Vorsteuerabzugsberechtigt: Bedeutung, Voraussetzungen und Beispiele

„Vorsteuerabzugsberechtigt“ bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen berechnen, von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen darfst (§ 15 UStG).
Damit soll sichergestellt werden, dass nur der Endverbraucher die Umsatzsteuer tatsächlich trägt – nicht du als Unternehmer.

Beispiel:
Du kaufst Ware für 1.000 € netto + 190 € Umsatzsteuer.
Du verkaufst sie für 2.000 € netto + 380 € Umsatzsteuer.
→ Du ziehst 190 € Vorsteuer von den 380 € Umsatzsteuer ab und überweist nur 190 € ans Finanzamt.

Vorsteuerabzugsberechtigt sind alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen und nicht die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen.

Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:

• Gewerbetreibende und Freiberufler mit Regelbesteuerung
  
  
• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG)
  
  
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften
  
  
• Selbstständige mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen
  
  

Nicht berechtigt sind:

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
  
  
• Privatpersonen
  
  
• Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen (z. B. Ärzte, Vermieter von Wohnraum)
  
  

Wenn du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellst, darfst du selbst auch keine Vorsteuer geltend machen.

Damit du Vorsteuer abziehen darfst, müssen laut § 15 UStG bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

1. Du bist Unternehmer*in  im Sinne des § 2 UStG.
   Die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein.
   
   
2. Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung.
   Sie muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag etc.).
   
   
3. Die Leistung wurde tatsächlich erbracht.
   Grundsätzlich ist der Abzug ist erst zulässig, wenn du die Lieferung oder Dienstleistung erhalten hast.
   
   
4. Der Rechnungsaussteller ist selbst umsatzsteuerpflichtig.
   Nur dann darf die Steuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.
   
   
5. Kein Ausschlussgrund liegt vor.
   Für bestimmte Leistungen (z. B. steuerfreie Vermietung, Heilbehandlungen) ist der Abzug ausgeschlossen.
   
   
   Wichtige Pflichtangaben auf einer Rechnung:

• Name und Anschrift beider Parteien
  
  
• Steuernummer oder USt-IdNr.
  
  
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  
  
• Leistungsbeschreibung
  
  
• Netto-Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag
  

Grundsätzlich darfst du die Vorsteuer aus betrieblich genutzten Einkäufen und Dienstleistungen abziehen.

Abzugsfähig sind z. B.:

• Wareneinkäufe, Material, Betriebsausstattung
  
  
• Dienstleistungen wie Marketing, Beratung oder Software-Abos
  
  
• Reisekosten, Fortbildungen und Fachliteratur
  
  
• Fahrzeugkosten (anteilig, wenn gemischt genutzt)
  
  

Nicht abzugsfähig sind:

• Private Ausgaben
  
  
• Leistungen, die für steuerfreie Umsätze verwendet werden
  
  
• Reine Repräsentationskosten (z. B. Geschenke über 35 €)
  
  
• Rechnungen ohne Umsatzsteuer oder mit formalen Fehlern
  
  

Wenn du einen Gegenstand teils privat, teils betrieblich nutzt, darfst du die Vorsteuer nur anteilig abziehen – entsprechend dem betrieblichen Nutzungsanteil.

Der Vorsteuerabzug funktioniert ganz einfach über deine Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung.

Beispiel:

• Eingekaufte Waren: 1.000 € netto + 190 € USt = 1.190 €
  
  
• Verkaufte Waren: 2.000 € netto + 380 € USt = 2.380 €
  
  

Berechnung:

• Umsatzsteuer aus Verkäufen: 380 €
  
  
• Vorsteuer aus Einkäufen: 190 €
  
  
• Zahllast ans Finanzamt: 380 € – 190 € = 190 €
  
  

Wenn deine Vorsteuer höher ist als deine Umsatzsteuer, bekommst du den Überschuss vom Finanzamt erstattet.

Der Vorsteuerabzug ist einer der größten Vorteile für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Er sorgt dafür, dass du nicht zusätzlich durch Umsatzsteuer belastet wirst und nur auf deinen Gewinn Steuern zahlst.

Vorteile im Überblick:

• Du sparst Umsatzsteuer auf betriebliche Einkäufe.
  
  
• Du erhältst ggf. Rückzahlungen vom Finanzamt.
  
  
• Du bleibst gegenüber Großkunden wettbewerbsfähig.
  
  

Die Umsatzsteuer wird zu einem durchlaufenden Posten, der deine Liquidität schont.

Kleinunternehmer*innen nach § 19 UStG stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung – und dürfen deshalb auch keine Vorsteuer abziehen. Wer hohe betriebliche Ausgaben hat oder hauptsächlich mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zusammenarbeitet, sollte jedoch sorgfältig abwägen, ob die Kleinunternehmerregelung wirklich vorteilhaft ist.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wer im Vorjahr einen Umsatz von maximal 25.000 € (ab 2025 neu geltende Grenze) und im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 100.000 € erzielt, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Die Folge: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung und hast weniger bürokratischen Aufwand – verlierst aber auch das Recht auf Vorsteuerabzug.

Wann lohnt sich der Verzicht auf § 19 UStG ?

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung – also der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung – kann sich lohnen, wenn:

Table

Wann bleibt die Kleinunternehmerregelung sinnvoller?

Die Kleinunternehmerregelung ist weiterhin vorteilhaft, wenn:

• Deine Kunden überwiegend Privatpersonen sind (B2C) – für sie ist ein günstigerer Bruttopreis ohne Umsatzsteuer attraktiver.
• Du kaum betriebliche Ausgaben mit Umsatzsteuer hast und daher wenig Vorsteuer zurückfordern könntest.
• Du den Verwaltungsaufwand (Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärung) minimieren möchtest.

Wie lange gilt die Bindungsfrist beim Verzicht?

Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist du für mindestens 5 Jahre an die Regelbesteuerung gebunden (§ 19 Abs. 2 UStG). Diese Entscheidung sollte gut überlegt sein.

Den Vorsteuerabzug machst du nicht in der Einkommensteuererklärung geltend, sondern ausschließlich über die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) – eine regelmäßige Meldung, die du elektronisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts einreichst.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine monatliche oder vierteljährliche Erklärung, in der du dem Finanzamt mitteilst:

• wie viel Umsatzsteuer du in diesem Zeitraum eingenommen hast (aus deinen Ausgangsrechnungen),
• wie viel Vorsteuer du in diesem Zeitraum gezahlt hast (aus deinen Eingangsrechnungen),
• und die sich daraus ergebende Zahllast oder Erstattung.

Wie oft musst du die UStVA einreichen?

Schritt für Schritt: So reichst du die UStVA ein

1. ELSTER-Konto anlegen unter www.elster.de (kostenlos, einmalige Registrierung).
2. Belege sammeln: Alle Eingangsrechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer des Voranmeldungszeitraums zusammenstellen.
3. Umsatzsteuer und Vorsteuer erfassen: Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen addieren, Vorsteuer aus Eingangsrechnungen addieren.
4. UStVA in ELSTER ausfüllen: Beträge in die entsprechenden Felder eintragen (Kz. 81 für 19 % USt, Kz. 66 für Vorsteuer etc.).
5. Elektronisch übermitteln und Fristdatum beachten (immer der 10. des Folgemonats).
6. Zahllast überweisen oder Erstattung abwarten – das Finanzamt verrechnet automatisch.

Was passiert, wenn die Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer?

Wenn du in einem Voranmeldungszeitraum mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hast – zum Beispiel bei hohen Investitionen – entsteht ein Vorsteuerüberhang. Das Finanzamt erstattet dir diesen Betrag nach Prüfung der UStVA. Du musst dafür nichts gesondert beantragen.

Eine fehlerhafte Eingangsrechnung bedeutet nicht automatisch, dass du auf den Vorsteuerabzug verzichten musst. In vielen Fällen kann die Rechnung nachträglich berichtigt werden – und der Vorsteuerabzug bleibt vollständig erhalten.

Welche Fehler können auf einer Rechnung vorkommen?

Häufige Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden:

Wie wird eine fehlerhafte Rechnung berichtigt?

Eine Rechnungsberichtigung erfolgt ausschließlich durch den Rechnungsaussteller – du als Rechnungsempfänger kannst die Rechnung nicht selbst korrigieren. So gehst du vor:

Schritt 1: Kontaktiere den Rechnungsaussteller und weise auf den Fehler hin.

Schritt 2: Der Aussteller erstellt eine berichtigte Rechnung (keine neue Rechnung, sondern eine Korrektur der ursprünglichen mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer).

Schritt 3: Du bewahrst beide Dokumente auf – die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung und die Berichtigung.

Schritt 4: Du machst den Vorsteuerabzug in dem Voranmeldungszeitraum geltend, in dem die berichtigte Rechnung bei dir eingeht.

Was tun, wenn der Rechnungsaussteller nicht reagiert?

Wenn eine Berichtigung nicht möglich ist (z. B. weil das Unternehmen nicht mehr existiert), prüfe folgende Alternativen:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto): Hier gelten vereinfachte Anforderungen – nicht alle Pflichtangaben sind erforderlich.
• Gutschriften: Wenn du als Leistungsempfänger eine Gutschrift ausstellst, gelten dieselben Anforderungen wie für eine Rechnung.
• Steuerberatung: Bei strittigen Fällen oder größeren Beträgen empfiehlt sich die Konsultation eines Steuerberaters.

Checkliste: So prüfst du Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit

Bevor du eine Rechnung buchst und die Vorsteuer abziehst, prüfe:

• Name und vollständige Anschrift beider Parteien vorhanden?
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers angegeben?
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden?
• Leistungsbeschreibung eindeutig und vollständig?
• Nettobetrag, Steuersatz (7 % oder 19 %) und Steuerbetrag separat ausgewiesen?
• Leistungszeitraum angegeben (falls abweichend vom Rechnungsdatum)?