Kleinunternehmer*in: Regelung, Voraussetzungen und steuerliche Auswirkungen

Als Kleinunternehmer*in giltst du, wenn dein Jahresumsatz unter bestimmten Grenzen liegt (§ 19 Umsatzsteuergesetz).
Die Regelung wurde eingeführt, um Kleinbetriebe und Freiberufler*innen von bürokratischem Aufwand bei der Umsatzsteuer zu entlasten.

Das bedeutet konkret:

• Du erhebst keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen.
  
  
• Du reichst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ein.
  
  
• Du musst dich nicht mit Vorsteuerabzug oder Umsatzsteuerschulden beschäftigen.
  
  

Ziel: Kleinere Unternehmen sollen sich auf ihr Geschäft konzentrieren können – ohne die administrativen Pflichten der Umsatzsteuer.

Ob du als Kleinunternehmer*in giltst, hängt von deinem Jahresumsatz ab.
Dabei zählt der Bruttoumsatz, also inklusive Umsatzsteuer (auch wenn du sie nicht erhebst).

Umsatzgrenzen laut § 19 Abs. 1 UStG:

Wenn du im Gründungsjahr startest, musst du deinen voraussichtlichen Umsatz auf 12 Monate hochrechnen.
Bleibst du innerhalb der Grenzen, kannst du die Kleinunternehmerregelung bei Gründung ab 2025 automatisch nutzen.

Mit der Neuregelung ab 2025 profitieren noch mehr Kleinunternehmer*innen von der Umsatzsteuerbefreiung.
Das bedeutet für dich:

• Du musst keine Umsatzsteuer abführen.
  
  
• Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus (mit dem Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)
  
  
• Du sparst Verwaltungsaufwand, da keine Umsatzsteuervoranmeldungen nötig sind.
  
  

Aber: Du darfst keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Wenn du hohe Investitionen planst (z. B. Büroausstattung, Maschinen, Software), kann das ein Nachteil sein.

Damit du die Kleinunternehmerregelung anwenden kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Umsatzgrenze einhalten – siehe Tabelle oben.
   
   
2. Selbstständige Tätigkeit – du musst Unternehmer*in im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 UStG) sein.
   
   
3. Kein Verzicht auf die Regelung – wenn du freiwillig Regelbesteuerung beantragst, gilt die Befreiung nicht mehr.
   
   
4. Ordnungsgemäße Rechnungsstellung – ohne Umsatzsteuer, mit dem korrekten Hinweis auf § 19 UStG.

Entfallen:

• Umsatzsteuer-Voranmeldungen
  
  
• Gegebenenfalls Umsatzsteuerjahreserklärung
  
  
• Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt
  
  

Bestehen weiterhin:

• Einkommensteuererklärung (inkl. Anlage EÜR und G oder S)
  
  
• Gewerbesteuer (ab Gewinn über 24.500 €)
  
  
• Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
  
  
• Kennzeichnungspflicht in Rechnungen (§ 14 UStG)
  
  

Auch wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du deine Einnahmen und Ausgaben korrekt dokumentieren und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen.

Du kannst jederzeit freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und dich für die Regelbesteuerung entscheiden.
Das kann sinnvoll sein, wenn du:

• hohe betriebliche Einkaufs- und Investitionskosten hast,
  
  
• regelmäßig Geschäftskund*innen hast, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind,
  
  
• planst, deinen Umsatz künftig zu steigern.
  
  

So geht’s:

• Gib deinen Verzicht schriftlich beim Finanzamt an (z. B. im steuerlichen Erfassungsbogen oder per formloser Erklärung).
  
  
• Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist mindestens für fünf Jahre bindend.
  
  

Vorteil: Du darfst Vorsteuer abziehen und kannst deine betrieblichen Kosten steuerlich besser nutzen.

Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss alle allgemeinen Pflichtangaben enthalten, darf aber keine Umsatzsteuer ausweisen. Genau dieser Punkt ist besonders wichtig, weil ein falscher Steuerausweis schnell zu Problemen mit dem Finanzamt führen kann.

Auf die Rechnung gehören in der Regel:

• dein vollständiger Name und deine Anschrift
• Name und Anschrift der Kundin oder des Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Entgelt ohne ausgewiesene Umsatzsteuer
• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Verboten ist insbesondere:

• der Ausweis von 19 % oder 7 % Umsatzsteuer
• ein gesonderter Mehrwertsteuerbetrag auf der Rechnung
• eine Darstellung, die den Eindruck erweckt, dass Vorsteuer abgezogen werden kann

Auch als Kleinunternehmer*in musst du eine Steuererklärung abgeben. Die Befreiung von der Umsatzsteuer bedeutet nicht, dass deine übrigen steuerlichen Pflichten entfallen.

Typisch sind diese Formulare:

• Einkommensteuererklärung
• Anlage EÜR
• Anlage G bei gewerblichen Einkünften oder Anlage S bei freiberuflichen Einkünften
• gegebenenfalls Gewerbesteuererklärung, wenn dein Gewinn hoch genug ist
• gegebenenfalls weitere Anlagen je nach persönlicher Situation

Schritt für Schritt

1. Sammle alle Einnahmen und Ausgaben des Steuerjahres.
2. Ermittle deinen Gewinn.
3. Trage die Werte in die passenden Anlagen ein.
4. Prüfe, ob zusätzlich Gewerbesteuer relevant wird.
5. Reiche deine Steuererklärung fristgerecht ein.

Wenn du als Kleinunternehmerin Leistungen an Kundinnen im EU-Ausland erbringst oder Waren grenzüberschreitend verkaufst, gelten zusätzliche Regeln. Ab 2025 wird dieser Bereich noch wichtiger, weil die Kleinunternehmerregelung stärker im europäischen Kontext betrachtet wird.

Für dich ist vor allem wichtig:

• Inlandsumsätze und grenzüberschreitende Umsätze müssen sauber getrennt werden.
• Bei Leistungen ins EU-Ausland können andere umsatzsteuerliche Regeln greifen.
• Eine Befreiung in Deutschland bedeutet nicht automatisch, dass im Ausland dieselben Regeln gelten.
• Bei bestimmten Geschäften können zusätzliche Melde- oder Registrierungspflichten entstehen.

Gerade bei digitalen Leistungen, Versandhandel oder B2B-Geschäften in andere EU-Staaten lohnt sich eine genaue Prüfung. Schon kleine Fehler bei der Einordnung können dazu führen, dass Umsatzsteuer doch anfällt.

Wenn du Kleinunternehmer*in werden möchtest, gibst du das in der Regel im steuerlichen Erfassungsbogen an. Dort teilst du dem Finanzamt mit, dass du die Kleinunternehmerregelung anwenden willst.

So gehst du typischerweise vor:

1. Melde deine selbstständige Tätigkeit oder dein Gewerbe an.
2. Fülle den steuerlichen Erfassungsbogen aus.
3. Gib deinen voraussichtlichen Umsatz an.
4. Wähle die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.
5. Prüfe nach Erhalt deiner steuerlichen Daten, wie du künftig Rechnungen ausstellen musst.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewerbesteuer. Gewerbesteuer wird fällig, wenn dein Gewinn als Gewerbetreibende*r den Freibetrag überschreitet.

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewinn pro Jahr. Erst der Teil darüber wird mit dem jeweiligen Hebesatz deiner Gemeinde besteuert.

Beispiel:

• Gewinn im Jahr: 20.000 € -> keine Gewerbesteuer
• Gewinn im Jahr: 30.000 € -> Gewerbesteuer auf den Teil über 24.500 €