Kontenrahmen und Kontenplan einfach erklärt

Ein Kontenrahmen ist ein geordnetes Verzeichnis möglicher Konten für die Buchführung. Er dient als allgemeine Vorlage für eine Branche oder eine Gruppe ähnlicher Unternehmen und legt fest, wie Konten nummeriert und thematisch zusammengefasst werden.

Ein Kontenrahmen enthält mehr Konten, als ein einzelner Betrieb normalerweise benötigt. So kann ein Unternehmen daraus die passenden Konten auswählen, ohne seine Buchführung vollständig selbst strukturieren zu müssen.

Ein Kontenplan ist die individuelle Liste aller Konten, die dein Unternehmen in der Buchführung tatsächlich verwendet. Er wird in der Regel aus einem passenden Kontenrahmen abgeleitet und an die Branche, Rechtsform und Geschäftsabläufe deines Betriebs angepasst.

In deinem Kontenplan können zum Beispiel Konten für Bank, Kasse, Umsatzerlöse, Büromaterial, Fremdleistungen, Reisekosten, Umsatzsteuer und Vorsteuer enthalten sein. Ein Betrieb mit Warenverkauf benötigt zusätzlich andere Konten als ein reines Beratungsunternehmen.

Der Kontenplan kann außerdem festlegen, welche Kontonummern, Bezeichnungen, Steuerschlüssel und Auswertungen deine Buchhaltungssoftware verwendet. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie ein Beleg in die Buchführung und später in die betriebliche Auswertung einfließt.

Der Kontenrahmen ist die allgemeine Struktur mit möglichen Konten, während der Kontenplan die konkrete Auswahl für ein bestimmtes Unternehmen darstellt. Kurz gesagt: Der Kontenrahmen liefert den Rahmen, der Kontenplan füllt ihn mit den für deinen Betrieb relevanten Konten.

Beispiel: Ein freiberuflicher Webdesigner benötigt möglicherweise Konten für Umsatzsteuerlöse, Software, Telefon, Werbung und Fremdleistungen. Ein Onlinehändler braucht zusätzlich Konten für Warenbestand, Wareneinkauf, Versandkosten und Retouren. Beide können mit demselben Kontenrahmen arbeiten, aber unterschiedliche Kontenpläne verwenden.

Ein Kontenrahmen ist hierarchisch aufgebaut. Kontenklassen bilden die oberste Ebene, Kontengruppen ordnen ähnliche Sachverhalte zusammen, und Einzelkonten ermöglichen die konkrete Buchung eines Geschäftsvorfalls.

Die genaue Bezeichnung und Verteilung der Konten hängt vom jeweiligen Kontenrahmen ab. Deshalb darfst du aus einer Kontonummer nicht allein auf die steuerliche Behandlung schließen. Prüfe immer die aktuelle Kontenbeschreibung und die hinterlegte Kontenfunktion für das jeweilige Wirtschaftsjahr.

Die zehn Kontenklassen (0–9)

Viele deutsche Kontenrahmen, darunter die DATEV-Standardkontenrahmen, arbeiten mit zehn Kontenklassen von 0 bis 9. Die erste Stelle der Kontonummer zeigt dabei typischerweise die Kontenklasse an.

Die Inhalte der Klassen sind jedoch nicht in jedem Kontenrahmen identisch. Besonders zwischen SKR 03 und SKR 04 unterscheiden sich Reihenfolge und Zuordnung, weil beide Rahmen nach unterschiedlichen Gliederungsprinzipien aufgebaut sind.

Die Tabelle ist deshalb eine Orientierung und kein allgemeingültiges Kontenverzeichnis. Für eine konkrete Buchung solltest du immer den aktuell verwendeten Kontenrahmen und die Kontenbeschreibung heranziehen.

Kontengruppen und Einzelkonten

Innerhalb einer Kontenklasse werden ähnliche Konten zu Kontengruppen zusammengefasst. Weitere Stellen der Kontonummer können Untergruppen, Kontoarten oder das konkrete Einzelkonto kennzeichnen.

Ein vierstelliges Konto lässt sich häufig vereinfacht so lesen:

• Erste Stelle: Kontenklasse
• Zweite Stelle: Kontengruppe
• Dritte Stelle: Kontoart oder Untergruppe
• Vierte Stelle: konkretes Einzelkonto

Diese Logik ist eine typische Struktur, aber nicht für jede Software und jeden Kontenrahmen vollständig identisch. Manche Kontenrahmen oder Systeme verwenden zusätzliche Stellen.

Beispiel: Die Kontonummer kann dir zeigen, zu welcher Kontenklasse und Kontengruppe ein Konto gehört. Sie sagt aber nicht automatisch, ob der Umsatz mit 19 Prozent, 7 Prozent oder ohne Umsatzsteuer zu buchen ist. Dafür brauchst du die Kontenfunktion und den passenden Steuerschlüssel.

In Deutschland werden besonders häufig die DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 verwendet. Daneben gibt es Kontenrahmen für bestimmte Branchen und Organisationen, etwa für Land- und Forstwirtschaft, Vereine, Stiftungen, soziale Einrichtungen oder medizinische Berufe.

Die Wahl eines Kontenrahmens ist nicht allein eine Frage der persönlichen Vorliebe. Entscheidend ist, ob der Rahmen deine Gewinnermittlung, deine Buchhaltungssoftware, deine Branche und die Anforderungen deiner Steuerkanzlei sinnvoll unterstützt.

SKR 03 – Prozessgliederungsprinzip

Der SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut. Seine Konten orientieren sich stärker an betrieblichen Abläufen, zum Beispiel an Beschaffung, Leistungserstellung und Leistungsverwertung.

Diese Perspektive kann für kleine Unternehmen, Dienstleistungsbetriebe und Unternehmen mit einer eher überschaubaren Buchhaltung verständlich sein. Auch Freiberuflerinnen und Freiberufler können den SKR 03 verwenden; einen eigenen, gesetzlich vorgeschriebenen Standard-Kontenrahmen nur für Freiberufler gibt es nicht.

Der SKR 03 ist nicht auf eine bestimmte Rechtsform beschränkt. Auch eine GmbH kann mit SKR 03 buchen, wenn der Kontenplan die Anforderungen der Buchführung und des Jahresabschlusses korrekt abbildet.

SKR 04 – Abschlussgliederungsprinzip

Der SKR 04 ist nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Die Reihenfolge der Konten orientiert sich stärker an den Positionen von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Dieser Aufbau kann für bilanzierende Unternehmen besonders übersichtlich sein, weil sich die Kontenstruktur näher an den späteren Abschlussauswertungen orientiert. Der SKR 04 ist aber nicht ausschließlich für Kapitalgesellschaften bestimmt und kann auch von anderen Unternehmen genutzt werden.

Auch beim SKR 04 ist die Kontonummer allein nicht ausreichend. Entscheidend sind unter anderem Kontenbezeichnung, Kontenfunktion, Steuerschlüssel und die Zuordnung zu den vorgesehenen Auswertungen.

Branchenspezifische Kontenrahmen

Branchenspezifische Kontenrahmen berücksichtigen typische Geschäftsvorfälle einer bestimmten Branche. Dadurch enthalten sie häufig Konten, die ein Betrieb regelmäßig benötigt, und reduzieren den Anpassungsaufwand im Kontenplan.

Beispiele für branchenspezifische Rahmen sind Kontenrahmen für:

• Land- und Forstwirtschaft
• Vereine und Stiftungen
• soziale Einrichtungen
• medizinische und zahnmedizinische Berufe
• bestimmte Handels-, Verkehrs- oder Dienstleistungsbereiche

Ein branchenspezifischer Kontenrahmen ist nicht automatisch die beste Wahl. Wenn du nur wenige branchentypische Geschäftsvorfälle hast oder deine Software und Steuerkanzlei mit SKR 03 beziehungsweise SKR 04 arbeiten, kann ein allgemeiner Kontenrahmen praktischer sein.

KR 03 passt häufig gut, wenn du deine Buchhaltung gern entlang der betrieblichen Abläufe strukturierst. SKR 04 kann sinnvoll sein, wenn du eine Ordnung bevorzugst, die stärker der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung folgt.

Es gibt keinen Kontenrahmen, der für jedes Unternehmen pauschal besser ist. Wenn deine Steuerkanzlei bereits mit einem bestimmten SKR arbeitet, ist es oft sinnvoll, denselben Rahmen zu verwenden. Das erleichtert die Übergabe von Buchungsdaten, Rückfragen und die Vorbereitung des Jahresabschlusses.

Aus einem Kontenrahmen entsteht dein Kontenplan, indem du die für deinen Betrieb relevanten Konten auswählst und sinnvoll benennst. Der Kontenplan sollte so detailliert sein, dass du wichtige Geschäftsvorfälle unterscheiden kannst, aber nicht so umfangreich, dass jede Buchung unnötig kompliziert wird.

So gehst du vor:

• Branche und Geschäftsmodell prüfen: Liste deine typischen Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf.
• Gewinnermittlung berücksichtigen: Kläre, ob du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellst.
• Passenden Kontenrahmen auswählen: Vergleiche SKR 03, SKR 04 oder einen branchenspezifischen Rahmen mit den Anforderungen deiner Buchhaltung.
• Benötigte Konten aktivieren: Wähle nur Konten aus, die du regelmäßig oder für wichtige Sonderfälle brauchst.
• Umsatzsteuerlogik prüfen: Stelle sicher, dass Steuersätze, Vorsteuerkonten und Umsatzsteuerkonten richtig hinterlegt sind.
• Auswertungen testen: Prüfe, ob BWA, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR oder Jahresabschluss die gewünschten Ergebnisse liefern.
• Kontenplan dokumentieren: Halte fest, welche Konten du für wiederkehrende Geschäftsvorfälle verwendest.
• Besondere Fälle abstimmen: Kläre unübliche, grenzüberschreitende oder steuerlich komplexe Vorgänge mit deiner Steuerkanzlei.

Praxisbeispiel: Du arbeitest als selbstständiger Fotograf und stellst Rechnungen an Unternehmen. Dein Kontenplan kann Konten für Fotoaufträge, Bildbearbeitungssoftware, Miete für ein Studio, Reisekosten, Kameratechnik, Telefon und Vorsteuer enthalten. Verkaufst du später zusätzlich Fotoprodukte, solltest du prüfen, ob weitere Waren- und Erlöskonten erforderlich sind.

Ein sauberer Kontenplan erleichtert nicht nur die laufende Buchführung. Er hilft dir auch, deine Einnahmen und Ausgaben für die Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss verlässlich auszuwerten.