Erika Küspert
Veröffentlicht am: 12.11.2025
Aktualisiert am: 12.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Mahnung schreiben: Fristen, Formulierungen & rechtssichere Vorlage
Wenn Kund*innen oder Geschäftspartner*innen eine Rechnung nicht bezahlen, ist die Mahnung der nächste logische Schritt.
Sie erinnert an die fällige Zahlung und kann – je nach Situation – auch rechtliche Folgen haben.
Hier erfährst du, wann du eine Mahnung schreiben musst, wie sie aufgebaut ist und was danach passiert.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 12.11.2025
Aktualisiert am: 12.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung, mit der du einen Schuldner in Verzug setzt.
- Rechtliche Grundlage: § 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) .
- In der Regel sind ein bis zwei Mahnungen ausreichend – gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl.
- Du kannst Mahnungen schriftlich oder per E-Mail verschicken.
- Nach erfolglosen Mahnungen folgt das gerichtliche Mahnverfahren oder Inkasso.
Was ist eine Mahnung und wann muss man sie schreiben?
Eine Mahnung ist die formelle Aufforderung an einen Schuldner*in, eine fällige Rechnung zu bezahlen.
Sie setzt die Person in Zahlungsverzug, falls dieser noch nicht eingetreten ist ( § 286 BGB ).
Wann du mahnen solltest:
- wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist,
- keine Zahlung eingegangen ist,
- und keine automatische Verzugsregel (z. B. 30 Tage nach Fälligkeit) gilt.
Beispiel
Rechnung vom 1. März mit Zahlungsziel 14 Tage → Mahnung frühestens ab 16. März möglich.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Mahnungen?
Die rechtliche Basis ist § 286 BGB (Verzug des Schuldners).
Danach tritt Verzug ein, wenn:
- die Forderung fällig ist,
- du eine Mahnung verschickt hast, oder
- 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung vergangen sind (automatischer Verzug bei Verbraucher*innen nur, wenn darauf hingewiesen wurde).
Ab Verzug darfst du:
- Verzugszinsen (§ 288 BGB) und
- Mahnkosten verlangen.
Wie viele Mahnstufen gibt es und welche Unterschiede bestehen?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, mehrere Mahnungen zu verschicken.
In der Praxis hat sich jedoch ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert:
Mahnart | Bezeichnung | Ziel |
1. Mahnung | Zahlungserinnerung | freundlich, erinnert an offene Rechnung |
2. Mahnung | Erste Mahnung | setzt Nachfrist, ggf. Hinweis auf Verzug |
3. Mahnung | Letzte Mahnung | Ankündigung rechtlicher Schritte |
Tipp
Oft genügt schon eine klare, sachliche Mahnung mit Fristsetzung, um Zahlung zu erreichen.
Welche Pflichtangaben und Formulierungen sollte eine Mahnung enthalten?
Eine Mahnung muss keine bestimmte Form haben, sollte aber folgende Punkte enthalten:
Pflichtangaben:
- Name und Anschrift von dir und dem/der Schuldner*in
- Rechnungsnummer und -datum
- Fälliger Betrag (inkl. eventueller Mahnkosten oder Verzugszinsen)
- Zahlungsfrist (z. B. „Bitte begleiche den offenen Betrag bis zum TT.MM.JJJJ“)
- Bankverbindung / Zahlungsinformationen
- Hinweis auf rechtliche Folgen bei Nichtzahlung
Welche Fristen sind bei Mahnungen üblich?
Rechtlich genügt eine angemessene Frist, meist zwischen 7 und 14 Tagen.
Diese Frist sollte klar formuliert sein, z. B.:
„Bitte begleiche den offenen Betrag bis spätestens 10. Mai 2025.“
Hinweis
Wenn in der Rechnung bereits ein konkretes Zahlungsziel angegeben war (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“), tritt Verzug nach Ablauf dieser Frist automatisch ein – du musst nicht erst mahnen.
Wie geht es nach erfolglosen Mahnungen weiter (gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso)?
Wenn trotz Mahnungen keine Zahlung erfolgt, hast du zwei Möglichkeiten:
a) Gerichtliches Mahnverfahren
- Zuständig: zentrales Mahngericht deines Bundeslands.
- Du stellst einen Mahnantrag (online unter online-mahnantrag.de ).
- Das Gericht erlässt einen Mahnbescheid → Schuldner kann zahlen oder widersprechen.
- Keine Reaktion? → Vollstreckungsbescheid → gerichtliche Durchsetzung (z. B. Pfändung).
b) Inkasso
- Du kannst ein Inkassounternehmen beauftragen.
- Dieses übernimmt Mahnungen, Zahlungsvereinbarungen und ggf. Vollstreckung.
- Gebühren dürfen nur in angemessener Höhe berechnet werden.
Tipp
Ein gerichtliches Mahnverfahren ist oft schneller und kostengünstiger als der Gang zum Inkasso.
Vorlage Mahnung
Hier eine einfache Vorlage, die du direkt anpassen kannst:
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte*r [Name],
leider haben wir bis heute keine Zahlung auf unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] € erhalten.
Bitte überweise den offenen Betrag bis spätestens [Datum, 7–14 Tage Frist] auf folgendes Konto:
IBAN: [deine IBAN]
BIC: [deine BIC]
Sollte die Zahlung bis zu diesem Termin nicht eingehen, müssen wir gemäß § 286 BGB Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name / Unternehmen]
FAQ: Häufige Fragen zur Mahnung
Eine Mahnung kann formlos erfolgen – auch per E-Mail, Fax oder telefonisch.
Wichtig ist nur, dass du den Zugang der Mahnung nachweisen kannst (z. B. durch Versandprotokoll oder Lesebestätigung).
Keine.
Bereits eine Mahnung oder der Ablauf des Zahlungsziels kann den Schuldner in Verzug setzen (§ 286 BGB).
Drei Mahnstufen sind üblich, aber nicht vorgeschrieben.
Du darfst angemessene Mahnkosten (meist 2–5 €) für Porto und Verwaltungsaufwand berechnen.
Zusätzlich kannst du Verzugszinsen verlangen:
- B2C: Basiszinssatz + 5 %
- B2B: Basiszinssatz + 9 %
Außerdem: 40 € Verzugspauschale bei B2B (§ 288 Abs. 5 BGB).
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.