, ein Erlöskonto und ein Umsatzsteuerkonto verwendet werden.

Für die Auswahl solltest du prüfen:

• Handelt es sich um Aufwand, Ertrag, Vermögen, Schuld oder eine Zahlung?
• Welcher Kontenrahmen und Kontenplan werden verwendet?
• Ist der Vorgang umsatzsteuerpflichtig oder steuerfrei?
• Welcher Steuerschlüssel passt zum Geschäftsvorfall?
• Muss eine Kostenstelle, ein Projekt oder ein anderer Auswertungsbereich angegeben werden?

Die genaue Kontonummer hängt vom verwendeten Kontenrahmen ab. Verwende deshalb nicht einfach eine Kontonummer aus einem fremden Beispiel, sondern prüfe immer die Kontenbezeichnung und Kontenfunktion in deiner Buchhaltungssoftware.

Buchungssatz bilden

Ein Buchungssatz beschreibt, welches Konto mit welchem Betrag im Soll und welches Gegenkonto im Haben gebucht wird. Die Grundform lautet: Sollkonto an Habenkonto.

Bei einem einfachen Geschäftsvorfall kann der Buchungssatz aus zwei Konten bestehen. Wenn Umsatzsteuer oder Vorsteuer getrennt erfasst wird, kann ein Buchungssatz auch mehrere Konten enthalten.

Beispiel für die Struktur:

Aufwandskonto und Vorsteuerkonto an Verbindlichkeiten

Der Buchungssatz sollte mit dem Beleg übereinstimmen. Betrag, Belegdatum, Belegnummer, Geschäftspartner und steuerliche Behandlung müssen zusammenpassen und später nachvollziehbar bleiben.

Ein Kontierungsstempel ist ein Formular oder Aufdruck auf einem Papierbeleg, in dem die für die Buchung relevanten Angaben eingetragen werden. Er ersetzt nicht die fachliche Prüfung, sondern macht die Kontierungsentscheidung auf dem Beleg sichtbar.

Bei elektronischen Belegen wird dieselbe Funktion häufig durch strukturierte Buchungsdaten, einen digitalen Kontierungsvermerk oder eine elektronische Verknüpfung mit dem Buchungssatz erfüllt.

Aufbau und Felder

Der Aufbau eines Kontierungsstempels ist nicht einheitlich vorgeschrieben, sollte aber alle Angaben enthalten, die für eine eindeutige und nachvollziehbare Buchung benötigt werden. Häufige Felder sind:

Welche Felder du tatsächlich brauchst, hängt von deinem Buchungsverfahren und den Anforderungen deiner Buchhaltungssoftware ab. Bei einem digitalen Beleg können die Angaben außerhalb des sichtbaren Dokuments gespeichert werden, wenn die Verbindung zwischen Beleg und Buchung nachvollziehbar bleibt.

Kontierungsstempel in der Praxis

In der Praxis wird der Kontierungsstempel nach der Belegprüfung auf dem Papierbeleg ausgefüllt und der Beleg anschließend zur Erfassung oder Zahlung weitergeleitet. Bei digitalen Belegen werden die Angaben häufig direkt in einem Freigabe- oder Buchhaltungsworkflow erfasst.

Ein sauber ausgefüllter Kontierungsstempel sollte lesbar, vollständig und eindeutig sein. Änderungen an einer bereits erfassten Buchung sollten nicht unauffindbar überschrieben werden, sondern nachvollziehbar korrigiert oder storniert werden.

Kontierung lässt sich am einfachsten anhand des Geld- und Leistungsflusses erklären: Bei einer Eingangsrechnung beziehst du eine Leistung, bei einer Ausgangsrechnung erbringst du eine Leistung.

Die folgenden Beispiele zeigen die Logik ohne feste Kontonummern. Die konkrete Kontonummer kann je nach Kontenrahmen, Kontenplan und Buchhaltungssoftware unterschiedlich sein.

Eingangsrechnung kontieren

Eine Eingangsrechnung wird grundsätzlich auf der Seite des Aufwands oder Vermögens und gegenüber dem Lieferanten beziehungsweise dem Zahlungsweg kontiert. Ob zusätzlich Vorsteuer erfasst wird, hängt von den Voraussetzungen des jeweiligen Geschäftsvorfalls ab.

Beispiel: Dein Unternehmen erhält eine Rechnung für eine geschäftlich genutzte Software. Die Rechnung ist noch nicht bezahlt und weist Umsatzsteuer aus.

Kontierungsentscheidung:

• Die Softwareleistung wird einem passenden Aufwandskonto zugeordnet.
• Die ausgewiesene Vorsteuer wird auf dem dafür vorgesehenen Vorsteuerkonto erfasst, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
• Der Bruttobetrag wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Rechnungssteller erfasst.

Buchungssatz als Muster:

Softwareaufwand

Vorsteuer

    an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Bei der späteren Zahlung wird die Verbindlichkeit gegen das Bankkonto ausgeglichen. Wenn die Rechnung sofort bezahlt wurde, kann anstelle des Verbindlichkeitskontos das Bank- oder Kassenkonto verwendet werden.

Wichtig: Die Kontierung einer privaten oder gemischt genutzten Ausgabe kann abweichen. Bei gemischter Nutzung muss der betriebliche Anteil sachgerecht ermittelt und dokumentiert werden.

Ausgangsrechnung kontieren

Eine Ausgangsrechnung wird grundsätzlich als Forderung gegenüber dem Kunden und als Erlös mit der passenden umsatzsteuerlichen Behandlung kontiert. Bei sofortiger Zahlung kann statt des Forderungskontos das Bank- oder Kassenkonto verwendet werden.

Beispiel: Du stellst deinem Kunden eine Rechnung für eine Beratungsleistung aus. Der Kunde bezahlt erst später.

Kontierungsentscheidung:

• Der Rechnungsbetrag wird als Forderung gegenüber dem Kunden erfasst.
• Der Nettobetrag wird dem passenden Erlöskonto zugeordnet.
• Die Umsatzsteuer wird auf dem entsprechenden Umsatzsteuerkonto erfasst, sofern sie anfällt.

Buchungssatz als Muster:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

    an Erlöse

    an Umsatzsteuer

Bei Zahlungseingang wird die Forderung gegen das Bankkonto ausgeglichen. Eine Gutschrift, ein Preisnachlass, eine Anzahlung oder eine besondere Leistung kann eine abweichende Kontierung erfordern.

Vorkontierung bedeutet, dass ein Beleg vor der eigentlichen Buchung mit den wesentlichen Buchungsinformationen versehen wird. Nachkontierung bedeutet, dass die Kontierung nachträglich ergänzt, geprüft oder korrigiert wird, wenn bei der ersten Bearbeitung noch Informationen gefehlt haben.

Bei einer Vorkontierung solltest du nur Angaben eintragen, die du sicher beurteilen kannst. Unklare Felder können für die Buchhaltung oder Steuerkanzlei markiert werden, statt ein möglicherweise falsches Konto festzulegen.

Bei einer Nachkontierung ist wichtig, dass der ursprüngliche Beleg und die Änderung nachvollziehbar bleiben. Eine bereits festgeschriebene Buchung sollte nicht einfach unsichtbar überschrieben werden.

Die häufigsten Kontierungsfehler entstehen durch unvollständige Belege, falsche Konten, übersehene Umsatzsteuer oder eine fehlende Trennung zwischen betrieblichen und privaten Vorgängen.

Vermeide insbesondere diese Fehler:

• Beleg nicht prüfen: Eine Rechnung wird gebucht, obwohl Leistung, Betrag oder Zahlungspartner nicht plausibel sind.
• Privatausgabe als Betriebsausgabe erfassen: Eine private Ausgabe wird vollständig dem Unternehmen zugeordnet.
• Falsches Aufwandskonto wählen: Ähnliche Ausgaben werden ohne Prüfung auf demselben Konto gebucht.
• Umsatzsteuer übersehen: Umsatzsteuer oder Vorsteuer wird trotz eines relevanten Ausweises nicht richtig berücksichtigt.
• Falschen Steuerschlüssel verwenden: Ein Steuerschlüssel passt nicht zur Leistung, zum Leistungsempfänger oder zum Geschäftsort.
• Soll und Haben vertauschen: Der Buchungssatz bildet den wirtschaftlichen Vorgang nicht richtig ab.
• Forderungen und Zahlungen vermischen: Eine offene Ausgangsrechnung wird direkt als Bankzahlung erfasst, obwohl der Kunde noch nicht bezahlt hat.
• Belegnummer vergessen: Der Beleg ist später nur schwer auffindbar.
• Kontonummer blind übernehmen: Ein Konto aus einem anderen Kontenrahmen oder Wirtschaftsjahr wird ungeprüft verwendet.
• Korrekturen nicht dokumentieren: Änderungen an Buchungen sind später nicht mehr verständlich.

Kontierungs-Checkliste:

• Ist der Beleg vollständig und lesbar?
• Gehört der Geschäftsvorfall zum Unternehmen?
• Was wurde geliefert, geleistet, gekauft oder verkauft?
• Welche Konten bilden den Vorgang wirtschaftlich richtig ab?
• Muss Umsatzsteuer oder Vorsteuer berücksichtigt werden?
• Ist der passende Steuerschlüssel ausgewählt?
• Stimmen Betrag, Datum und Belegnummer?
• Ist der Buchungssatz nachvollziehbar?
• Sind Kostenstelle, Projekt oder andere Auswertungsdaten erforderlich?
• Kann eine dritte Person die Kontierung später verstehen?