Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: § 4 Abs. 5 EStG einfach erklärt

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind Kosten, die zwar betrieblich veranlasst sind, den steuerlichen Gewinn aber nicht mindern dürfen. Sie werden in der Buchhaltung ganz normal als Aufwand erfasst, bei der Gewinnermittlung aber wieder hinzugerechnet.

Der Gesetzgeber will damit vor allem Ausgaben begrenzen, die nah an der privaten Lebensführung liegen oder Repräsentationscharakter haben. Auch Kosten mit Strafcharakter sollen sich steuerlich nicht auswirken.

Man unterscheidet zwei Gruppen: vollständig nicht abzugsfähige Ausgaben und nur teilweise abzugsfähige Ausgaben wie die Bewirtung.

Die zentrale Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 EStG. Dort ist abschließend aufgezählt, welche betrieblich veranlassten Aufwendungen den Gewinn nicht mindern dürfen.

Ergänzend verlangt § 4 Abs. 7 EStG, dass du diese Ausgaben einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnest. Nur dann bleibt der abziehbare Teil überhaupt erhalten.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Fälle aus dem Katalog im Überblick.

Die praktisch wichtigsten Fälle sind Geschenke, Bewirtungskosten, Repräsentationsaufwendungen und Bußgelder. Sie kommen in fast jedem Betrieb vor und werden bei Prüfungen besonders genau angesehen.

Die folgenden Abschnitte erklären die einzelnen Fälle und ihre Besonderheiten.

Geschenke an Geschäftspartner (Nr. 1)

Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn sie pro Person und Jahr die Freigrenze von 50 € nicht übersteigen. Diese Grenze gilt seit 2024 und ersetzt die frühere Grenze von 35 €.

Wird die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, ist das gesamte Geschenk nicht abziehbar – nicht nur der übersteigende Betrag. Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt der Nettowert, ansonsten der Bruttowert.

Ausgenommen sind Streuartikel und Warenproben. Auch Geschenke an eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter diese Regelung.

Bewirtungskosten – 70 %-Regelung (Nr. 2)

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar, die restlichen 30 % mindern den Gewinn nicht. Voraussetzung ist, dass die Kosten angemessen sind und ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg vorliegt.

Wichtig ist die Trennung von Ertrag- und Umsatzsteuer: Die 70/30-Regel betrifft nur den Betriebsausgabenabzug. Die Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung ist dagegen zu 100 % abziehbar.

Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeitende, etwa bei einer Betriebsfeier, gilt die Kürzung nicht. Solche Kosten sind grundsätzlich voll abziehbar.

Gästehäuser und Repräsentationsaufwendungen (Nr. 3 und 4)

Aufwendungen für Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts sowie für Jagd, Fischerei und Yachten sind nicht abziehbar. Der Gesetzgeber sieht darin typische Repräsentations- und Lebensführungskosten.

Das Abzugsverbot gilt auch für alle mit diesen Zwecken zusammenhängenden Kosten, etwa Bewirtung an Bord einer Yacht. Entscheidend ist der Repräsentationscharakter, nicht die betriebliche Begründung im Einzelfall.

Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder (Nr. 8)

Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder von Gerichten oder Behörden sind vollständig nicht abziehbar. Dazu zählen zum Beispiel Bußgelder wegen Ordnungswidrigkeiten oder Verwarnungsgelder im Straßenverkehr.

Der Grund ist der Strafcharakter dieser Zahlungen. Sie sollen den Betrieb belasten und dürfen nicht durch einen Steuervorteil abgemildert werden.

Einige Betriebsausgaben sind nicht vollständig, aber teilweise abziehbar. Die wichtigsten Fälle sind die Bewirtung und Geschenke bis zur Freigrenze.

Bei diesen Ausgaben kommt es besonders auf die richtige Aufteilung und Buchung an.

Bewirtung: 70 % abzugsfähig, 30 % nicht

Von den angemessenen Bewirtungskosten kannst du 70 % als Betriebsausgabe abziehen, 30 % sind nicht abziehbar. Diese Aufteilung nimmst du direkt bei der Buchung vor.

Ein Beispiel: Ein Geschäftsessen kostet 100 € netto zuzüglich 19 € Umsatzsteuer. Abziehbar sind 70 € als Betriebsausgabe, 30 € bleiben unberücksichtigt – die 19 € Vorsteuer holst du dir aber vollständig zurück.

Geschenke bis 50 Euro (Freigrenze)

Geschenke an Geschäftspartner sind bis zur Freigrenze von 50 € pro Person und Jahr voll abziehbar. Bleibst du darunter, kannst du die Kosten vollständig als Betriebsausgabe ansetzen.

Überschreitest du die Grenze, entfällt der Abzug komplett. Dann ist auch der Vorsteuerabzug aus dem Geschenk ausgeschlossen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben buchst du auf gesonderten Konten, damit sie klar von den abziehbaren Kosten getrennt sind. Nur so lassen sie sich bei der Gewinnermittlung korrekt wieder hinzurechnen.

Diese getrennte Aufzeichnung ist keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht nach § 4 Abs. 7 EStG.

Buchung auf gesonderten Konten

Für nicht abzugsfähige Ausgaben nutzt du eigene Konten in deinem Kontenrahmen. Bewirtungskosten teilst du zum Beispiel auf ein Konto für den abziehbaren und eines für den nicht abziehbaren Anteil auf.

• Abziehbare Bewirtungskosten (70 %) auf ein eigenes Konto buchen.
• Nicht abziehbare Bewirtungskosten (30 %) getrennt erfassen.
• Geschenke nach abziehbar und nicht abziehbar trennen.
• Bußgelder auf ein Konto für nicht abziehbare Aufwendungen buchen.

Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, kann das Finanzamt den Abzug komplett streichen – auch den eigentlich abziehbaren Teil.

Auswirkung auf die Steuererklärung

In der Steuererklärung mindern die nicht abzugsfähigen Anteile den Gewinn nicht. Sie werden dem Gewinn wieder hinzugerechnet, obwohl sie als Aufwand gebucht wurden.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung trägst du die nicht abziehbaren Beträge in den dafür vorgesehenen Zeilen der Anlage EÜR ein. Bei der Bilanzierung erfolgt die Korrektur außerbilanziell bei der Ermittlung des steuerlichen Gewinns.

Die meisten Fehler entstehen durch fehlende Belege und unsaubere Aufzeichnungen. Sie führen dazu, dass das Finanzamt den Abzug nachträglich kürzt oder ganz versagt.

Diese Punkte solltest du besonders beachten:

• Achte bei Geschenken genau auf die 50-€-Freigrenze pro Person und Jahr.
• Bewahre für jede Bewirtung einen vollständigen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern auf.
• Buche abziehbare und nicht abziehbare Anteile immer auf getrennten Konten.
• Ziehe bei Geschenken über 50 € keine Vorsteuer, denn sie ist dann ebenfalls ausgeschlossen.
• Behandle Bußgelder und Verwarnungsgelder nie als abziehbare Betriebsausgabe.