Lohnabrechnung einfach erklärt

Eine Lohnabrechnung ist eine Abrechnung, die dein Arbeitgeber bei der Zahlung deines Arbeitsentgelts in Textform bereitstellt. Sie zeigt den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung deines Arbeitsentgelts, zum Beispiel Bruttolohn, Zuschläge, Abzüge und Auszahlungsbetrag.

Die Lohnabrechnung wird häufig auch Lohnzettel, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt. Sie dient dir als Nachweis über dein Einkommen und hilft dir zu prüfen, ob Arbeitszeit, Vergütung, Steuermerkmale und Abzüge richtig berücksichtigt wurden.

Eine Abrechnung kann monatlich oder in einem anderen vereinbarten Abrechnungszeitraum erstellt werden. Wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben ändern, kann die Pflicht zur erneuten vollständigen Abrechnung unter bestimmten Voraussetzungen entfallen.

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung – der Unterschied

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Verdienstabrechnung bezeichnen im Alltag meist dasselbe Dokument. Die Begriffe unterscheiden sich vor allem in ihrer traditionellen Verwendung, nicht in der grundlegenden Funktion der Abrechnung.

In der Praxis kommt es nicht auf die Überschrift, sondern auf den Inhalt an. Auch ein Angestellter mit festem Gehalt kann eine Abrechnung mit Zuschlägen, Bonuszahlungen, Sachbezügen oder variablen Abzügen erhalten.

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausweisen. Dazu gehören insbesondere Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen.

Die Entgeltbescheinigungsverordnung konkretisiert die Angaben, die eine Entgeltbescheinigung enthalten muss. Je nach Beschäftigungsverhältnis können weitere Angaben erforderlich sein, zum Beispiel Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten, Beitragsgruppen oder Hinweise zum Übergangsbereich.

Kopfteil – Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten

Im Kopfteil stehen die Daten, die den Arbeitgeber, die beschäftigte Person und das Beschäftigungsverhältnis eindeutig zuordnen. Dadurch lässt sich die Abrechnung einem bestimmten Arbeitsverhältnis und einem bestimmten Abrechnungsmonat zuordnen.

Typische Angaben sind:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers,
• Name und Anschrift der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers,
• Betriebsnummer des Arbeitgebers,
• Personalnummer,
• Abrechnungsmonat oder Abrechnungszeitraum,
• Eintrittsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum,
• Beschäftigungsart,
• gegebenenfalls Urlaubs- oder Fehlzeiteninformationen.

Nicht jede Lohnabrechnung sieht gleich aus. Welche zusätzlichen Felder angezeigt werden, hängt von der Lohnsoftware, dem Arbeitsverhältnis und den abzurechnenden Sachverhalten ab.

Steuerliche Angaben und Sozialversicherungsdaten

Die Lohnabrechnung enthält die steuerlichen Merkmale und Sozialversicherungsdaten, die für die Berechnung der Abzüge verwendet werden. Dazu gehören unter anderem Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal, Steuer-Identifikationsnummer und die zuständige Krankenkasse, soweit diese Angaben in der Abrechnung ausgewiesen werden.

Typische steuerliche Angaben sind:

• Steuerklasse,
• gegebenenfalls Kinderfreibeträge,
• Kirchensteuermerkmal,
• Steuer-Identifikationsnummer,
• steuerpflichtiges Brutto,
• steuerfreies oder pauschal besteuertes Brutto,
• einbehaltene Lohnsteuer,
• Solidaritätszuschlag, soweit er anfällt,
• Kirchensteuer, soweit sie anfällt.

Typische Sozialversicherungsdaten sind:

• Krankenversicherung,
• Pflegeversicherung,
• Rentenversicherung,
• Arbeitslosenversicherung,
• Beitragsgruppenschlüssel,
• Personengruppenschlüssel,
• Sozialversicherungstage,
• Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile, soweit ausgewiesen.

Bei Fehlern in Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Krankenkasse oder anderen Stammdaten solltest du den Arbeitgeber möglichst schnell informieren. Eine Korrektur kann dann gegebenenfalls mit einer späteren Abrechnung oder einer Rückrechnung erfolgen.

Der Aufbau einer Lohnabrechnung folgt grundsätzlich dem Weg vom Bruttoentgelt zum Nettolohn und anschließend zum tatsächlichen Auszahlungsbetrag. Einzelne Lohnarten zeigen, aus welchen Bestandteilen sich das Brutto zusammensetzt.

Eine typische Abrechnung enthält deshalb:

• Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten,
• Abrechnungszeitraum,
• Lohnarten und Bruttobestandteile,
• steuerliche und sozialversicherungspflichtige Bemessungsgrundlagen,
• gesetzliche Abzüge,
• sonstige Abzüge und Verrechnungen,
• Nettolohn und Auszahlungsbetrag.

Bruttolohn und Lohnarten

Der Bruttolohn ist das Arbeitsentgelt vor Abzug von Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung. Er kann aus einem festen Grundlohn, Stundenlohn, Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Boni, Provisionen und Sachbezügen bestehen.

Eine Lohnart beschreibt einen bestimmten Bestandteil der Abrechnung. Sie legt in der Lohnsoftware typischerweise fest, wie ein Betrag steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird.

Nicht jeder Bruttobestandteil wird steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gleich behandelt. Die Lohnart und die zugrunde liegende gesetzliche Regelung bestimmen, ob ein Betrag steuerpflichtig, beitragspflichtig, steuerfrei oder pauschal besteuert wird.

Gesetzliche Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherung)

Gesetzliche Abzüge sind Beträge, die der Arbeitgeber vom Bruttoentgelt einbehält und an die zuständigen Stellen abführt. Dazu gehören regelmäßig Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Je nach persönlicher Situation können außerdem Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer anfallen. Die Höhe der Lohnsteuer hängt unter anderem von Arbeitslohn, Steuerklasse, Freibeträgen, Kirchensteuermerkmal und weiteren elektronischen Steuerabzugsmerkmalen ab.

Die Sozialversicherungsbeiträge hängen unter anderem von der Höhe des beitragspflichtigen Entgelts, der Versicherungspflicht, der Krankenkasse, dem Zusatzbeitrag, der Pflegeversicherung und möglichen Beitragsbemessungsgrenzen ab. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge grundsätzlich nach den gesetzlichen Regeln; der Arbeitgeber führt die Beiträge in der Regel gesammelt ab.

Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Der Nettolohn entsteht grundsätzlich, indem die gesetzlichen Abzüge vom Bruttoentgelt abgezogen werden. Der Auszahlungsbetrag kann davon abweichen, wenn zusätzliche Verrechnungen, Vorschüsse, Pfändungen, Beiträge oder Sachbezüge berücksichtigt werden.

Vereinfacht gilt:

Bruttoentgelt

– Lohnsteuer

– Solidaritätszuschlag, soweit er anfällt

– Kirchensteuer, soweit sie anfällt

– Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung

± sonstige Bezüge und Abzüge

= Auszahlungsbetrag

Ein Sachbezug kann beispielsweise das steuerpflichtige Brutto erhöhen, ohne dass dir derselbe Betrag zusätzlich überwiesen wird. Ein bereits gezahlter Vorschuss kann den Auszahlungsbetrag dagegen vermindern.

Achte deshalb auf die Begriffe Nettolohn, Nettoverdienst, Überweisungsbetrag und Auszahlungsbetrag. Je nach Lohnsoftware werden sie unterschiedlich verwendet. Entscheidend ist der Betrag, der tatsächlich auf deinem Konto eingeht.

Eine Lohnabrechnung wird erstellt, indem Arbeitgeberdaten, Arbeitszeit, Lohnarten, Steuermerkmale und Sozialversicherungsdaten zusammengeführt und anschließend die gesetzlichen Abzüge berechnet werden.

So funktioniert die Erstellung:

• Stammdaten prüfen: Erfasse Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Steuermerkmale, Krankenkasse, Beitragsgruppen und Beschäftigungsdaten.
• Abrechnungszeitraum festlegen: Bestimme den Monat oder den anderen vereinbarten Zeitraum.
• Arbeitszeit und Fehlzeiten übernehmen: Berücksichtige Arbeitsstunden, Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Kurzarbeit oder sonstige relevante Zeiten.
• Lohnarten erfassen: Trage Grundlohn, Gehalt, Zuschläge, Überstunden, Boni, Sachbezüge und weitere Bestandteile ein.
• Steuerpflicht prüfen: Ordne die Lohnarten steuerpflichtig, steuerfrei oder pauschal besteuert zu, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind.
• Sozialversicherung berechnen: Ermittle das beitragspflichtige Entgelt und die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile.
• Gesetzliche Abzüge berechnen: Berechne Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
• Sonstige Abzüge und Verrechnungen prüfen: Berücksichtige Vorschüsse, Pfändungen, betriebliche Altersversorgung, Sachbezüge oder Mitarbeiterdarlehen.
• Abrechnung kontrollieren: Vergleiche Brutto, Abzüge, Auszahlungsbetrag, Lohnjournal und Beitragsnachweise.
• Abrechnung bereitstellen: Stelle die Abrechnung in Papierform oder digital in Textform zur Verfügung und archiviere die erforderlichen Unterlagen.

Vom Brutto zum Netto

Vom Bruttolohn zum Netto gelangst du, indem du zunächst die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bemessungsgrundlagen bestimmst und danach die individuellen Abzüge berechnest. Eine einfache Prozentrechnung reicht nicht aus, weil Steuermerkmale, Beitragsgrenzen, Einmalzahlungen und besondere Lohnarten berücksichtigt werden müssen.

Vereinfachte Rechenlogik:

Dieses Beispiel dient nur der Veranschaulichung. Die tatsächliche Lohnabrechnung kann bei demselben Bruttogehalt wegen Steuerklasse, Bundesland, Kirchensteuer, Kindern, Krankenkasse, Zusatzbeitrag, Beitragsbemessungsgrenzen und weiterer Merkmale deutlich abweichen.

Bei einem Bonus, einer Nachzahlung oder einem Sachbezug kann sich die Berechnung zusätzlich verändern. Ein Lohnabrechnungsprogramm verwendet dafür die jeweils geltenden gesetzlichen Berechnungsparameter.

Lohnart Nummer Tabelle

Lohnartnummern sind in Deutschland nicht allgemein einheitlich vorgeschrieben. Die Nummern werden von der Lohnsoftware, dem Lohnbüro oder dem Unternehmen vergeben. Deshalb kann dieselbe Bezeichnung bei verschiedenen Arbeitgebern eine unterschiedliche Lohnartnummer haben.

Die folgende Tabelle zeigt nur ein mögliches internes Nummernschema:

Die Nummern in dieser Tabelle sind keine amtlichen Standardnummern. Für eine korrekte Abrechnung kommt es auf die hinterlegte Lohnartfunktion, die steuerliche Behandlung, die Sozialversicherungsschlüssel und die gesetzliche Grundlage an.

Eine Lohnabrechnung sollte alle Bestandteile des Bruttoentgelts, die gesetzlichen Abzüge und den tatsächlichen Auszahlungsbetrag verständlich darstellen. Das folgende Muster ist vereinfacht und ersetzt keine individuelle Lohnabrechnung.

Beispiel: Eine Arbeitnehmerin erhält ein monatliches Grundgehalt von 3.500 Euro. Im Abrechnungsmonat gibt es keine Überstunden, keinen Bonus und keinen Sachbezug.

Muster-Arbeitgeber GmbH

Abrechnung für: März 2026

Arbeitnehmerin: Beispielperson

Personalnummer: 10025

Bruttoentgelt

Grundgehalt                                      3.500,00 Euro

Gesamtbrutto                                     3.500,00 Euro

Gesetzliche Abzüge

Lohnsteuer                                        -450,00 Euro

Solidaritätszuschlag                                 0,00 Euro

Kirchensteuer                                      -40,00 Euro

Krankenversicherung                               -300,00 Euro

Pflegeversicherung                                 -75,00 Euro

Rentenversicherung                                -326,00 Euro

Arbeitslosenversicherung                            -45,00 Euro

Beispielhafter Nettolohn                          2.264,00 Euro

Sonstige Abzüge                                      0,00 Euro

Auszahlungsbetrag                                 2.264,00 Euro

Die Werte sind bewusst gerundet und dienen ausschließlich der Erklärung des Aufbaus. Eine echte Abrechnung kann wegen Steuermerkmalen, Beitragssätzen, Beitragsbemessungsgrenzen, Krankenkasse, Bundesland, Kindern, Kirchensteuer und weiteren Sachverhalten andere Werte enthalten.

Auf einer vollständigen Abrechnung würden zusätzlich unter anderem Arbeitgeberdaten, Arbeitnehmerdaten, Abrechnungszeitraum, Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten, Beitragstage, Lohnarten, Bemessungsgrundlagen und gegebenenfalls Arbeitgeberanteile erscheinen.

Muster für die Prüfung durch Beschäftigte:

• Stimmt der Abrechnungsmonat?
• Stimmt das Grundgehalt oder der Stundenlohn mit dem Arbeitsvertrag überein?
• Sind Arbeitsstunden, Überstunden und Fehlzeiten richtig erfasst?
• Wurden Zuschläge, Boni und Sachbezüge korrekt berücksichtigt?
• Stimmen Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal?
• Ist die Krankenkasse richtig hinterlegt?
• Sind die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung plausibel?
• Entspricht der Auszahlungsbetrag dem Zahlungseingang auf dem Konto?

Eine Lohnabrechnung kannst du mit einer Lohnsoftware, einem Lohnbüro oder einer Steuerkanzlei online erstellen lassen. Das System übernimmt regelmäßig die Berechnung von Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, Meldungen und Auszahlungsbeträgen, wenn die erforderlichen Daten korrekt hinterlegt sind.

Bei der Auswahl einer Online-Lösung solltest du auf folgende Punkte achten:

• aktuelle Berechnungsparameter,
• sichere Verarbeitung personenbezogener Daten,
• verschlüsselte Übertragung,
• Rollen- und Zugriffsrechte,
• nachvollziehbare Änderungen und Korrekturen,
• digitale Archivierung,
• Unterstützung für Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen,
• Möglichkeit zur Prüfung durch Arbeitgeber und Beschäftigte.

Die Verantwortung für die Richtigkeit der Abrechnung bleibt beim Arbeitgeber. Auch bei einer ausgelagerten oder automatisierten Lohnabrechnung müssen Stammdaten, Arbeitszeiten und Änderungen geprüft werden.

Lohnzettel online abrufen

Beschäftigte können ihren Lohnzettel online abrufen, wenn der Arbeitgeber ein Mitarbeiterportal, eine sichere Dokumentenplattform oder einen geschützten digitalen Versand nutzt. Der Lohnzettel sollte nicht ungeschützt über einen offenen E-Mail-Anhang versendet werden, weil er sensible persönliche und steuerliche Daten enthält.

So rufst du eine digitale Lohnabrechnung ab:

• Melde dich im Mitarbeiterportal oder bei der bereitgestellten Plattform an.
• Öffne den Bereich für Entgeltabrechnungen oder Dokumente.
• Wähle den gewünschten Abrechnungsmonat aus.
• Lade die Abrechnung als PDF oder in dem bereitgestellten Format herunter.
• Prüfe die wichtigsten Werte.
• Speichere die Datei an einem geschützten und langfristig zugänglichen Ort.

Wenn du keinen Zugriff mehr auf das Portal hast, solltest du den Arbeitgeber oder die zuständige Lohnabrechnung kontaktieren. Bewahre ältere Abrechnungen nicht ausschließlich in einem Portal auf, wenn dein Zugriff bei einem Arbeitgeberwechsel enden kann.

Lohnjournal und Dokumentationspflicht

Ein Lohnjournal ist eine zusammengefasste Aufzeichnung der im Abrechnungszeitraum gebuchten Lohn- und Gehaltswerte. Es kann unter anderem Gesamtbrutto, gesetzliche Abzüge, Arbeitgeberanteile, Auszahlungsbeträge und Korrekturen enthalten.

Das Lohnjournal ist nicht dasselbe wie die individuelle Lohnabrechnung. Die Lohnabrechnung weist die Werte einer einzelnen beschäftigten Person aus, während das Lohnjournal typischerweise eine Übersicht für den Arbeitgeber, die Buchhaltung oder die Lohnprüfung bietet.

Für eine nachvollziehbare Lohnabrechnung sollten Arbeitgeber insbesondere dokumentieren:

• Arbeitsverträge und Änderungen,
• Stammdaten der Beschäftigten,
• Arbeitszeiten und Fehlzeiten,
• Lohnarten und Berechnungsgrundlagen,
• Lohnabrechnungen,
• Lohnkonten,
• Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen,
• Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen,
• Korrekturen und Rückrechnungen,
• Zahlungsnachweise.

Lohnkonten müssen grundsätzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die letzte eingetragene Lohnzahlung folgt. Für sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen können zusätzliche oder längere Aufbewahrungsvorgaben gelten.

§ 108 Gewerbeordnung verpflichtet den Arbeitgeber grundsätzlich, dem Arbeitnehmer bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Zur Zusammensetzung gehören insbesondere Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen. Die Pflicht zur erneuten Abrechnung kann entfallen, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Angaben ändern.

Die Entgeltbescheinigungsverordnung konkretisiert, welche Angaben eine Entgeltbescheinigung enthalten muss. Sie regelt unter anderem Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten, Entgeltbestandteile, Abzüge, Steuermerkmale und Sozialversicherungsangaben.

Weitere wichtige Grundlagen sind:

• Einkommensteuergesetz und Lohnsteuer-Durchführungsverordnung für Lohnkonto, Lohnsteuerabzug und Lohnsteuerbescheinigung,
• Sozialgesetzbuch für Versicherungspflicht, Beitragsberechnung und Entgeltunterlagen,
• Abgabenordnung für steuerliche Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten,
• Datenschutzrecht für den Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten.

Hinweis zur Aufbewahrung: Arbeitgeber müssen Lohnkonten grundsätzlich sechs Kalenderjahre nach der letzten Eintragung aufbewahren. Für Beschäftigte gibt es keine einheitliche gesetzliche Frist, nach der jeder persönliche Lohnzettel entsorgt werden sollte. Aus praktischen Gründen ist eine langfristige Aufbewahrung bis zur Klärung des Rentenanspruchs sinnvoll.