Quittung: Pflichtangaben, Muster und richtig ausfüllen

Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung darüber, dass eine Zahlung empfangen wurde. Sie dient als Nachweis, dass ein bestimmter Betrag tatsächlich geflossen ist.

Rechtlich ist die Quittung ein Empfangsbekenntnis nach § 368 BGB. Wer eine Schuld begleicht, hat auf Verlangen einen Anspruch darauf, dass ihm der Empfänger eine Quittung ausstellt.

Besonders wichtig ist die Quittung bei Barzahlungen. Denn anders als bei einer Überweisung gibt es sonst keinen automatischen Zahlungsnachweis.

Eine Quittung füllst du richtig aus, indem du alle Angaben aufnimmst, die den Zahlungsvorgang eindeutig belegen. Zwar nennt § 368 BGB keine festen Pflichtangaben, für einen brauchbaren Nachweis sind aber bestimmte Angaben unverzichtbar.

Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Angaben auf keiner Quittung fehlen dürfen.

Zahlungsempfänger und Zahlender

Auf der Quittung müssen der Zahlungsempfänger und der Zahlende klar benannt sein. So ist eindeutig, wer das Geld erhalten und wer es gezahlt hat.

Nenne beide möglichst mit vollständigem Namen und Anschrift. Bei Unternehmen gehört auch die Firmenbezeichnung dazu.

Betrag, Datum und Verwendungszweck

Der gezahlte Betrag, das Datum und der Verwendungszweck sind das Herzstück jeder Quittung. Der Betrag sollte in Zahlen und zusätzlich in Worten angegeben werden, um Manipulationen zu verhindern.

• Betrag in Ziffern und in Worten.
• Datum und Ort der Zahlung.
• Verwendungszweck, also wofür gezahlt wurde.
• Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zusätzlich Steuersatz und Steuerbetrag.

Unterschrift des Empfängers

Die Unterschrift des Empfängers macht die Quittung erst gültig. Mit ihr bestätigt der Empfänger, dass er den genannten Betrag tatsächlich erhalten hat.

Ohne Unterschrift ist die Quittung als Nachweis kaum brauchbar. Bei digitalen Quittungen tritt an ihre Stelle eine elektronische Bestätigung.

Eine Quittung schreibst du in wenigen Schritten, egal ob handschriftlich, mit einem Vordruck oder digital. Wichtig ist nur, dass am Ende alle nötigen Angaben enthalten sind.

So gehst du vor:

• Kennzeichne das Dokument eindeutig als „Quittung“.
• Trage Zahlungsempfänger und Zahlenden mit Namen ein.
• Notiere den Betrag in Zahlen und in Worten.
• Ergänze Datum, Ort und den Verwendungszweck.
• Gib bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen den Steuersatz und den Steuerbetrag an.
• Lass die Quittung vom Empfänger unterschreiben.

Fertige am besten immer zwei Exemplare an. Eines behält der Zahlende als Nachweis, eines der Empfänger für die eigene Buchhaltung.

Bei Barzahlungen ist die Quittung besonders wichtig, weil sie den einzigen Zahlungsnachweis darstellt. Ohne Kontoauszug lässt sich sonst nur schwer belegen, dass gezahlt wurde.

Gerade Unternehmen sollten bei Bareinnahmen und Barausgaben immer eine Quittung ausstellen oder verlangen.

Wann ist eine Quittung Pflicht?

Eine Quittung ist immer dann Pflicht, wenn der Zahlende sie verlangt. Nach § 368 BGB hat er ein Recht auf ein Empfangsbekenntnis, sobald er die Zahlung leistet.

Ohne ein solches Verlangen besteht keine allgemeine Pflicht, unaufgefordert eine Quittung auszustellen. In der Praxis ist eine Quittung aber im eigenen Interesse, weil sie im Streitfall den Nachweis sichert.

Quittung bei Barzahlung als PDF-Vorlage

Für Barzahlungen kannst du eine fertige PDF-Vorlage nutzen und sie einfach ausfüllen. Solche Vorlagen enthalten bereits alle nötigen Felder und lassen sich am Computer oder ausgedruckt verwenden.

Der Vorteil: Du vergisst keine wichtige Angabe und die Quittung sieht einheitlich aus. Achte trotzdem darauf, dass Betrag, Datum und Unterschrift immer korrekt eingetragen sind.

Quittung, Rechnung und Kassenbon werden oft verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Die Quittung bestätigt eine Zahlung, die Rechnung fordert zur Zahlung auf und der Kassenbon belegt einen Barkauf.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede.

Unterschied zwischen Quittung und Rechnung

Der zentrale Unterschied liegt im Zeitpunkt und im Zweck. Die Rechnung wird vor der Zahlung ausgestellt und fordert zur Zahlung auf, die Quittung wird nach der Zahlung ausgestellt und bestätigt sie.

Beide können denselben Vorgang betreffen, ergänzen sich aber. Für den Vorsteuerabzug ist bei Beträgen über 250 € eine ordnungsgemäße Rechnung nötig, eine reine Quittung reicht dann nicht.

Gilt ein Kassenbon als Quittung?

Ein Kassenbon kann die Funktion einer Quittung übernehmen, wenn er die nötigen Angaben enthält. Bis 250 € brutto gilt er wie eine Quittung als Kleinbetragsrechnung.

Voraussetzung ist, dass Aussteller, Datum, Leistungsbeschreibung und die Steuerangaben aufgedruckt sind. Dann kannst du den Kassenbon genauso für Buchhaltung und Vorsteuerabzug nutzen.

Eine Quittung muss nicht auf Papier ausgestellt werden – auch eine digitale Quittung ist gültig. Sie enthält dieselben Angaben wie eine Papierquittung und lässt sich per E-Mail versenden oder speichern.

Digitale Quittungen sind praktisch, weil sie sich leicht archivieren und weiterleiten lassen.

Digitale Quittung erstellen

Eine digitale Quittung erstellst du mit einer Vorlage, einer App oder einem Rechnungsprogramm. Du füllst dieselben Felder aus wie bei einer Papierquittung und speicherst das Ergebnis als Datei.

Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Statt einer handschriftlichen Unterschrift genügt oft eine elektronische Bestätigung des Empfangs.

Quittung online ausfüllen und versenden

Viele Anbieter stellen Online-Formulare bereit, mit denen du eine Quittung direkt am Bildschirm ausfüllst. Anschließend kannst du sie als PDF herunterladen und per E-Mail versenden.

Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Format. Für die Buchhaltung solltest du jede digitale Quittung revisionssicher speichern.

Eine Quittungsvorlage hilft dir, schnell und vollständig eine Quittung auszustellen. Es gibt kostenlose Muster als PDF zum Ausdrucken und als Word-Datei zum Bearbeiten.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht. Entscheidend ist allein, dass die Vorlage alle nötigen Felder enthält:

• Überschrift „Quittung“.
• Zahlungsempfänger und Zahlender.
• Betrag in Zahlen und Worten.
• Datum, Ort und Verwendungszweck.
• Feld für Steuersatz und Steuerbetrag.
• Platz für die Unterschrift des Empfängers.