Proforma-Rechnung: Bedeutung, Einsatz beim Zoll und Pflichtangaben

Eine Proforma-Rechnung ist ein rechnungsähnliches Dokument, das den Wert einer Ware oder Leistung ausweist, ohne eine Zahlung zu verlangen. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung, hat aber einen anderen Zweck.

Sie dient vor allem der Information und der Zollabwicklung. Eine echte Abrechnung eines Verkaufs ist sie nicht.

Umsatzsteuerlich ist die Proforma-Rechnung ohne Bedeutung. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts und berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug.

Proforma-Rechnung Bedeutung („der Form halber")

Der Begriff „pro forma“ bedeutet wörtlich „der Form halber“ und erklärt die Funktion des Dokuments. Es wird ausgestellt, weil formal ein Beleg über den Warenwert nötig ist – nicht, weil ein Betrag zu zahlen wäre.

Deshalb erscheint eine Proforma-Rechnung immer dann, wenn ein Wertnachweis gebraucht wird, aber kein Kauf im eigentlichen Sinn stattfindet. Ein typisches Beispiel ist der Versand von Mustern.

Keine Zahlungsaufforderung

Eine Proforma-Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung. Der Empfänger muss den ausgewiesenen Betrag nicht bezahlen, denn es besteht kein Zahlungsanspruch.

Sie begründet auch keinen Kaufvertrag und ist nicht buchungsrelevant. Erst eine spätere Handelsrechnung führt gegebenenfalls zu einer echten Zahlungspflicht.

Eine Proforma-Rechnung wird immer dann erstellt, wenn ein Wertnachweis nötig ist, aber keine reguläre Rechnung passt. Das ist vor allem bei kostenlosen Sendungen, bei Vorauszahlungen und in der Zollabwicklung der Fall.

Die folgenden Abschnitte zeigen die häufigsten Anlässe.

Kostenlose Warensendungen und Muster

Bei kostenlosen Sendungen wie Warenmustern, Ersatzteilen oder Geschenken wird häufig eine Proforma-Rechnung genutzt. Der Empfänger zahlt nichts, trotzdem braucht die Sendung einen dokumentierten Warenwert.

Dieser Wert ist vor allem für den Zoll wichtig. Ohne Wertangabe könnte die Sendung an der Grenze nicht abgefertigt werden.

Vorauszahlungen und Vorkasse

Bei Vorkasse dient die Proforma-Rechnung als Grundlage für eine Vorauszahlung, bevor die endgültige Rechnung ausgestellt wird. Der Kunde sieht so, welcher Betrag und welche Leistung erwartet werden.

Nach Zahlungseingang und Lieferung folgt die reguläre Handelsrechnung. Erst diese ist umsatzsteuerlich relevant und berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Zollabwicklung bei internationalen Sendungen

Bei internationalen Sendungen in Drittländer ist die Proforma-Rechnung ein zentrales Zolldokument. Sie weist den Warenwert aus, wenn keine Handelsrechnung vorliegt.

Der Zoll nutzt den angegebenen Wert, um Zölle und Einfuhrabgaben zu bestimmen. Deshalb muss der Wert realistisch und nachvollziehbar sein.

Der entscheidende Unterschied ist, dass die Proforma-Rechnung keine Zahlung verlangt, die Handelsrechnung dagegen schon. Die Proforma-Rechnung ist vorläufig und informativ, die Handelsrechnung ist die endgültige Abrechnung eines Verkaufs.

Die folgende Tabelle stellt beide Dokumente gegenüber.

So erkennst du schnell: Sobald ein echter Zahlungsanspruch entsteht, brauchst du eine Handelsrechnung – die Proforma-Rechnung reicht dafür nicht.

Eine Proforma-Rechnung ist keine umsatzsteuerliche Rechnung, sollte aber trotzdem alle wichtigen Angaben enthalten. Für die Zollabfertigung sind vollständige und korrekte Angaben besonders wichtig.

Die folgenden Angaben gehören auf jede Proforma-Rechnung.

Absender und Empfänger

Absender und Empfänger müssen mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift genannt werden. So ist eindeutig, wer die Ware versendet und wer sie erhält.

Bei internationalen Sendungen sind zusätzlich Angaben wie Land und gegebenenfalls eine Zoll- oder Steuernummer sinnvoll. Sie erleichtern die Zuordnung bei der Abfertigung.

Warenbeschreibung, Menge und Wert

Die Ware muss genau beschrieben werden, ergänzt um Menge und Wert. Eine pauschale Bezeichnung reicht für den Zoll nicht aus.

• Genaue Warenbeschreibung, möglichst mit Warennummer.
• Menge und gegebenenfalls Gewicht.
• Einzelwert und Gesamtwert mit Währung.
• Ursprungsland der Ware.

Kennzeichnung als Proforma-Rechnung

Das Dokument muss eindeutig als „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet sein. So wird es klar von einer echten Handelsrechnung unterschieden.

Bei kostenlosen Sendungen ergänzt du einen Hinweis wie „Value for Customs Purposes only“. Damit ist für alle Beteiligten erkennbar, dass keine Zahlung verlangt wird.

Eine Proforma-Rechnung erstellst du am einfachsten mit einer Vorlage, die alle nötigen Felder enthält. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht, entscheidend ist die Vollständigkeit der Angaben.

So gehst du beim Erstellen vor:

• Kennzeichne das Dokument deutlich als „Proforma-Rechnung“.
• Trage Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift ein.
• Beschreibe die Ware genau, mit Menge, Gewicht und Wert.
• Ergänze Ursprungsland, Währung und den Grund der Sendung.
• Füge bei kostenlosen Sendungen den Hinweis „Warenwert nur zu Zollzwecken“ hinzu.
• Weise keine Umsatzsteuer als Rechnungsbetrag aus.

Viele Rechnungs- und Versandprogramme bieten fertige Vorlagen für Proforma-Rechnungen an. Damit stellst du sicher, dass keine wichtige Angabe fehlt.