Vorsteuerabzug: Bedeutung, Voraussetzungen und Berechnung einfach erklärt

Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines Unternehmers, die Umsatzsteuer, die er selbst auf Eingangsrechnungen bezahlt hat, mit der Umsatzsteuer zu verrechnen, die er seinen Kunden in Rechnung stellt.

Gesetzlich geregelt ist er in § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Das Ziel: Die Umsatzsteuer soll für Unternehmen neutral sein. Nur der Endverbraucher zahlt sie endgültig.

Beispiel:
Du kaufst Büromaterial für 1.000 € netto + 190 € Umsatzsteuer = 1.190 €.
Diese 190 € kannst du in deiner Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer abziehen.
Verkaufst du später Produkte mit 380 € Umsatzsteuer, zahlst du an das Finanzamt nur die Differenz: 380 € – 190 € = 190 €.

Vorsteuerabzugsberechtigt sind alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen und nicht die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen.

Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind:

• Gewerbetreibende und Freiberufler mit Regelbesteuerung
  
  
• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG)
  
  
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften
  
  
• Selbstständige mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen
  
  

Nicht berechtigt sind:

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
  
  
• Privatpersonen
  
  
• Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen (z. B. Ärzte, Vermieter von Wohnraum)
  
  

Wenn du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellst, darfst du selbst auch keine Vorsteuer geltend machen.

Damit du Vorsteuer abziehen darfst, müssen laut § 15 UStG bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

1. Du bist Unternehmer*in  im Sinne des § 2 UStG.
   Die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein.
   
   
2. Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung.
   Sie muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag etc.).
   
   
3. Die Leistung wurde tatsächlich erbracht.
   Grundsätzlich ist der Abzug ist erst zulässig, wenn du die Lieferung oder Dienstleistung erhalten hast.
   
   
4. Der Rechnungsaussteller ist selbst umsatzsteuerpflichtig.
   Nur dann darf die Steuer als Vorsteuer geltend gemacht werden.
   
   
5. Kein Ausschlussgrund liegt vor.
   Für bestimmte Leistungen (z. B. steuerfreie Vermietung, Heilbehandlungen) ist der Abzug ausgeschlossen.
   

Grundsätzlich darfst du die Vorsteuer aus betrieblich genutzten Einkäufen und Dienstleistungen abziehen.

Abzugsfähig sind z. B.:

• Wareneinkäufe, Material, Betriebsausstattung
  
  
• Dienstleistungen wie Marketing, Beratung oder Software-Abos
  
  
• Reisekosten, Fortbildungen und Fachliteratur
  
  
• Fahrzeugkosten (anteilig, wenn gemischt genutzt)
  
  

Nicht abzugsfähig sind:

• Private Ausgaben
  
  
• Leistungen, die für steuerfreie Umsätze verwendet werden
  
  
• Reine Repräsentationskosten (z. B. Geschenke über 35 €)
  
  
• Rechnungen ohne Umsatzsteuer oder mit formalen Fehlern
  
  

Wenn du einen Gegenstand teils privat, teils betrieblich nutzt, darfst du die Vorsteuer nur anteilig abziehen – entsprechend dem betrieblichen Nutzungsanteil.

Die Vorsteuer berechnest du einfach aus dem Netto- oder Bruttobetrag der Eingangsrechnung.

Formel (bei bekanntem Bruttobetrag):
Vorsteuer = Bruttobetrag × (Steuersatz / (100 + Steuersatz))

Beispiel:

• Bruttobetrag: 1.190 €
  
  
• Steuersatz: 19 %
  → Vorsteuer = 1.190 × 19 / 119 = 190 €
  
  

In der Buchhaltung wird die Vorsteuer auf ein eigenes Konto gebucht:

• SKR03: Konto 1576 (Vorsteuer 19 %)
  
  
• SKR04: Konto 1406 (Vorsteuer 19 %)
  
  

Beispielbuchung:

Wareneingang 1.000 €  

Vorsteuer       190 €  

an Verbindlichkeiten 1.190 €

Am Monats- oder Quartalsende verrechnest du die gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen.
Das Ergebnis – Zahllast oder Erstattung – meldest du über ELSTER an das Finanzamt.

Die Vorsteuer ist das Gegenstück zur Umsatzsteuer. Beide gleichen sich in der Regel aus, sodass du nur die Differenz an das Finanzamt abführen musst.

Beispiel:
Umsatzsteuer aus Verkäufen: 1.000 €
Vorsteuer aus Einkäufen: 700 €
→ Zahllast: 1.000 € – 700 € = 300 €

Wenn deine Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer, bekommst du die Differenz vom Finanzamt zurück.