Freiberufler*innen: Definition, Voraussetzungen und steuerliche Vorteile

Der Begriff „Freiberufler*in“ bezeichnet Selbstständige, die keine gewerbliche, sondern eine freie, geistige oder künstlerische Tätigkeit ausüben.

Die rechtliche Grundlage bildet § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) .
Freiberufler*innen gelten als Unternehmer’innen, sind aber keine Gewerbetreibenden.

Das bedeutet:

• keine Gewerbeanmeldung,
  
  
• keine Gewerbesteuer,
  
  
• vereinfachte Buchführung,
  
  
• direkte Zuständigkeit des Finanzamts.
  
  

Typische Merkmale:

• selbstständige, eigenverantwortliche Ausübung
  
  
• Unabhängigkeit bei der Arbeitsgestaltung
  
  
• freie Bestimmung von Arbeitszeiten und Preisen
  
  
• die Notwendigkeit der Akquisition eigener Aufträge
  
  
• die persönliche Haftung mit dem Privatvermögen

-> Mehr dazu weiter unten im Artikel

Das Einkommensteuergesetz ( § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ) unterscheidet zwei Gruppen:

Katalogberufe

Das sind ausdrücklich im Gesetz genannte freie Berufe, u. a.:

• Ärztinnen, Zahnärzt*innen, Tierärzt*innen, Heilpraktiker*innen
  
  
• Rechtsanwält*innen, Notar*innen, Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen
  
  
• Ingenieur*innen, Architek*tinnen
  
  
• Journalist*innen, Übersetzer*innen, Dolmetscher*innen
  
  
• Künstlerinnen, Schriftsteller*innen, Musiker*innen
  
  
• Lehrerinnen, Dozent*innen, Erzieher*innen
  
  

Ähnliche oder vergleichbare Berufe

Auch Tätigkeiten, die fachlich und ausbildungsbezogen ähnlich sind, gelten als freiberuflich – etwa:

• Grafikdesignerinnen, Webdesignerinnen, Texter*innen
  
  
• IT-Berater*innen mit akademischem Hintergrund
  
  
• Coaches oder Trainer*innen mit pädagogischer Qualifikation
  
  

Ob dein Beruf freiberuflich anerkannt wird, entscheidet letztlich das Finanzamt anhand deiner Ausbildung, Qualifikation und Tätigkeit.

Damit deine Tätigkeit als freiberuflich gilt, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Eigenverantwortlichkeit: Du arbeitest selbstständig und trägst die fachliche Verantwortung.
  
  
• Persönliche Qualifikation: Du verfügst über eine berufsspezifische Ausbildung oder nachweisbare Fachkenntnisse.
  
  
• Geistige, künstlerische oder wissenschaftliche Arbeit: Deine Tätigkeit basiert auf persönlicher Leistung und Fachwissen, nicht auf Handel oder Produktion.
  
  
• Keine gewerbliche Struktur: Du beschäftigst keine größeren Mitarbeitenden zur Gewinnerzielung (z. B. keine Betriebe des Handwerks und der Industrie, Handelsbetriebe, Vermittlungstätigkeiten (z.B. des Maklers oder Handelsvertreters), Gaststättenbetriebe.).
  
  

Wenn das Finanzamt Zweifel hat, prüft es deinen Tätigkeitsnachweis, Referenzen oder Zeugnisse.

Freiberufler*innen profitieren von zahlreichen steuerlichen Erleichterungen:

Als Freiberufler*in meldest du dich direkt beim Finanzamt, nicht beim Gewerbeamt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Tätigkeit aufnehmen: Du darfst sofort starten, sobald du deine Arbeit beginnst.
   
   
2. Finanzamt informieren: Reiche innerhalb von 4 Wochen den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER ein.
   
   
3. Steuernummer erhalten: Nach Prüfung bekommst du deine Steuernummer, unter der du Rechnungen schreiben darfst.
   
   
4. Option wählen: Entscheide, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.

Wenn du als ausländischer Freiberufler*in in Deutschland tätig bist, gelten folgende Regeln:

• Du brauchst in der Regel eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis (Visum zur selbstständigen Tätigkeit nach § 21 AufenthG ).
  
  
• Für EU-Bürger*innen genügt der Nachweis der Selbstständigkeit (kein Visum nötig).
  
  
• Du meldest deine Tätigkeit ebenfalls beim deutschen Finanzamt an.
  
  
• Steuerlich gelten die gleichen Pflichten wie für deutsche Freiberufler*innen.
  
  

Bei Tätigkeiten in mehreren Ländern kann eine Doppelbesteuerungsvereinbarung (DBA) greifen – das regelt, welches Land die Steuern erhebt.

Als Freiberufler*in bist du für deine Steuern selbst verantwortlich – es gibt keinen Arbeitgeber, der Lohnsteuer abführt. Das bedeutet: Du musst aktiv handeln, Fristen einhalten und deine Steuerpflichten kennen. Die gute Nachricht: Freiberufler*innen haben im Vergleich zu Gewerbetreibenden deutlich weniger bürokratischen Aufwand.

Einkommensteuer: Was du als Freiberufler*in zahlen musst

Als Freiberufler*in zahlst du Einkommensteuer auf deinen Gewinn – also auf den Überschuss deiner Einnahmen über deine Betriebsausgaben. Der Steuersatz ist progressiv und steigt mit dem Einkommen:

Zusätzlich zur Einkommensteuer fällt der Solidaritätszuschlag an – seit 2021 jedoch nur noch für Besserverdienende.

Vorauszahlungen: Das Finanzamt setzt vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest (jeweils am 10. März, Juni, September und Dezember). Basis sind deine Einkünfte aus dem Vorjahr.

Umsatzsteuer: Wann bist du als Freiberufler*in umsatzsteuerpflichtig?

Als Freiberufler*in bist du grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig – das bedeutet, du musst auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen (in der Regel 19 %) und diese ans Finanzamt abführen.

Ausnahme: Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung beantragen. Du stellst dann keine Umsatzsteuer in Rechnung und musst auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben – hast dafür aber auch kein Recht auf Vorsteuerabzug.

Steuerfreie Berufe: Bestimmte freiberufliche Tätigkeiten sind von der Umsatzsteuer befreit, z. B. Ärzt*innen (§ 4 Nr. 14 UStG), Hebammen oder bestimmte Bildungsleistungen.

EÜR: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Freiberufler*in

Freiberufler*innen dürfen – unabhängig von Umsatz und Gewinn – die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachte Form der Gewinnermittlung nutzen. Eine aufwendige Bilanz ist nicht erforderlich.

So funktioniert die EÜR:

• Alle Einnahmen des Jahres werden addiert.
• Alle Betriebsausgaben (z. B. Arbeitsmittel, Bürokosten, Fortbildungen, Fachliteratur, Fahrtkosten) werden abgezogen.
• Das Ergebnis ist dein steuerlicher Gewinn, auf den du Einkommensteuer zahlst.

Typische absetzbare Betriebsausgaben für Freiberufler*innen:

Die EÜR wird zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht – entweder über ELSTER oder mit Taxfix.

Die Abgrenzung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit ist eine der häufigsten Streitfragen zwischen Selbstständigen und dem Finanzamt. Die Einstufung hat erhebliche steuerliche Konsequenzen – denn Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer und müssen ein Gewerbe anmelden.

Was ist der entscheidende Unterschied?

Wie prüft das Finanzamt die Einstufung?

Das Finanzamt bewertet bei der Erstanmeldung (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), ob deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist. Dabei prüft es:

1. Art der Tätigkeit: Ist sie geistig-schöpferisch oder eher handelnd/produzierend?
2. Qualifikation: Verfügst du über eine einschlägige Ausbildung oder nachweisbare Fachkenntnisse?
3. Eigenverantwortlichkeit: Arbeitest du persönlich und eigenverantwortlich – oder lässt du die Leistung überwiegend durch andere erbringen?
4. Struktur: Hast du einen betrieblichen Apparat mit Mitarbeitenden, der über deine persönliche Leistung hinausgeht?

Problematische Grenzfälle: Diese Berufe sorgen häufig für Streit

• IT-Berufe: Programmierer*innen können freiberuflich sein – aber nur, wenn sie ingenieurähnliche Tätigkeiten ausüben. Reine Dateneingabe oder Systembetreuung ohne konzeptionellen Anteil gilt als Gewerbe.
• Designer*innen: Grafik- und Webdesigner*innen sind freiberuflich, wenn sie künstlerisch tätig sind. Rein technische Umsetzung (z. B. reines Layoutsetzen nach Vorgabe) kann als Gewerbe eingestuft werden.
• Coaches und Trainer*innen: Freiberuflich, wenn pädagogische Qualifikation vorhanden. Ohne nachweisbare Ausbildung oft als Gewerbe eingestuft.
• Handwerker*innen: Grundsätzlich gewerblich – auch wenn sie hochspezialisiert sind.

Was passiert, wenn das Finanzamt die Tätigkeit nachträglich umqualifiziert?

Stuft das Finanzamt deine Tätigkeit nachträglich als gewerblich ein, drohen:

• Nachzahlung von Gewerbesteuer (rückwirkend für offene Jahre)
• Anmeldepflicht beim Gewerbeamt
• Mögliche Verzugszinsen auf Steuernachzahlungen

Scheinselbstständigkeit ist eines der größten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Risiken für Freiberufler*innen. Sie liegt vor, wenn du formal selbstständig bist, in der Praxis aber wie ein*e Angestellte*r arbeitest – und kann erhebliche Nachzahlungen auslösen.

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand nach außen als Selbstständige*r auftritt, tatsächlich aber in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis tätig ist. Die Deutsche Rentenversicherung und die Sozialgerichte prüfen dies anhand mehrerer Kriterien.

Woran erkennt man Scheinselbstständigkeit?

Die Behörden prüfen folgende Indizien:

Welche Konsequenzen drohen bei Scheinselbstständigkeit?

Die Folgen können für dich und deinen Auftraggeber erheblich sein:

• Sozialversicherungsnachzahlungen: Rückwirkend bis zu 4 Jahre (bei Vorsatz bis zu 30 Jahre) für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
• Steuernachzahlungen: Lohnsteuer wird nachgefordert – der Auftraggeber haftet primär.
• Bußgelder: Für den Auftraggeber drohen empfindliche Bußgelder.
• Verlust des Freiberuflerstatus: Das Finanzamt kann die Tätigkeit neu einordnen.

So schützt du dich vor Scheinselbstständigkeit – Checkliste

• Arbeite für mehrere Auftraggeber gleichzeitig oder nacheinander
• Tritt aktiv am Markt auf (eigene Website, Visitenkarten, Akquise)
• Nutze eigene Betriebsmittel (eigener Laptop, eigene Software)
• Gestalte deine Arbeitszeiten und -orte frei
• Trage ein unternehmerisches Risiko (z. B. Haftung, eigene Kosten)
• Schließe klare Werkverträge statt Dienstverträge mit Auftraggeber*innen
• Beantrage bei Unsicherheit ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung

Als Freiberufler*in bist du nicht automatisch sozialversichert – du musst dich selbst um deine Krankenversicherung kümmern. Das ist einer der wichtigsten Unterschiede zur Anstellung. Du hast dabei grundsätzlich zwei Optionen: die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) oder die private Krankenversicherung (PKV).

Option 1: Freiwillige gesetzliche Krankenversicherung (GKV)

Als Freiberufler*in kannst du dich freiwillig in der GKV versichern, wenn du die Voraussetzungen für eine freiwillige Mitgliedschaft erfüllst. Du zahlst den Beitrag komplett selbst – also ohne Arbeitgeberzuschuss. Die Beiträge richten sich grundsätzlich nach deinen beitragspflichtigen Einnahmen, maximal bis zur Beitragsbemessungsgrenze.

Beiträge 2026 (GKV, freiwillig)

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Die allgemeine Beitragsbemessungsgrenze in der GKV liegt 2026 bei 5.812,50 € im Monat bzw. 69.750 € im Jahr. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag liegt 2026 bei 2,9 %.

Vorteile der GKV für Freiberufler*innen

• Beiträge orientieren sich an deinem Einkommen – bei niedrigerem Gewinn zahlst du meist weniger.
• Kinder und nicht berufstätige Partner*innen können oft kostenlos mitversichert werden.
• Die Beiträge steigen nicht allein wegen deines Alters.
• Die Leistungen sind gesetzlich geregelt und planbarer.

Wichtig zu wissen

Wenn du als Selbstständige*r Krankengeld möchtest, brauchst du in der GKV einen Tarif mit Krankengeldanspruch. Dann gilt statt des ermäßigten Satzes von 14,0 % der allgemeine Beitragssatz von 14,6 %.

Option 2: Private Krankenversicherung (PKV)

Als Freiberufler*in kannst du grundsätzlich auch in die private Krankenversicherung wechseln. Anders als in der GKV hängt der Beitrag dort nicht direkt von deinem Einkommen ab, sondern vor allem von Alter, Gesundheitszustand, Tarif und Leistungsumfang.

Vorteile der PKV

• oft umfangreichere Leistungen, zum Beispiel Chefarztbehandlung oder Einzelzimmer
• für junge und gesunde Freiberufler*innen anfangs oft günstiger
• individuell wählbare Tarife je nach Leistungsbedarf

Nachteile der PKV

• Beiträge steigen oft mit dem Alter
• jede versicherte Person braucht einen eigenen Vertrag
• keine kostenlose Familienversicherung
• Krankengeld gibt es meist nur mit zusätzlichem Baustein
• die Rückkehr in die GKV ist später oft schwierig, besonders ab 55 Jahren

Berufsständische Versorgungswerke als dritte Option?

Angehörige bestimmter freier Berufe – zum Beispiel Ärztinnen, Rechtsanwältinnen, Architektinnen oder Steuerberaterinnen – sind häufig Pflichtmitglieder in einem berufsständischen Versorgungswerk und dadurch meist von der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreit. Das betrifft aber in erster Linie die Altersversorgung. Eine eigene Krankenversicherung ersetzt das in der Regel nicht. Du musst dich also meist trotzdem separat um deine Kranken- und Pflegeversicherung kümmern.

Krankenversicherungsbeiträge steuerlich absetzen

Als Freiberufler*in kannst du deine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung grundsätzlich als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzen. Maßgeblich ist § 10 EStG. Beiträge zur Basiskrankenversicherung und zur gesetzlichen Pflegeversicherung sind steuerlich besonders relevant; in vielen Fällen wirken sich die tatsächlich gezahlten Beiträge aus, auch wenn allgemeine Höchstbeträge für sonstige Vorsorgeaufwendungen existieren.

Viele Freiberufler*innen möchten ihr Geschäft ausbauen und Mitarbeitende beschäftigen. Das ist grundsätzlich möglich – aber es gibt klare Grenzen. Werden zu viele Aufgaben delegiert, kann das Finanzamt die Tätigkeit als gewerblich einstufen und der Freiberuflerstatus geht verloren.

Darf ich als Freiberufler*in überhaupt Mitarbeitende beschäftigen?

Ja – aber mit einer entscheidenden Einschränkung: Du musst weiterhin leitend und eigenverantwortlich tätig sein. Das bedeutet: Du kannst Mitarbeitende einsetzen, um dich zu unterstützen – aber die Kernleistung muss weiterhin von dir persönlich erbracht werden.

Wann ist der Freiberuflerstatus noch sicher?

Der Freiberuflerstatus bleibt erhalten, wenn:

• Du als Freiberufler*in die fachliche Verantwortung für jedes Projekt trägst,
• Mitarbeitende dich unterstützen, aber nicht eigenständig die Kernleistung erbringen,
• du bei jedem Auftrag persönlich leitend tätig bist (sog. „Stempel der Persönlichkeit"),
• die Mitarbeitenden keine gleichwertigen Leistungen erbringen, die du selbst nicht mehr überblickst.

Wann wird die Tätigkeit zur gewerblichen?

Der Freiberuflerstatus geht verloren, wenn:

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Praktische Tipps: So behältst du den Freiberuflerstatus mit Mitarbeitenden

• Bleibe bei jedem Projekt persönlich verantwortlich und dokumentiere das
• Nutze Mitarbeitende nur für unterstützende Tätigkeiten (z. B. Administration, Recherche, technische Umsetzung nach deiner Konzeption)
• Stelle sicher, dass du die fachliche Qualifikation hast, die Arbeit deiner Mitarbeitenden zu beurteilen und zu kontrollieren
• Führe klare Projektdokumentationen, aus denen deine persönliche Leistung hervorgeht
• Hol dir bei Wachstum steuerliche Beratung, bevor du die Schwelle zur Gewerblichkeit überschreitest

Was passiert, wenn der Freiberuflerstatus verloren geht?

Wird die Tätigkeit als gewerblich eingestuft:

• Gewerbesteuer wird rückwirkend fällig (für offene Steuerjahre)
• Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt ist nachzuholen
• IHK-Mitgliedschaft wird Pflicht (inkl. Beiträge)
• Bilanzierungspflicht kann entstehen (bei Überschreitung der Umsatz- oder Gewinngrenzen)