Stornorechnung: Pflichtangaben, Muster und korrekt erstellen

Eine Stornorechnung ist eine Rechnung, die eine zuvor ausgestellte Rechnung vollständig aufhebt. Dazu weist sie dieselben Positionen wie die Originalrechnung aus, allerdings mit negativem Vorzeichen.

Der Zweck ist, eine fehlerhafte oder gegenstandslose Rechnung sauber aus der Buchhaltung zu nehmen. Weil eine einmal ausgestellte Rechnung nicht einfach gelöscht werden darf, ist die Stornorechnung der korrekte Weg.

Nach dem Storno kann bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung folgen. So bleibt der gesamte Vorgang nachvollziehbar dokumentiert.

Die Begriffe Stornorechnung, Korrekturrechnung und Rechnungskorrektur werden oft durcheinander verwendet. „Rechnungskorrektur“ ist dabei der Oberbegriff für jede Berichtigung einer Rechnung.

Es gibt zwei Wege der Korrektur. Bei kleineren Fehlern genügt ein Berichtigungsdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die falsche Angabe richtigstellt.

Bei größeren Fehlern ist die Stornorechnung der sichere Weg. Sie hebt die gesamte Rechnung auf, sodass anschließend eine vollständig neue Rechnung ausgestellt werden kann.

Eine Stornorechnung ist immer dann sinnvoll, wenn eine Rechnung inhaltlich falsch ist oder gegenstandslos wird. In diesen Fällen reicht eine bloße Korrektur einzelner Angaben oft nicht aus.

Die folgenden Abschnitte zeigen die typischen Anlässe.

Fehlerhafte Originalrechnung

Eine fehlerhafte Originalrechnung ist der häufigste Grund für eine Stornorechnung. Das betrifft zum Beispiel einen falschen Rechnungsbetrag, einen falschen Steuersatz oder einen falschen Empfänger.

Da eine ausgewiesene Umsatzsteuer vom Aussteller geschuldet wird, ist eine saubere Korrektur wichtig. Mit der Stornorechnung wird die falsche Rechnung aufgehoben und anschließend korrekt neu gestellt.

Nachträgliche Änderung von Leistung oder Preis

Auch eine nachträgliche Änderung von Leistung oder Preis kann eine Stornorechnung erfordern. Wird zum Beispiel der Leistungsumfang reduziert oder ein Rabatt vereinbart, stimmt die ursprüngliche Rechnung nicht mehr.

In diesem Fall wird die alte Rechnung storniert und eine neue mit den korrekten Werten ausgestellt. So bleibt die Umsatzsteuer korrekt und der Vorgang nachvollziehbar.

Stornierung eines Auftrags

Wird ein Auftrag ganz storniert, muss auch die zugehörige Rechnung aufgehoben werden. Die Stornorechnung dokumentiert, dass die ursprüngliche Forderung entfällt.

Das ist zum Beispiel bei einer Rückabwicklung oder einem Widerruf der Fall. Ohne Stornorechnung stünde in der Buchhaltung weiterhin eine offene Forderung.

Eine Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung. Hinzu kommen einige Besonderheiten, die eine Stornorechnung ausmachen.

Die folgenden Angaben dürfen nicht fehlen.

Bezug zur Originalrechnung (Nummer und Datum)

Die Stornorechnung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Dazu nennst du die Rechnungsnummer und das Datum der stornierten Originalrechnung.

Nur mit diesem Bezug ist klar, welche Rechnung aufgehoben wird. Das ist sowohl für die Buchhaltung als auch für das Finanzamt wichtig.

Eigene Rechnungsnummer

Die Stornorechnung ist ein eigenes Dokument und braucht deshalb eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer. Sie übernimmt nicht die Nummer der Originalrechnung.

So bleibt die lückenlose Nummerierung deiner Rechnungen erhalten. Die Stornorechnung reiht sich als normales Dokument in deine Rechnungsfolge ein.

Negativer Rechnungs- und Steuerbetrag

Auf der Stornorechnung werden der Netto-, der Steuer- und der Bruttobetrag mit negativem Vorzeichen ausgewiesen. Dadurch gleicht die Stornorechnung die Beträge der Originalrechnung genau aus.

Auch die Umsatzsteuer wird negativ ausgewiesen. So wird die zunächst geschuldete Steuer wieder korrigiert.

Eine Korrektur über eine Stornorechnung läuft in zwei Schritten ab. Zuerst hebst du die alte Rechnung auf, danach stellst du die neue, korrekte Rechnung aus.

So gehst du vor:

• Erstelle eine Stornorechnung mit Bezug zur Originalrechnung.
• Weise alle Beträge mit negativem Vorzeichen aus.
• Vergib eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Erstelle anschließend die neue Rechnung mit den korrekten Angaben.
• Verbuche Storno und neue Rechnung nachvollziehbar in der Buchhaltung.

Stornorechnung ausstellen

Im ersten Schritt stellst du die Stornorechnung aus. Sie übernimmt die Positionen der Originalrechnung mit negativem Vorzeichen und verweist auf deren Nummer und Datum.

Kennzeichne das Dokument klar als „Stornorechnung“. So ist auf einen Blick erkennbar, dass es sich um eine Aufhebung und nicht um eine neue Forderung handelt.

Neue korrekte Rechnung erstellen

Im zweiten Schritt erstellst du die neue Rechnung mit den korrekten Angaben. Sie erhält ebenfalls eine eigene Rechnungsnummer und enthält alle Pflichtangaben.

Damit ist der Vorgang abgeschlossen: Die alte Rechnung ist aufgehoben, die neue Rechnung ist korrekt. Der Kunde zahlt dann auf Basis der neuen Rechnung.

Eine Stornorechnung solltest du nicht als „Gutschrift“ bezeichnen. Der Begriff Gutschrift ist doppeldeutig und kann zu steuerlichen Problemen führen.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede.

Der Kern des Problems: Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger selbst ausstellt. Bezeichnest du eine Stornorechnung fälschlich als Gutschrift, kann das zu Verwechslungen und im schlimmsten Fall zu einem unberechtigten Steuerausweis führen. Nenne das Dokument deshalb eindeutig „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“.

Eine Stornorechnung erstellst du am einfachsten mit einer Vorlage, die alle nötigen Felder enthält. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht, entscheidend ist die Vollständigkeit der Angaben.

Eine gute Vorlage enthält folgende Felder:

• Bezeichnung als „Stornorechnung“.
• Eigene, fortlaufende Rechnungsnummer und Datum.
• Bezug zur Originalrechnung mit deren Nummer und Datum.
• Vollständige Angaben zu Aussteller und Empfänger.
• Positionen der Originalrechnung mit negativem Vorzeichen.
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag jeweils negativ.

Viele Rechnungsprogramme erstellen die Stornorechnung automatisch aus der Originalrechnung. Damit sind der Bezug und die negativen Beträge korrekt gesetzt, ohne dass du sie manuell eintragen musst.