Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Mahngebühren: Höhe, rechtliche Grundlage und zulässige Berechnung
Wenn Kund*innen oder Geschäftspartner ihre Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, darfst du als Gläubiger Mahngebühren erheben, um den Verwaltungsaufwand zu decken. Doch wie hoch dürfen diese Kosten sein – und ab wann sind sie erlaubt?
Hier erfährst du, welche Regeln gelten, wie du Mahngebühren korrekt berechnest und wo die Grenzen liegen.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 17.11.2025
Aktualisiert am: 17.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- überfällige Forderung anzumahnen.
- Es gibt keine gesetzlich festgelegte Höhe, aber die Gebühr muss angemessen sein.
- Üblich sind 2 bis 5 Euro pro Mahnung, maximal der tatsächliche Aufwand.
- Mahngebühren dürfen erst nach Eintritt des Verzugs ( § 286 BGB ) verlangt werden.
- Zusätzlich können Verzugszinsen oder Inkassokosten entstehen.
Was sind Mahngebühren und wozu dienen sie?
Mahngebühren sind ein pauschaler Kostenersatz, den du verlangen darfst, wenn ein Schuldner seine Rechnung trotz Fälligkeit nicht bezahlt.
Sie sollen den Verwaltungsaufwand abdecken, der dir durch die Erstellung und den Versand einer Mahnung entsteht – etwa Porto, Papier oder Zeitaufwand.
Wichtig
Mahngebühren sind keine Strafe, sondern dienen ausschließlich der Kostenkompensation.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Mahngebühren?
Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus § 280 Abs. 1 und 2 in Verbindung mit § 286 BGB.
Danach hast du Anspruch auf Ersatz des Verzugsschadens, sobald der Schuldner mit der Zahlung in Verzug ist.
Verzug tritt ein:
- mit einer Mahnung nach Fälligkeit, oder
- automatisch 30 Tage nach Rechnungsdatum (bei Verbraucher*innen nur mit Hinweis auf der Rechnung).
Ab diesem Zeitpunkt darfst du Mahngebühren und Verzugszinsen erheben.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein – und wo liegt die Grenze?
Für Mahngebühren gibt es keine feste gesetzliche Obergrenze, aber sie müssen angemessen und nachvollziehbar sein.
Übliche Werte laut Rechtsprechung:
- 2 bis 5 Euro pro Mahnung gelten als angemessen (z. B. AG Bremen, Az. 9 C 0560/11).
- Überhöhte Gebühren (z. B. 10 € oder mehr) werden regelmäßig als unzulässig eingestuft.
- Nur der tatsächliche Aufwand darf berechnet werden – also Druck, Porto, Verwaltung.
Nicht zulässig:
- Pauschale „Verwaltungskosten“ über dem realen Aufwand,
- mehrfache Mahngebühren für denselben Verzugstag,
- Mahngebühren ohne vorherigen Zahlungsverzug.
Tipp
Vermeide überhöhte Mahngebühren – sie können von Gerichten gekürzt oder vollständig gestrichen werden.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Mahngebühren, Verzugszinsen und Inkassokosten?
Kostenart | Rechtsgrundlage | Zweck | Zeitpunkt der Entstehung |
Mahngebühren | Ersatz für Mahnaufwand | nach Eintritt des Verzugs | |
Verzugszinsen | Entschädigung für Zahlungsverzögerung | ab Verzugseintritt | |
Inkassokosten | Ersatz notwendiger Rechtsverfolgungskosten | nach erfolgloser Mahnung |
Beispiel
Nach 30 Tagen Zahlungsverzug:
→ 2. Mahnung mit 5 € Mahngebühr + Verzugszinsen (Basiszins + 5 % bzw. + 9 % bei B2B).
In welchen Fällen können Mahngebühren nicht verlangt werden?
Mahngebühren sind nur zulässig, wenn sich der Schuldner tatsächlich im Verzug befindet.
Keine Mahngebühr bei:
- Unberechtigter oder fehlerhafter Rechnung,
- Zahlung noch nicht fällig (z. B. innerhalb vereinbarter Frist),
- Erster Zahlungserinnerung als reine Höflichkeitsmitteilung,
- Zahlungsverzögerung ohne Verschulden (z. B. Bankfehler).
Hinweis
Die erste Erinnerung wird häufig kulant ohne Gebühr verschickt, die zweite oder dritte Mahnung darf dann eine angemessene Gebühr enthalten.
Wie sollten Mahngebühren in einer Mahnung ausgewiesen werden?
Die Mahngebühr sollte klar, nachvollziehbar und getrennt vom Rechnungsbetrag ausgewiesen werden.
Beispielhafte Formulierung:
Offene Rechnung Nr. 2025-17 vom 01.09.2025: 500,00 €
Mahngebühr: 3,00 €
Verzugszinsen (30 Tage, 5 % p. a.): 2,05 €
Gesamtbetrag: 505,05 €
Tipp
Verzichte auf pauschale Begründungen wie „Verwaltungskostenpauschale“ – formuliere stattdessen „Kosten für die Mahnung“ oder „Bearbeitungsaufwand bei Zahlungsverzug“.
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FAQ: Häufige Fragen zu Mahngebühren
Sobald sich der Kunde im Zahlungsverzug befindet (§ 286 BGB).
Das ist entweder:
- nach Ablauf der Zahlungsfrist, wenn du gemahnt hast, oder
- 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern auf diese Regelung hingewiesen wurde.
Nein, aber sie müssen verhältnismäßig sein.
Die Gerichte erkennen in der Regel maximal 5 € pro Mahnung als angemessen an.
Darüber hinausgehende Gebühren gelten als überzogen und unzulässig.
Ja.
Zusätzlich zu Mahngebühren darfst du Verzugszinsen verlangen:
- 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkund*innen,
- 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskund*innen (§ 288 BGB).
Beispiel:
Bei 1.000 € offener Rechnung und 30 Tagen Verzug fallen etwa 7,50 € Zinsen an – zusätzlich zur Mahngebühr.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.