Rechnungsprüfung: Ablauf, Pflichtangaben und Checkliste

Die Rechnungsprüfung ist die systematische Kontrolle einer Eingangsrechnung, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Sie prüft, ob die Rechnung formal korrekt ist, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde und ob die Beträge stimmen.

Ziel ist es, nur berechtigte und fehlerfreie Rechnungen zu bezahlen. So vermeidest du Doppelzahlungen, überhöhte Beträge und Probleme beim Vorsteuerabzug.

Die Rechnungsprüfung ist damit ein zentraler Teil einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Sie ist besonders wichtig, weil eine fehlerhafte Rechnung den Vorsteuerabzug gefährden kann.

Die Rechnungsprüfung läuft in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten ab. Erst wenn alle Prüfungen bestanden sind, wird die Rechnung freigegeben und bezahlt.

So gehst du vor:

• Formale Prüfung: Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
• Sachliche Prüfung: Wurde die Leistung wie vereinbart erbracht?
• Rechnerische Prüfung: Stimmen Beträge, Summen und Steuersätze?
• Rechnungsfreigabe: Ist alles korrekt, wird die Zahlung freigegeben.

Formale Prüfung (Pflichtangaben nach § 14 UStG)

Die formale Prüfung kontrolliert, ob die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Geprüft werden zum Beispiel die vollständigen Namen und Anschriften, die Steuernummer, das Rechnungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung zu beanstanden.

Sachliche Prüfung (Leistung und Lieferschein abgleichen)

Die sachliche Prüfung kontrolliert, ob die berechnete Leistung tatsächlich und wie vereinbart erbracht wurde. Dazu gleichst du die Rechnung mit Bestellung, Lieferschein und Wareneingang ab.

Stimmen Art, Menge und Preis mit der Bestellung überein? Wurde die Ware vollständig geliefert oder die Leistung vollständig erbracht? Nur wenn das passt, ist die Rechnung sachlich richtig.

Rechnerische Prüfung (Beträge, Summen, Steuersätze)

Die rechnerische Prüfung kontrolliert, ob alle Zahlen und Rechenoperationen korrekt sind. Dazu prüfst du Einzelpreise, Mengen, Zwischensummen, den Gesamtbetrag und die ausgewiesene Umsatzsteuer.

• Einzelpreis mal Menge ergibt den richtigen Positionswert.
• Die Summe der Positionen ergibt den Nettobetrag.
• Der angewandte Steuersatz (7 % oder 19 %) ist korrekt.
• Rabatte und Skonti sind richtig berücksichtigt.

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt und erfolgt erst, wenn alle Prüfungen bestanden sind. Mit der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung und zur Buchung freigegeben.

In Unternehmen erfolgt die Freigabe oft nach dem Vier-Augen-Prinzip. Eine zweite Person bestätigt die Prüfung, bevor die Zahlung ausgelöst wird.

Eine Eingangsrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit du die Vorsteuer abziehen darfst. Diese Angaben sind in § 14 UStG geregelt.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen.

Vollständige Angaben nach § 14 UStG

Eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG muss unter anderem die folgenden Angaben enthalten. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers.
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Folgen fehlender Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug

Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Die Rechnung gilt dann als nicht ordnungsgemäß, auch wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

In vielen Fällen lässt sich das Problem durch eine berichtigte Rechnung lösen, die teils rückwirkend wirkt. Deshalb solltest du eine fehlerhafte Rechnung nicht einfach bezahlen, sondern beim Aussteller eine Korrektur anfordern.

Eine Checkliste hilft dir, keine Prüfschritte zu übersehen. Sie fasst die wichtigsten Punkte aus formaler, sachlicher und rechnerischer Prüfung zusammen.

• Sind Aussteller und Empfänger vollständig mit Anschrift genannt?
• Enthält die Rechnung Steuernummer oder USt-IdNr des Ausstellers?
• Sind Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden?
• Sind Leistung, Menge und Leistungszeitpunkt korrekt beschrieben?
• Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein überein?
• Sind Einzelbeträge, Summen und Steuersätze rechnerisch richtig?
• Ist der ausgewiesene Steuerbetrag korrekt?
• Liegt eine Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip vor?

Viele Beanstandungen entstehen durch wiederkehrende Fehler. Wer sie kennt, erkennt sie bei der Prüfung schneller.

Die folgenden Fehler treten in der Praxis besonders oft auf.

Fehlende oder falsche Steuernummer

Ein häufiger Fehler ist eine fehlende oder falsche Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ohne diese Angabe ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.

Da die Steuernummer eine Pflichtangabe ist, gefährdet ihr Fehlen den Vorsteuerabzug. Prüfe deshalb, ob die Nummer vorhanden und korrekt ist.

Falscher Steuersatz oder Rechnungsbetrag

Ein weiterer typischer Fehler ist ein falscher Steuersatz oder ein falsch berechneter Rechnungsbetrag. Häufig wird der Regelsteuersatz von 19 % statt des ermäßigten Satzes von 7 % angewendet oder umgekehrt.

Auch Rechenfehler bei Zwischensummen oder beim Gesamtbetrag kommen vor. Solche Fehler fallen bei der rechnerischen Prüfung auf.

Abweichungen zwischen Rechnung und Lieferschein

Abweichungen zwischen Rechnung und Lieferschein sind ein klassischer Fall für die sachliche Prüfung. Berechnet wird zum Beispiel mehr, als tatsächlich geliefert wurde.

Solche Differenzen musst du klären, bevor du zahlst. Der Abgleich von Rechnung, Lieferschein und Bestellung deckt sie zuverlässig auf.

Die Rechnungsprüfung lässt sich mit digitalen Werkzeugen weitgehend automatisieren. Software erkennt die Rechnungsdaten, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und steuert die Freigabe über einen digitalen Workflow.

Besonders effizient ist der automatische Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Stimmen alle drei überein, kann die Rechnung ohne manuelle Kontrolle freigegeben werden.

Zusätzlich gewinnt die E-Rechnung an Bedeutung. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander elektronische Rechnungen empfangen können, was die automatische Prüfung erleichtert. Wichtig ist dabei eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung.