Rückstellungen: Arten, Buchung und Abgrenzung einfach erklärt

Rückstellungen sind Beträge, die ein Unternehmen für zukünftige Verpflichtungen zurücklegt, deren genaue Höhe oder Fälligkeit noch nicht feststeht. Sie werden gebildet, wenn eine Belastung wahrscheinlich ist, aber noch Unsicherheit über den genauen Betrag oder Zeitpunkt besteht.

Der Zweck ist eine periodengerechte Zuordnung. Der Aufwand soll in dem Jahr erfasst werden, in dem er wirtschaftlich verursacht wurde, nicht erst bei der späteren Zahlung.

Rückstellungen sind damit ein wichtiges Instrument des Vorsichtsprinzips. Sie stellen sicher, dass absehbare Risiken und Verpflichtungen die Bilanz nicht zu positiv erscheinen lassen.

Das HGB lässt Rückstellungen nur für bestimmte, gesetzlich genannte Zwecke zu. Für andere Zwecke dürfen keine Rückstellungen gebildet werden.

Die wichtigsten Arten sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten, Drohverlustrückstellungen und bestimmte Aufwandsrückstellungen.

Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten

Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind der häufigste Fall. Sie werden gebildet, wenn eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten wahrscheinlich ist, aber Höhe oder Zeitpunkt noch nicht feststehen.

Typische Beispiele sind Steuerrückstellungen, Prozesskostenrückstellungen und Gewährleistungsrückstellungen. Auch Rückstellungen für ausstehende Rechnungen oder Pensionsverpflichtungen gehören dazu.

Drohverlustrückstellung

Eine Drohverlustrückstellung wird für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften gebildet. Zeichnet sich ab, dass ein noch nicht abgewickeltes Geschäft einen Verlust bringt, musst du dafür handelsrechtlich eine Rückstellung bilden.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Handels- und Steuerrecht. Handelsrechtlich ist die Drohverlustrückstellung nach § 249 HGB Pflicht, steuerrechtlich besteht dagegen ein Ansatzverbot nach § 5 Abs. 4a EStG.

Aufwandsrückstellungen (z. B. Instandhaltung)

Aufwandsrückstellungen sind nur in eng begrenzten Fällen zulässig. Erlaubt ist vor allem die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt wird.

Reine Aufwandsrückstellungen ohne Verpflichtung gegenüber Dritten sind dagegen grundsätzlich nicht zulässig. Das HGB erlaubt nur die ausdrücklich genannten Fälle wie die Instandhaltung binnen drei Monaten und die Abraumbeseitigung.

Rückstellungen erscheinen als eigener Posten in der Bilanz. Sie stehen auf der Passivseite und gehören wirtschaftlich zum Fremdkapital.

Ihr Ausweis macht sichtbar, welche ungewissen Verpflichtungen das Unternehmen erwartet.

Ausweis auf der Passivseite

Rückstellungen werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen, zwischen dem Eigenkapital und den Verbindlichkeiten. Sie bilden eine eigene Hauptgruppe.

Üblich ist die Untergliederung in Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und sonstige Rückstellungen. So ist erkennbar, für welche Zwecke Beträge zurückgestellt wurden.

Sonstige Verbindlichkeiten vs. Rückstellungen

Der Unterschied zu sonstigen Verbindlichkeiten liegt in der Sicherheit. Eine Verbindlichkeit steht dem Grunde und der Höhe nach fest, eine Rückstellung ist dagegen ungewiss.

Weißt du genau, dass und wie viel du zahlen musst, buchst du eine Verbindlichkeit. Ist die Verpflichtung nur wahrscheinlich oder die Höhe unklar, ist eine Rückstellung richtig.

Rückstellungen buchst du bei der Bildung als Aufwand und später bei Verbrauch oder Auflösung wieder aus. So wirkt sich die Verpflichtung im richtigen Jahr auf den Gewinn aus.

Die folgenden Buchungssätze zeigen die typischen Fälle.

Bildung einer Rückstellung (Buchungssatz)

Bei der Bildung buchst du den Aufwand gegen den Rückstellungsposten. Der Gewinn des Jahres wird dadurch gemindert.

Ein Beispiel: Für ein laufendes Gerichtsverfahren erwartest du Kosten von 10.000 €.

• Bildung: Aufwand an sonstige Rückstellungen 10.000 €.

Damit ist der erwartete Aufwand bereits im aktuellen Jahr berücksichtigt, obwohl noch nichts gezahlt wurde.

Auflösung und Verbrauch einer Rückstellung

Wird die Verpflichtung fällig, verbrauchst du die Rückstellung. Fällt sie ganz weg, wird sie erfolgswirksam aufgelöst.

• Verbrauch bei exakter Zahlung: sonstige Rückstellungen an Bank 10.000 €.
• Zahlung geringer als erwartet (z. B. 9.000 €): sonstige Rückstellungen an Bank 9.000 € und an sonstigen Ertrag 1.000 €.
• Wegfall der Verpflichtung: sonstige Rückstellungen an sonstigen betrieblichen Ertrag.

War die Rückstellung zu hoch oder wird sie nicht mehr benötigt, erhöht die Auflösung den Gewinn. So gleicht sich eine zu vorsichtige Schätzung später wieder aus.

Rückstellungen und Rücklagen werden oft verwechselt, sind aber grundverschieden. Rückstellungen gehören zum Fremdkapital, Rücklagen zum Eigenkapital.

Die folgende Tabelle stellt beide gegenüber.

Rückstellungen als Fremdkapital

Rückstellungen sind Fremdkapital, weil sie eine Verpflichtung gegenüber Dritten abbilden. Das Unternehmen rechnet damit, den Betrag später an jemanden zahlen zu müssen.

Deshalb mindert die Bildung einer Rückstellung den Gewinn. Sie stellt einen erwarteten Aufwand dar, nicht einen zurückgelegten Gewinn.

Rücklagen als Eigenkapital

Rücklagen sind dagegen Eigenkapital und stammen aus bereits erzielten Gewinnen oder Einlagen. Sie stärken die finanzielle Basis des Unternehmens.

Anders als Rückstellungen betreffen Rücklagen keine Verpflichtung gegenüber Dritten. Sie sind vielmehr einbehaltenes Kapital, das dem Unternehmen selbst gehört.

Auch die Abgrenzung zu Verbindlichkeiten ist wichtig. Beide stehen auf der Passivseite, unterscheiden sich aber im Grad der Sicherheit.

Eine Verbindlichkeit ist eine feststehende Schuld, eine Rückstellung eine ungewisse.

Wann Rückstellung, wann Verbindlichkeit?

Ob Rückstellung oder Verbindlichkeit, entscheidet die Sicherheit der Verpflichtung. Steht die Schuld dem Grunde und der Höhe nach fest, ist es eine Verbindlichkeit.

• Verbindlichkeit: Die Lieferantenrechnung liegt vor, Betrag und Fälligkeit sind bekannt.
• Rückstellung: Ein Prozess läuft, die Zahlung und ihre Höhe sind noch offen.

Ist entweder der Grund, die Höhe oder der Zeitpunkt der Zahlung ungewiss, bildest du eine Rückstellung. Erst wenn alle Angaben feststehen, wird daraus eine Verbindlichkeit.