Kreditoren und Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Ein Kreditor ist ein Gläubiger, gegenüber dem dein Unternehmen eine Verbindlichkeit hat. Im Geschäftsalltag ist ein Kreditor meistens ein Lieferant, der eine Ware oder Dienstleistung geliefert hat und dafür noch bezahlt werden muss.

Der Begriff kommt daher, dass der Kreditor deinem Unternehmen einen Zahlungsaufschub „kreditiert“. Dein Unternehmen erhält die Lieferung oder Leistung bereits, bezahlt die Rechnung aber erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Kreditoren Bedeutung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung bezeichnet ein Kreditor den Geschäftspartner, bei dem eine offene Eingangsrechnung oder eine andere Verbindlichkeit besteht. Für jeden regelmäßig genutzten Lieferanten kann ein eigenes Kreditorenkonto beziehungsweise Personenkonto eingerichtet werden.

Auf dem Kreditorenkonto werden zum Beispiel erfasst:

• Rechnungen des Lieferanten,
• Gutschriften oder Rechnungskorrekturen,
• geleistete Anzahlungen,
• Zahlungen an den Lieferanten,
• Skonti und sonstige Zahlungsdifferenzen.

So lässt sich nachvollziehen, welche Beträge dein Unternehmen einem bestimmten Lieferanten noch schuldet. Ein Kreditor kann auch dann im System angelegt sein, wenn aktuell keine Rechnung offen ist.

Beispiele für Kreditoren

Typische Kreditoren sind alle Geschäftspartner, von denen dein Unternehmen Waren oder Leistungen bezieht und deren Rechnungen es bezahlt. Beispiele sind:

• Großhändler und Produzenten,
• Vermieterin oder Vermieter von Geschäftsräumen,
• Anbieter für Software und IT-Dienstleistungen,
• Telekommunikationsunternehmen,
• Speditionen und Versanddienstleister,
• Werbeagenturen,
• Unternehmensberaterinnen und Unternehmensberater,
• Energieversorger,
• Versicherungen,
• Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien.

Auch das Finanzamt, Sozialversicherungsträger oder Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können Forderungen gegen ein Unternehmen haben. Solche Verbindlichkeiten werden je nach Sachverhalt häufig auf speziellen Konten und nicht wie eine typische Lieferantenrechnung behandelt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Bereich der Buchhaltung, der sich mit Eingangsrechnungen, Lieferantenverbindlichkeiten und Zahlungen an Kreditoren befasst. Sie bildet damit den Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung und Ablage des Belegs ab.

Ein typischer Ablauf sieht so aus:

• Eine Eingangsrechnung geht im Unternehmen ein.
• Die Rechnung wird formal und sachlich geprüft.
• Der Beleg wird kontiert und im Buchhaltungssystem erfasst.
• Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben.
• Die Zahlung wird ausgelöst und der offene Posten ausgeglichen.
• Rechnung, Buchung und Zahlungsnachweis werden nachvollziehbar abgelegt.

Die Kreditorenbuchhaltung kann analog mit Papierbelegen, digital mit einem Dokumentenmanagementsystem oder kombiniert organisiert werden. Entscheidend ist, dass die Verbindung zwischen Rechnung, Buchung und Zahlung nachvollziehbar bleibt.

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt alle Arbeitsschritte, die mit der Prüfung, Erfassung, Überwachung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen zusammenhängen. Sie unterstützt damit eine vollständige Buchführung und eine verlässliche Liquiditätsplanung.

Rechnungsprüfung und Kontierung

Bei der Rechnungsprüfung kontrolliert die Kreditorenbuchhaltung, ob der Beleg formal plausibel und die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich dem Unternehmen zuzuordnen ist. Bei der Kontierung wird die Rechnung den passenden Aufwands-, Bestands-, Verbindlichkeits- und gegebenenfalls Vorsteuerkonten zugeordnet.

Prüfe bei einer Eingangsrechnung insbesondere:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers,
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer,
• Leistungszeitraum,
• Beschreibung und Umfang der Lieferung oder Leistung,
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag,
• Umsatzsteuerangaben,
• Zahlungsziel und Bankverbindung,
• Übereinstimmung mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein,
• sachliche Freigabe durch die zuständige Person.

Nicht jede Rechnung wird nach denselben Kriterien kontiert. Eine Rechnung für Büromaterial wird anders behandelt als eine Rechnung für Waren, eine Maschine, eine Softwarelizenz oder eine private Ausgabe.

Offene-Posten-Verwaltung

Die Offene-Posten-Verwaltung zeigt, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind und welche Beträge dein Unternehmen einem Kreditor schuldet. Zu jedem offenen Posten sollten mindestens Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag und Zahlungsstatus nachvollziehbar sein.

Eine offene-Posten-Liste hilft dir dabei:

• fällige Rechnungen zu erkennen,
• Skontofristen zu nutzen,
• doppelte Rechnungen aufzudecken,
• Lieferantenkonten abzustimmen,
• Zahlungen richtig zuzuordnen,
• Verbindlichkeiten zum Jahresabschluss zu prüfen.

Ein Kreditorenkonto kann neben offenen auch bereits ausgeglichene Posten enthalten. Dadurch bleibt die Zahlungshistorie des Geschäftspartners nachvollziehbar.

Zahlungsabwicklung und Fristen

Die Kreditorenbuchhaltung bereitet Zahlungen vor, überwacht Zahlungsfristen und gleicht bezahlte Rechnungen mit den entsprechenden offenen Posten ab. Dabei müssen Zahlungsziel, Skontofrist, Zahlungsfreigabe und Liquidität des Unternehmens zusammen betrachtet werden.

Vor einer Zahlung solltest du prüfen:

• Ist die Rechnung sachlich und rechnerisch freigegeben?
• Wurde sie noch nicht bezahlt?
• Stimmen Rechnungssteller und Bankverbindung mit den Stammdaten überein?
• Ist die Zahlung fällig oder kann Skonto genutzt werden?
• Sind Skonto, Gutschriften oder Anzahlungen berücksichtigt?
• Ist die Zahlung im Vier-Augen-Prinzip freigegeben, wenn dein Unternehmen das verlangt?

Nach der Zahlung wird der offene Posten ausgeglichen. Eine ungeklärte Differenz sollte nicht einfach auf einem beliebigen Konto verschwinden, sondern geprüft und dokumentiert werden.

Kreditoren und Debitoren beschreiben zwei entgegengesetzte Rollen in der Buchhaltung. Ein Kreditor hat eine Forderung gegen dein Unternehmen, während ein Debitor deinem Unternehmen Geld schuldet.

Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung verarbeitet Eingangsrechnungen und Zahlungen an Lieferanten. Die Debitorenbuchhaltung verarbeitet Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge von Kundinnen und Kunden.

Die Rollen hängen von der Perspektive ab. Dein Unternehmen kann für einen Lieferanten Kreditor sein, während dieser Lieferant gegenüber seinen eigenen Lieferanten wiederum Debitor sein kann.

Verbindlichkeiten vs. Forderungen

Eine Verbindlichkeit ist eine Verpflichtung deines Unternehmens, einen Geldbetrag an einen anderen Geschäftspartner zu zahlen. Eine Forderung ist dagegen ein Anspruch deines Unternehmens auf Zahlung durch eine andere Person oder ein anderes Unternehmen.

Beispiel: Du kaufst Büromaterial auf Rechnung. Der Lieferant ist dein Kreditor, und der Rechnungsbetrag ist eine Verbindlichkeit. Verkaufst du anschließend eine Dienstleistung auf Rechnung, ist deine Kundin oder dein Kunde dein Debitor, und der Rechnungsbetrag ist eine Forderung.

Verbindlichkeiten und Forderungen dürfen nicht ohne gesetzliche Grundlage miteinander verrechnet werden. Sie müssen grundsätzlich vollständig und getrennt erfasst werden.

Die Kreditorenbuchhaltung wird häufig im Nebenbuch geführt. Dort werden die einzelnen Lieferanten und ihre offenen Rechnungen auf Personenkonten verwaltet, während das Hauptbuch die zusammengefassten Werte, zum Beispiel die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, ausweist.

So arbeiten Hauptbuch und Nebenbuch zusammen:

• Im Kreditoren-Nebenbuch steht, welche Rechnung zu welchem Lieferanten gehört.
• Im Hauptbuch wird der zusammengefasste Bestand der Verbindlichkeiten erfasst.
• Ein Kreditoren-Sammelkonto verbindet die Einzelposten aus dem Nebenbuch mit dem Hauptbuch.
• Die Summe der Kreditorensalden muss mit dem entsprechenden Sammelkonto übereinstimmen.

Beispiel: Dein Unternehmen hat drei offene Lieferantenrechnungen über 1.190 Euro, 595 Euro und 238 Euro. Im Nebenbuch sind die Beträge den einzelnen Kreditoren zugeordnet. Im Hauptbuch wird der zusammengefasste Betrag von 2.023 Euro als Verbindlichkeit ausgewiesen.

Das Nebenbuch ermöglicht eine detaillierte Offene-Posten-Verwaltung, ohne das Hauptbuch mit jedem einzelnen Lieferantennamen zu überladen. Die genaue technische Umsetzung hängt von der Buchhaltungssoftware und dem verwendeten Kontenrahmen ab.

In der Praxis besteht die Kreditorenbuchhaltung nicht nur aus dem Buchen von Rechnungen. Stammdaten, Freigabeprozesse, Zahlungsbedingungen und eine saubere Dokumentation entscheiden gemeinsam darüber, ob die Buchhaltung zuverlässig funktioniert.

Kreditorenstammdaten pflegen

Kreditorenstammdaten enthalten die Informationen, die dein Unternehmen für Rechnungsprüfung, Buchung und Zahlung eines Lieferanten benötigt. Dazu gehören je nach System unter anderem Name, Anschrift, Steuerdaten, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und zuständige Ansprechpartner.

Achte bei der Stammdatenpflege auf:

• eindeutige Lieferantennamen,
• korrekte Anschrift,
• passende Kreditorennummer,
• gültige Steuer- und Zahlungsdaten,
• geprüfte Bankverbindung,
• vereinbarte Zahlungsbedingungen,
• hinterlegte Standardkontierung nur nach fachlicher Prüfung,
• Sperrung doppelter oder nicht mehr verwendeter Stammsätze.

Änderungen an Bankverbindungen oder steuerlich relevanten Daten sollten nachvollziehbar dokumentiert und nach einem festgelegten Verfahren freigegeben werden. Ein gut gepflegter Stammsatz verhindert nicht jede Fehlerquelle, reduziert aber unnötige Rückfragen und Fehlbuchungen.

Buchungsbeispiele

Die folgenden Buchungsbeispiele zeigen die Logik der Kreditorenbuchhaltung. Die konkreten Kontonummern unterscheiden sich je nach Kontenrahmen und Kontenplan.

Beispiel 1: Eingangsrechnung auf Ziel

Dein Unternehmen erhält eine Rechnung über 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer. Die Rechnung über insgesamt 1.190 Euro ist noch nicht bezahlt.

Aufwandskonto                         1.000 Euro

Vorsteuerkonto                          190 Euro

    an Kreditoren-Verbindlichkeit              1.190 Euro

Die Eingangsrechnung erhöht den Aufwand beziehungsweise den Bestand und gleichzeitig die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Die Vorsteuer wird nur erfasst, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Beispiel 2: Zahlung der Eingangsrechnung

Du überweist die 1.190 Euro später vom Geschäftskonto an den Lieferanten.

Kreditoren-Verbindlichkeit            1.190 Euro

    an Bank                                   1.190 Euro

Durch die Zahlung wird die Verbindlichkeit ausgeglichen. Im Kreditoren-Nebenbuch sollte die Rechnung danach als bezahlt erscheinen.

Beispiel 3: Eingangsrechnung mit Skonto

Der Lieferant gewährt bei Zahlung innerhalb der Skontofrist einen Preisnachlass. Dann muss die Zahlung zusammen mit dem Skonto und der darauf entfallenden Umsatzsteuerkorrektur gebucht werden.

Kreditoren-Verbindlichkeit            Bruttobetrag

    an Bank                           Zahlungsbetrag

    an Skonto-/Aufwandskorrektur      Nettoskonto

    an Vorsteuerkorrektur              Steueranteil

Die genaue Buchung hängt vom Steuerschlüssel, der Art des Skontos und dem verwendeten Kontenrahmen ab. Verwende deshalb die in deiner Buchhaltungssoftware hinterlegte Buchungslogik.

Beispiel 4: Kreditorengutschrift

Ein Lieferant stellt eine Gutschrift aus, weil Ware zurückgesendet wurde oder der Rechnungsbetrag korrigiert wird. Die Gutschrift vermindert die ursprüngliche Verbindlichkeit beziehungsweise führt zu einem Erstattungsanspruch, wenn bereits bezahlt wurde.

Auch bei Gutschriften müssen Bezug zur ursprünglichen Rechnung, Betrag, Umsatzsteuer und Ausgleich im Kreditorenkonto nachvollziehbar bleiben.