Ist-Versteuerung einfach erklärt

Die Ist-Versteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet wird. Du musst die Steuer also erst in dem Voranmeldungszeitraum anmelden und abführen, in dem dein Kunde wirklich gezahlt hat. Das schützt dich davor, Umsatzsteuer auf offene Rechnungen vorzufinanzieren.

Die Soll-Versteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet wird. Die Steuer entsteht also bereits dann, wenn du deine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt hast, auch wenn dein Kunde noch nicht gezahlt hat. Das ist der gesetzliche Grundfall im Umsatzsteuerrecht.

Der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung liegt im Zeitpunkt der Steuerpflicht. Genau dieser Zeitpunkt entscheidet darüber, ob du Umsatzsteuer sofort oder erst nach Zahlungseingang an das Finanzamt abführen musst.

Zeitpunkt der Steuerpflicht

Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer erst mit der tatsächlichen Vereinnahmung des Entgelts. Bei der Soll-Versteuerung entsteht sie bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausgeführt hast. Wenn dein Kunde spät zahlt, musst du bei der Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer also oft schon vorher finanzieren.

Liquiditätsvorteil bei der Ist-Versteuerung

Die Ist-Versteuerung bietet einen Liquiditätsvorteil, weil du die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren musst. Gerade bei langen Zahlungszielen, vielen offenen Rechnungen oder unregelmäßigen Zahlungseingängen kann das ein großer Vorteil sein. Für kleine Unternehmen kann das die laufende Finanzplanung deutlich erleichtern.

Die Ist-Versteuerung ist nur möglich, wenn das Finanzamt sie auf Antrag gestattet und du mindestens eine gesetzliche Voraussetzung erfüllst. Besonders wichtig sind die Umsatzgrenze, die Sonderregel für Freiberufler und die Befreiung von der Buchführungspflicht.

Umsatzgrenze von 800.000 Euro

Du kannst die Ist-Versteuerung beantragen, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Diese Grenze gilt seit 2024. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres.

Freiberufler und Ist-Versteuerung

Freiberufler können die Ist-Versteuerung grundsätzlich ebenfalls beantragen. In der Praxis ist das besonders relevant, weil viele Freiberufler ihre Steuer erst dann abführen möchten, wenn Honorare tatsächlich eingehen. Entscheidend ist aber, ob für diese Umsätze Bücher geführt werden.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Auch Unternehmer, die von der Verpflichtung zur Buchführung und zu regelmäßigen Abschlüssen befreit sind, können die Ist-Versteuerung beantragen. Diese Voraussetzung ist vor allem für kleinere Betriebe relevant. Sie soll verhindern, dass Unternehmen allein wegen der Umsatzsteuer aufwändigere Aufzeichnungen führen müssen.

Die Ist-Versteuerung musst du beim Finanzamt beantragen. Der Antrag ist grundsätzlich formlos möglich, aber du solltest klar angeben, dass du die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten nach § 20 UStG beantragst.

Schritt für Schritt: So stellst du den Antrag

• Prüfe, ob du mindestens eine Voraussetzung nach § 20 UStG erfüllst.
• Formuliere einen formlosen Antrag an dein Finanzamt.
• Nenne dein Unternehmen, deine Steuernummer und den Antrag auf Ist-Versteuerung.
• Begründe kurz, warum die Voraussetzungen vorliegen.
• Warte auf die Genehmigung des Finanzamts.
• Wende die Ist-Versteuerung erst an, wenn die Gestattung vorliegt.

Ein einfacher Antrag kann zum Beispiel den Satz enthalten: „Hiermit beantrage ich die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 20 UStG.“ Wichtig ist, dass du dich nicht nur auf die Antragstellung verlässt. Für Rechtssicherheit brauchst du die Gestattung des Finanzamts.

Welche Methode besser ist, hängt vor allem von deinem Geschäftsmodell, deinen Zahlungszielen und deiner Buchhaltung ab. Für viele kleinere Unternehmen ist die Ist-Versteuerung praktischer, aber die Soll-Versteuerung kann in bestimmten Konstellationen trotzdem sinnvoll bleiben.

Wann lohnt sich die Ist-Versteuerung?

Die Ist-Versteuerung lohnt sich besonders, wenn deine Kunden spät zahlen oder du regelmäßig offene Forderungen hast. Sie hilft dir, Liquidität im Unternehmen zu halten und die Umsatzsteuer erst dann abzuführen, wenn das Geld wirklich eingegangen ist. Das passt oft gut zu kleinen Unternehmen, Solo-Selbstständigen und Freiberuflern.

Wann bleibt die Soll-Versteuerung sinnvoll?

Die Soll-Versteuerung bleibt sinnvoll, wenn deine Kunden sehr schnell zahlen oder deine Buchhaltung ohnehin stark auf periodengerechte Auswertung ausgerichtet ist. Auch wenn du die Voraussetzungen für die Ist-Versteuerung nicht erfüllst, bleibt die Soll-Versteuerung der Regelfall. In größeren Strukturen ist sie oft ohnehin Standard.

Warum das Thema für kleine Unternehmen so wichtig ist

Der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung wirkt sich direkt auf deinen Cashflow aus. Wenn du Umsatzsteuer schon abführen musst, bevor Kunden zahlen, kann das deine Liquidität unnötig belasten. Gerade bei knappen Margen oder langen Zahlungsfristen ist es deshalb wichtig, die passende Methode zu wählen.