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Eigenbeleg – Notfalllösung für fehlende Nachweise

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20. September 2017

Brauchst du für deine Ausgaben einen Nachweis und hast keinen Originalbeleg, kannst du einen Eigenbeleg übermitteln. In welchen Fällen das möglich ist und welche Angaben wichtig sind, erklären wir hier.

Wann kannst du einen Eigenbeleg einreichen?

Bei einigen beruflichen oder betrieblichen Ausgaben brauchst du einen Nachweis für die Steuererklärung. Eine versehentlich weggeworfene Quittung ist dann ärgerlich. Doch für diesen Fall gibt es eine Notlösung: Du kannst als Ersatz einen Eigenbeleg für die Steuererklärung erstellen.

Dies sollte jedoch eine Ausnahme darstellen und nicht dein Standardverfahren für den Nachweis werden. Für geringe Ausgaben des alltäglichen Lebens und Trinkgelder ist der Eigenbeleg aber üblich, denn z.B. für Garderobengebühren gibt es keine Quittung.

Hast du ungewöhnlich viele Eigenbelege, wird das Finanzamt diese genau nachprüfen und sie dir eventuell nicht anerkennen.

Für diese Ausgaben kannst du einen Eigenbeleg einreichen:

  • Verlorene, gestohlene oder unleserliche Quittungen
  • Automaten ohne oder mit defekter Belegausgabe (Telefonzelle, Parkuhr, Münzkopierer, Waschanlage)
  • Trinkgeld
  • Reisenebenkosten
  • Pauschalen für regelmäßige Aufwendungen (Reinigung von
    Berufskleidung in der privaten Waschmaschine, Bewerbungen)

Der Abzug der Vorsteuer ist mit Eigenbeleg nicht möglich, dafür benötigst du eine ordentliche Rechnung mit Umsatzsteuer.

Wichtig: Eigenbelege werden häufig anerkannt, es besteht aber kein gesetzlicher Anspruch darauf.

Bei geringeren Ausgaben bis 150 Euro sind die Aussichten auf eine Anerkennung des Eigenbelegs gut. Eventuell brauchst du aber keinen Beleg, denn für einige Ausgaben gibt es pauschale Grenzen, die Nichtbeanstandungsgrenzen.

Welche Angaben gehören auf den Eigenbeleg?

Diese Angaben müssen auf dem Beleg stehen:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Ausgaben
  • Datum der Aufwendung
  • Kosten
  • Begründung für den Eigenbeleg
  • Datum und eigene Unterschrift

Du solltest die Vorlage eines Eigenbelegs möglichst genau begründen und weitere Nachweise zu den Ausgaben liefern, das erhöht die Chance, dass sie anerkannt werden. Vorteilhaft ist, wenn du für die Ausgabe einen Bankauszug nachweisen kannst.

Beispiel 1:

Du hattest ein Geschäftsessen zur Projektbesprechung mit einem Freelancer und gibst der Bedienung Trinkgeld. Du gibst den Namen der Bedienung an, die von dir Trinkgeld erhalten hat.

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Beispiel 2:

Du hast wegen einem Geschäftstermin im Parkhaus geparkt und der Automat hat keinen Beleg ausgedruckt.

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Beispiel 3:

Du hast einen Bürostuhl gekauft und die Quittung verloren. Da du mit Kreditkarte bezahlt hast, reichst du den Bankauszug mit ein.

eigenbeleg_bürostuhl_deigenbeleg_bürostuhl_d

Belegvorlagepflicht und Belegvorhaltepflicht

Mittlerweile musst du nur für bestimmte Kosten Belege mit der Steuererklärung einreichen, wie z.B. Nachweise für außergewöhnliche Belastungen. Bis 2017 galt die Belegvorlagepflicht für die Steuererklärung. Du musstest Quittungen, Rechnungen, Spendenbescheinigungen sowie weitere Nachweise für bestimmte Aufwendungen mit der Steuererklärung übermitteln.

Durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, 18. Juli 2016 besteht nur noch eine Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass du deine Nachweise für die Steuererklärung für das Jahr 2017 nicht mehr einreichen musst. Für die Steuererklärung, die du 2017 für das Jahr 2016 machst, gilt noch die Belegvorlagepflicht. Du musst für die Belegvorhaltepflicht alle Nachweise aufbewahren und bei Nachfrage dem Finanzamt vorlegen.

Du kannst deine Belege auch freiwillig übermitteln. So beschleunigst du in manchen Fällen die Steuererstattung. Sinnvoll ist das bei ungewöhnlichen oder sehr hohen Kosten, bei denen du mit einer Nachfrage vom Finanzamt rechnest. Kannst du deine Ausgaben nicht belegen oder akzeptiert das Finanzamt deine Eigenbelege nicht, sind sie nicht von der Steuer absetzbar.

Eigenbeleg-Vorlage zum Download:
Wir haben für dich eine Eigenbeleg-Vorlage erstellt. Du kannst sie direkt online ausfüllen und runterladen.

Disclaimer

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