Pflichtenheft: Was ist es und wofür braucht man das?

Ein Pflichtenheft ist ein technisches und organisatorisches Dokument, das beschreibt, wie die im Lastenheft definierten Anforderungen umgesetzt werden.
Es dient als Planungs- und Steuerungsinstrument zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmerin.

Zweck des Pflichtenhefts:

• Konkretisierung der technischen Umsetzung
  
  
• Grundlage für Zeit- und Kostenplanung
  
  
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Anforderungen
  
  
• Vertragsbestandteil bei Projektbeauftragungen
  
  

Beispiel:
Im Lastenheft steht „Das System soll Kundendaten verwalten können“.
Im Pflichtenheft wird daraus: „Das System bietet ein webbasiertes Interface mit SQL-Datenbank, Zugriff über HTTPS und Rechteverwaltung.“

Das Lastenheft beschreibt was der Auftraggeber möchte,
das Pflichtenheft beschreibt wie der Auftragnehmer es umsetzt.

Beide Dokumente zusammen bilden die technische und rechtliche Basis eines Projekts.

Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer bzw. der Auftragnehmerin erstellt – also von der Partei, die das Projekt technisch umsetzt.
Es basiert auf dem Lastenheft des Auftraggebers, der darin seine Wünsche, Ziele und Anforderungen festgelegt hat.

Der Auftraggeber prüft und genehmigt das Pflichtenheft, bevor das Projekt startet.
Erst mit dieser Freigabe wird das Dokument verbindlich und kann als Vertragsgrundlage dienen.

Ein Pflichtenheft hat vertragliche und rechtliche Relevanz.
Wird es vom Auftraggeber freigegeben, gilt es als Teil des Vertrags und ist für beide Seiten verbindlich (§ 631 BGB, Werkvertrag).

Rechtliche Funktionen:

• Grundlage für die Projektabnahme
  
  
• Beweisgrundlage bei Leistungsabweichungen oder Mängeln
  
  
• Dokumentation der Verantwortlichkeiten
  
  
• Maßstab für Qualitätssicherung und Nachbesserungen
  
  

Tipp:
Veränderungen am Pflichtenheft sollten stets dokumentiert und von beiden Seiten freigegeben werden (Änderungsmanagement)

Für Pflichtenhefte gibt es verschiedene Normen, Standards und Methoden, die je nach Branche angewendet werden:

Die Einhaltung dieser Normen hilft, Pflichtenhefte strukturiert, nachvollziehbar und prüfbar zu gestalten.

Ein Pflichtenheft folgt meist einer klaren, normierten Struktur.
Je nach Branche und Projektumfang kann es angepasst werden.

Typischer Aufbau eines Pflichtenhefts:

1. Einleitung und Zielsetzung
   
   
   • Projektziele, Hintergründe, Abgrenzungen
     
     
2. Ist-Zustand / Ausgangssituation
   
   
   • Bestehende Systeme, Prozesse, Rahmenbedingungen
     
     
3. Soll-Konzept / Lösungsansatz
   
   
   • Technische Umsetzung der Anforderungen
     
     
   • Softwarearchitektur, Schnittstellen, Datenmodelle
     
     
4. Funktionale Anforderungen
   
   
   • Detaillierte Beschreibung der Funktionen, Prozesse, Workflows
     
     
5. Nicht-funktionale Anforderungen
   
   
   • Performance, Sicherheit, Skalierbarkeit, Usability
     
     
6. Schnittstellen & Abhängigkeiten
   
   
   • Verbindungen zu anderen Systemen oder Modulen
     
     
7. Test- und Abnahmekriterien
   
   
   • Kriterien, nach denen das Projekt überprüft und abgenommen wird
     
     
8. Dokumentations- und Änderungsprozess
   
   
   • Verfahren zur Aktualisierung, Änderungsmanagement