Erika Küspert
Veröffentlicht am: 22.10.2025
Aktualisiert am: 07.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
E-Rechnung Pflicht: Ab wann sie gilt, wer betroffen ist und was du jetzt tun musst
Ab 2025 führt Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ein. Damit sollen Rechnungsprozesse digitalisiert und die Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung gestärkt werden.
Hier erfährst du, ab wann die E-Rechnung Pflicht gilt, welche Formate zulässig sind und welche Ausnahmen vorgesehen sind.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 22.10.2025
Aktualisiert am: 07.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
- Ab 1. Januar 2026: Unternehmen dürfen bereits freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Gleichzeitig gelten Übergangsregelungen für Papier- oder PDF-Rechnungen
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro
- Ab 1. Januar 2028: alle Unternehmen, auch kleine Betriebe und Freiberufler*innen, müssen E-Rechnungen ausstellen können.
- Papier- und PDF-Rechnungen gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen.
- Zulässige Formate: XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931).
Was bedeutet die Pflicht zur E-Rechnung – und was umfasst sie?
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen, das automatisch maschinenlesbar ist.
Ziel ist eine vollständige Digitalisierung des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen (B2B).
Das umfasst die Pflicht:
- Nur Rechnungen im europäischen Standardformat EN 16931 sind gültig.
- PDF-Rechnungen per E-Mail gelten nicht mehr als elektronische Rechnung.
- E-Rechnungen müssen automatisch auswertbar sein (z. B. durch ERP- oder Buchhaltungssysteme).
- Nicht betroffen:
Private Rechnungen im B2C-Bereich – also an Verbraucher*innen.
Ab wann gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen?
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt ab dem 1. Januar 2025.
Das bedeutet:
Du musst technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und in dein Buchhaltungssystem zu importieren.
Tipp
Auch wenn du 2025 noch keine E-Rechnungen ausstellen musst, solltest du deine Buchhaltungssoftware frühzeitig auf die neuen Import- und Archivierungsfunktionen vorbereiten.
Wann wird das Ausstellen eigener E-Rechnungen verpflichtend?
Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen wird in mehreren Stufen eingeführt, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung zu geben:
Zeitraum | Pflicht zur E-Rechnungsausstellung | Betroffene Unternehmen |
ab 1.1.2025 | freiwillig (Übergangszeit) | alle Unternehmen |
ab 1.1.2026 | verpflichtend für Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € | größere Betriebe |
ab 1.1.2027 | verpflichtend für alle neu gegründeten Unternehmen | Neugründungen |
ab 1.1.2028 | verpflichtend für alle Unternehmer*innen (B2B) | auch Kleinunternehmer*innen |
Wichtig
E-Rechnungen sind nur im B2B-Bereich Pflicht, nicht bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
Welche Formate genügen den gesetzlichen Anforderungen?
Damit eine Rechnung als E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften gilt, muss sie bestimmte technische Standards erfüllen.
Erlaubt sind nur Formate, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
Zulässige Formate:
- XRechnung: XML-basiertes Format, entwickelt für deutsche Behörden und B2B-Transaktionen.
- ZUGFeRD 2.2 / 2.3: Hybridformat mit PDF/A-3 + XML-Datei (beide Datenarten enthalten).
Nicht zulässig ab 2025:
- PDF per E-Mail (reine PDF-Datei ohne XML-Daten).
- Papier- oder Word-Rechnungen.
Tipp
Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme (z. B. Lexoffice, sevDesk, FastBill, DATEV) unterstützen bereits beide Formate.
Für wen gelten Ausnahmen beziehungsweise Übergangsregelungen?
Nicht alle Unternehmer*innen sind sofort betroffen – es gelten Übergangsregelungen bis 2028.
Zeitraum | Regelung / Ausnahme |
2025–2026 | PDF-Rechnungen bleiben vorübergehend erlaubt, wenn Empfänger zustimmt. |
bis 2027 | Kleine Unternehmen mit geringer Umsatzsteuerpflicht dürfen weiterhin PDF senden. |
ab 2028 | Keine Ausnahme mehr – alle Rechnungen müssen E-Rechnungen sein. |
B2C-Geschäfte | Keine E-Rechnungspflicht – weiterhin Papier oder PDF erlaubt. |
Sonderfall Kleinunternehmer ( § 19 UStG ):
Auch sie müssen ab 2028 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen, obwohl sie keine Umsatzsteuer ausweise.
Welche Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht auf Unternehmen und Prozesse?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat weitreichende organisatorische und technische Konsequenzen – insbesondere für Buchhaltung, ERP-Systeme und Geschäftsprozesse.
Auswirkungen im Überblick:
- Digitalisierungsschub: Wegfall papierbasierter Prozesse.
- Automatisierte Buchführung: Belege können automatisch eingelesen und verbucht werden.
- Kostenersparnis: Weniger Druck-, Porto- und Archivierungskosten.
- Prüfungssicherheit: E-Rechnungen sind fälschungssicher und revisionskonform.
- Anpassungsbedarf: Software und Abläufe müssen aktualisiert werden.
Empfehlung:
Stelle frühzeitig sicher, dass deine Software E-Rechnungsformate (XRechnung/ZUGFeRD) unterstützt und prüfe deine Schnittstellen zu Steuerberater*in oder DATEV.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ja – ab 1. Januar 2028.
Auch Kleinunternehmer*innen nach § 19 UStG müssen dann E-Rechnungen ausstellen und empfangen können, auch wenn sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
Vorher dürfen sie noch PDF-Rechnungen nutzen, wenn der Empfänger zustimmt.
Nein.
Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen.
Private Rechnungen an Endkund*innen (B2C) dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnungen erstellt werden.
Du brauchst:
- Eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) unterstützt.
- Eine sichere E-Mail- oder Datenübertragung (z. B. Peppol-Netzwerk oder Cloud-Plattform).
- Archivierung nach GoBD – E-Rechnungen müssen 10 Jahre digital aufbewahrt werden.
- Kompatibilität mit ELSTER und Steuerberater-Systemen.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.