Rechnungsabgrenzung: ARAP und PRAP einfach erklärt

Die Rechnungsabgrenzung ist ein Instrument, um Ausgaben und Einnahmen periodengerecht dem richtigen Geschäftsjahr zuzuordnen. Sie stellt sicher, dass der Gewinn eines Jahres nur die Aufwendungen und Erträge enthält, die auch wirtschaftlich dazugehören.

Notwendig wird sie immer dann, wenn Zahlung und wirtschaftliche Zugehörigkeit zeitlich auseinanderfallen. Ein typischer Fall ist eine Zahlung im Dezember für eine Leistung des Folgejahres.

Man spricht auch von transitorischen Posten. Damit sind Beträge gemeint, die vor dem Stichtag gezahlt oder vereinnahmt wurden, aber erst nach dem Stichtag zu Aufwand oder Ertrag werden.

Die Rechtsgrundlage der Rechnungsabgrenzung ist § 250 HGB. Der Paragraf verpflichtet dazu, transitorische Posten zu bilden, damit der Erfolg periodengerecht ermittelt wird.

§ 250 Abs. 1 HGB regelt die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. § 250 Abs. 2 HGB regelt die passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Die Bildung ist grundsätzlich Pflicht, nicht freiwillig. Steuerlich gilt über § 5 Abs. 5 EStG eine entsprechende Regelung, sodass die Abgrenzung auch in der Steuerbilanz vorzunehmen ist.

Ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten entsteht, wenn du vor dem Abschlussstichtag eine Ausgabe hast, die erst im nächsten Jahr zu Aufwand wird. Du hast also im Voraus gezahlt, obwohl die Leistung erst später genutzt wird.

Der ARAP verhindert, dass dieser Aufwand schon im falschen Jahr den Gewinn mindert.

Wann wird ein ARAP gebildet?

Ein ARAP wird gebildet, wenn eine Ausgabe vor dem Stichtag Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellt. Entscheidend ist, dass die Zahlung wirtschaftlich in die nächste Periode gehört.

Merke dir die Richtung: erst zahlen, später Aufwand. Der bereits gezahlte Betrag wird am Stichtag aus dem Aufwand herausgenommen und als ARAP aktiviert.

Beispiel: Vorauszahlung von Versicherung oder Miete

Ein klassisches Beispiel ist eine Versicherungsprämie, die du im Dezember für das komplette Folgejahr zahlst. Angenommen, du zahlst am 15. Dezember 1.200 € für die Versicherung des nächsten Jahres.

Dieser Aufwand gehört wirtschaftlich vollständig ins Folgejahr. Am Stichtag bildest du deshalb einen ARAP über 1.200 €, damit der Aufwand erst im nächsten Jahr wirkt. Genauso funktioniert es bei einer im Voraus gezahlten Miete.

ARAP buchen und auflösen

Den ARAP buchst du am Abschlussstichtag, indem du den vorausgezahlten Betrag aus dem Aufwand in den Bilanzposten umbuchst. Im Folgejahr löst du ihn wieder auf.

• Bildung am Stichtag: ARAP an Versicherungsaufwand 1.200 €.
• Auflösung im Folgejahr: Versicherungsaufwand an ARAP 1.200 €.

Durch die Auflösung wird der Aufwand genau in dem Jahr wirksam, in dem die Leistung genutzt wird. So bleibt der Gewinn periodengerecht.

Ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten entsteht, wenn du vor dem Abschlussstichtag Geld erhältst, das erst im nächsten Jahr zu Ertrag wird. Du hast die Zahlung also im Voraus bekommen, die Gegenleistung erbringst du erst später.

Der PRAP verhindert, dass dieser Ertrag schon im falschen Jahr den Gewinn erhöht.

Wann wird ein PRAP gebildet?

Ein PRAP wird gebildet, wenn eine Einnahme vor dem Stichtag Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellt. Der erhaltene Betrag gehört wirtschaftlich in die nächste Periode.

Merke dir die Richtung: erst erhalten, später Ertrag. Der vereinnahmte Betrag wird am Stichtag aus dem Ertrag herausgenommen und als PRAP passiviert.

Beispiel: Im Voraus erhaltene Mieteinnahmen

Ein typisches Beispiel sind Mieteinnahmen, die du im Voraus erhältst. Angenommen, dir werden am 20. Dezember 3.000 € Miete für die Monate Januar bis März des Folgejahres überwiesen.

Dieser Ertrag gehört wirtschaftlich ins Folgejahr. Am Stichtag bildest du deshalb einen PRAP über 3.000 €, damit der Ertrag erst im nächsten Jahr wirkt.

PRAP buchen und auflösen

Den PRAP buchst du am Abschlussstichtag, indem du den vorab erhaltenen Betrag aus dem Ertrag in den Bilanzposten umbuchst. Im Folgejahr löst du ihn wieder auf.

• Bildung am Stichtag: Mietertrag an PRAP 3.000 €.
• Auflösung im Folgejahr: PRAP an Mietertrag 3.000 €.

Erst mit der Auflösung wird der Ertrag im richtigen Jahr wirksam. So erhöht die Vorauszahlung den Gewinn genau in der Periode, in die sie wirtschaftlich gehört.

Der Unterschied zwischen ARAP und PRAP liegt in der Zahlungsrichtung und der Bilanzseite. Beim ARAP zahlst du im Voraus, beim PRAP erhältst du im Voraus.

Die folgende Tabelle stellt beide gegenüber.

So erkennst du schnell, welchen Posten du brauchst: Zahlst du selbst im Voraus, ist es ein ARAP. Erhältst du im Voraus, ist es ein PRAP.

Rechnungsabgrenzungsposten erscheinen als eigene Posten in der Bilanz. Sie stehen zwischen den übrigen Vermögens- und Kapitalposten und sichern die periodengerechte Erfolgsermittlung.

Ihr Zweck ist es, Gewinn und Verlust dem richtigen Geschäftsjahr zuzuordnen.

Ausweis auf der Aktiv- und Passivseite

Der ARAP steht als eigener Posten auf der Aktivseite der Bilanz. Der PRAP steht als eigener Posten auf der Passivseite.

Damit sind beide klar getrennt und für Außenstehende nachvollziehbar. Die Bilanz zeigt so transparent, welche Beträge in eine spätere Periode verschoben wurden.

Periodengerechte Erfolgsermittlung

Der eigentliche Zweck der Rechnungsabgrenzung ist die periodengerechte Erfolgsermittlung. Aufwand und Ertrag sollen genau in dem Jahr erscheinen, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Ohne Abgrenzung würde eine Vorauszahlung den Gewinn im falschen Jahr verändern. Die Rechnungsabgrenzung stellt sicher, dass der Jahreserfolg die tatsächliche wirtschaftliche Lage abbildet.