Erika Küspert
Veröffentlicht am: 14.11.2025
Aktualisiert am: 14.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Rechnungsvorlage: So erstellst du eine rechtssichere und professionelle Rechnung
Eine Rechnungsvorlage hilft dir, schnell und rechtssicher Rechnungen zu erstellen – ohne jedes Mal bei Null zu beginnen.
Ob du Kleinunternehmer*in, Freelancer*in oder Unternehmer*in bist: Eine gute Vorlage spart Zeit, vermeidet Fehler und erfüllt alle Anforderungen des Finanzamts.
Hier erfährst du, welche Pflichtangaben dazugehören, welche Tools sich eignen und wie du deine eigene Vorlage erstellst.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 14.11.2025
Aktualisiert am: 14.11.2025
Lesezeit: 4 Minuten
Sofort nutzbare Rechnungsvorlage
Hier findest du eine einfache Vorlage, die du direkt anpassen kannst:
Rechnung
[Dein Name oder Firmenname]
[Adresse]
[PLZ, Ort]
[USt-IdNr. oder Steuernummer]
An:
[Name des Kundin]
[Adresse des Kundin]
Rechnungsnummer: 2025-001
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Beschreibung der Leistung:
Position | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis |
1 | Website-Design | 1 | 800,00 € | 800,00 € |
Zwischensumme: 800,00 €
Umsatzsteuer (19 %): 152,00 €
Gesamtbetrag: 952,00 €
Zahlungsbedingungen: zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Bankverbindung: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 – BIC GENODEF1XXX
Hinweis (für Kleinunternehmer*innen):
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Was ist eine Rechnungsvorlage und wofür wird sie benötigt?
Eine Rechnungsvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument, das du für deine Rechnungen an Kund*innen nutzt.
Sie dient als standardisiertes Muster, das du nur noch mit Kundendaten, Beträgen und Leistungsbeschreibung ausfüllst.
Vorteile:
- spart Zeit und vermeidet Formatierungsfehler,
- stellt sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind,
- vermittelt Professionalität und Vertrauen.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnungsvorlage enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung (auch Vorlagen) bestimmte Angaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird:
Pflichtangabe | Beschreibung |
Vollständiger Name und Anschrift von Ausstellerin und Empfängerin | Identifiziert beide Parteien |
Steuernummer oder USt-IdNr. | zur steuerlichen Zuordnung |
Rechnungsdatum | Tag der Ausstellung |
fortlaufende Rechnungsnummer | eindeutige Zuordnung (keine Doppelung) |
Leistungsdatum | Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung |
Menge und Art der Leistung | Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware |
Entgelt (Netto) | Betrag ohne Umsatzsteuer |
Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag | z. B. 19 % oder 7 %, sofern steuerpflichtig |
Gesamtbetrag (Brutto) | inkl. Umsatzsteuer |
Hinweis auf Steuerbefreiung (§ 19 UStG) | bei Kleinunternehmer*innen verpflichtend |
Beispiel
Vergiss nicht, deine Bankverbindung, Zahlungsziel und Kontaktinformationen anzugeben – das erleichtert die Zahlung.
Welche zusätzlichen Angaben sind sinnvoll für eine professionelle Vorlage?
Neben den Pflichtangaben kannst du deine Rechnungsvorlage um nützliche Informationen ergänzen:
- Logo oder Firmenbranding
- Zahlungsziel (z. B. 14 Tage netto)
- Skonto oder Mahngebühren-Regelung
- Projektnummer oder Auftragsreferenz
- Kontaktperson / Ansprechpartner*in
- AGB- oder Impressumsverweis (bei Unternehmen)
Eine klare, strukturierte Rechnung macht nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern reduziert auch Rückfragen und Zahlungsausfälle.
Welche Unterschiede gibt es zwischen Vorlagen für Kleinunternehmer und Regelbesteuerte?
Merkmal | Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Regelbesteuert |
Umsatzsteuer | keine Ausweisung | Ausweis mit 19 % oder 7 % |
Pflicht-Hinweis | „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | entfällt |
Steuernummer / USt-IdNr. | Steuernummer ausreichend – USt-IdNr. nur in bestimmten Fällen erforderlich (z. B. bei EU-Geschäften) | USt-IdNr. empfohlen – insbesondere bei innergemeinschaftlichen Leistungen |
Buchführung | Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | doppelte Buchführung möglich oder erforderlich (je nach Größe und Rechtsform) |
Rechnungsvorlage | einfacher Aufbau | mit Steuerzeilen sowie Netto- und Bruttobeträgen |
Tipp
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen – sonst schuldest du sie trotzdem dem Finanzamt (§ 14c UStG).
Welche Online-Tools und Software bieten rechtssichere Rechnungsvorlagen an?
Es gibt zahlreiche digitale Lösungen, die rechtssichere und GoBD-konforme Rechnungsvorlagen anbieten – ideal für Freelancer*innen, Selbstständige und kleine Unternehmen:
Tool / Software | Funktionen | Besonderheiten |
sevDesk | automatische Rechnungen, EÜR, Buchhaltung | Cloud-basiert, GoBD-konform |
Lexoffice | Rechnungsstellung, Steuerberater-Zugang | API-Anbindung, ideal für KMU |
FastBill | Rechnungen, Angebote, Mahnwesen | integrierte Online-Zahlung |
Debitoor | intuitive Rechnungs- und Buchhaltungssoftware | einfache Bedienung, mobil nutzbar |
Word / Excel-Vorlagen (BMF-konform) | manuelle Erstellung | kostenlos, aber ohne Automatisierung |
Hinweis
Egal, ob du Software nutzt oder eine eigene Vorlage erstellst – achte darauf, dass sie GoBD-konform ist.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Das bedeutet: Deine Rechnungen und Belege müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar gespeichert werden.
FAQ zur Rechnungsvorlage
Ja, du darfst deine eigene Vorlage nutzen – es gibt keine Pflicht zur amtlichen Vorlage.
Wichtig ist nur, dass sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält und GoBD-konform gespeichert wird.
Für Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV).
Du musst nur folgende Angaben machen:
- Name und Anschrift des Ausstellers,
- Ausstellungsdatum,
- Art und Menge der Leistung,
- Gesamtbetrag (Brutto),
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
Empfänger*in und Rechnungsnummer sind in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.
Nach § 14b UStG gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für ausgestellte Rechnungen (elektronisch oder in Papierform).
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel:
Eine Rechnung aus dem Jahr 2024 muss bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
Disclaimer
Wir machen keine Steuerberatung. Wir ersetzen keine*n zertifizierte*n Steuerberater*in. Alle Angaben ohne Gewähr. Mehr Infos dazu findest du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.