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Abschreibung in der Steuererklärung: So schreibst du korrekt ab

Die Abschreibung ist für Arbeitnehmende bei der Anschaffung teurer Arbeitsmittel relevant. Im Fall hoher Ausgaben musst du die Anschaffungskosten entsprechend dem Wertverlust über mehrere Jahre abschreiben. Seit 2018 gilt hier eine neue Abschreibungsgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter. Außerdem gilt ab dem 2021 eine neue Regelung für Computer, Peripheriegeräte und Software, die das Abschreiben sehr erleichtert!

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Was bedeutet Abschreibung?

Wenn die Anschaffungskosten einzelner Arbeitsmittel 410 Euro netto übersteigen (487,90 Euro inkl. Mehrwertsteuer), kannst du nicht die vollen Kosten auf einmal absetzen. Sie müssen über die übliche Nutzungsdauer (festgelegt in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums) abgeschrieben werden.

Ab 2018 erhöhte sich die Anschaffungsgrenze auf 800 Euro netto, bzw. 952 Euro brutto.

Beispiel:

  • Kosten für einen Computer: 500 Euro
  • Nutzungsdauer des Computers: 3 Jahre
  • Anschaffungsdatum: 08.03.2016

–> 500 Euro / 36 Monate = 13,88 Euro

Tipp: Kommabeträge werden bei der Steuererklärung zu deinen Gunsten immer gerundet!

 

Kaufst du ein Arbeitsmittel, das du beruflich einsetzt, kannst du dieses als Werbungskosten steuerlich geltend machen und je nach Höhe entweder sofort, also im selben Jahr absetzen oder über einen definierten Zeitraum abschreiben.

Das hängt vom Kaufpreis, dem Einsatz des Arbeitsmittels (beruflich oder privat) sowie der Einsatzfähigkeit ab, also ob ein Arbeitsmittel allein oder nur mit anderen Arbeitsmitteln funktioniert.

Die Abschreibung funktioniert bei Arbeitsmitteln von Privatpersonen immer linear. Das bedeutet: die Kosten des Produktes werden gleichmäßig auf die Jahre aufgeteilt, über die das Arbeitsmittel abgeschrieben wird.

Gibt es einen Unterschied zwischen Absetzen und Abschreiben?

Ja. Abschreiben bedeutet, dass die Kosten für ein Wirtschaftsgut nicht in einem Jahr, sondern über mehrere Jahre steuerlich geltend gemacht werden können.

Die Kosten, die du steuerlich absetzt (bzw. absetzen kannst), mindern dein Steuerergebnis für das betreffende Jahr. Sie wirken also direkter.

Geringwertige Wirtschaftsgüter dürfen sofort abgesetzt werden, ein Abschreiben über mehrere Jahre ist nicht nötig.

Wie wirken sich Abschreibungen auf die Steuer aus?

Die Abschreibung definiert die Summe, die du pro Jahr für ein Arbeitsmittel von der Steuer absetzen kannst.

So verringern Abschreibungen deine Steuerlast, wenn du die Werbungskostenpauschalen in Höhe von 1.230 Euro überschreitest.

Dabei gelten Voraussetzungen. Zum Beispiel kannst du nur den Anteil der Kosten für das Arbeitsmittel abschreiben, zu dem du das Produkt beruflich nutzt.

Um Arbeitsmittel wie Computer, Aktentasche oder Bürostuhl von der Steuer abzusetzen, musst du dem Finanzamt glaubhaft anzeigen, zu welchem Teil du das Produkt beruflich nutzt. Zur Vereinfachung gibt es dabei unter anderem die 50/50-Regelung. Bei Nachfrage durch das Finanzamt musst du die Nutzung nachweisen können.

Welcher Betrag ist sofort steuerlich absetzbar? Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter

Kaufst du ein Arbeitsmittel und möchtest wissen, ob es im selben Wirtschaftsjahr abgesetzt werden kann oder über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben werden muss, dann gilt neben dem Preis zunächst die Frage: Ist dieses Arbeitsmittel ohne andere Mittel nutzbar?

Ein Computer zum Beispiel ist ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut, den man je nach Preis im selben Steuerjahr des Kaufs komplett absetzen kann. Ein Drucker hingegen gilt nicht als selbständig nutzbar, da er nicht ohne PC nutzbar ist. Bei einem Scanner gilt das Gleiche.

Weiteres Beispiel: Eine Kamera ist ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut. Bleibst du beim Kauf unter der neuen Abschreibungsgrenze, kannst du sie komplett im selben Jahr absetzen. Kaufst du aber nur ein Objektiv, dann wirst du dieses abschreiben müssen.

Kaufdatum Geringwertige Güter (GWG)Bruttobetrag
bis 31.12.2017487,90 EUR
aktuell952 EUR

Arbeitsmittel, die ab dem 01.01.2018 gekauft wurden, können bei einem Bruttobetrag von bis zu 952 Euro (inkl. 19 % MwSt.) im Kaufjahr vollständig abgesetzt werden. Aber immer unter der Bedingung, dass es selbständig funktioniert, wie etwa ein Computer oder ein Handy. Ein Objektiv hingegen funktioniert ohne Kamera nicht. Dieses ist dann nicht komplett im Jahr des Kaufes absetzbar, sondern muss über einen Zeitraum abgeschrieben werden.

Mit der Einführung der „Digital-AfA“, die ab dem Steuerjahr 2021 in Kraft ist, gelten für Computer, Peripheriegeräte wie Drucker und Monitore sowie für Software andere Vorschriften. In unserem Beitrag zum Thema Computer absetzen erklären wir die Erleichterungen, die sich für solche Arbeitsmittel ergeben.

Höhe der Abschreibung identifizieren: Die Abschreibungstabellen

Mit Ausnahme der Produkte, die unter die Digital-AfA fallen, gilt Folgendes: Auch Arbeitsmittel, die über dem oben genannten Bruttowert von 952 Euro liegen, müssen in einem bestimmten Zeitraum abgeschrieben werden. Der Zeitraum ist durch das Finanzamt geregelt in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums.

In der AfA-Tabelle AV findest du die übliche Nutzungsdauer allgemeiner Arbeitsmittel. Hier einige typische Beispiele:

Computer und Notebooks (ab Steuerjahr 2021)auf einmal absetzbar im Jahr der Anschaffung oder über 12 Monate
Computer und Notebooks (angeschafft in 2020 und früher)3 Jahre, aber in 2021 kann kompletter Restbetrag auf einmal abgeschrieben werden.
Drucker, Scanner (ab Steuerjahr 2021)auf einmal absetzbar im Jahr der Anschaffung oder über 12 Monate
Drucker, Scanner (angeschafft in 2020 und frühere)3 Jahre, aber in 2021 kann kompletter Restbetrag auf einmal abgeschrieben werden.
Monitore (ab Steuerjahr 2021)auf einmal absetzbar im Jahr der Anschaffung oder über 12 Monate
Monitore (angeschafft in 2020 und früher)3 Jahre, aber in 2021 kann kompletter Restbetrag auf einmal abgeschrieben werden.
Handy, Smartphone3 Jahre
Büromöbel13 Jahre

Wichtig:

Für Geräte, die zur „Digital-AfA“ zählen, vor 2021 angeschafft wurden und einen Wert über 952 Euro aufweisen, gilt Folgendes: Fällt die Abschreibung zum Teil in das Steuerjahr 2021, so kann im Steuerjahr 2021 der komplette Restbetrag der Abschreibung, der sich für 2021 (und die weiteren Jahre) ergeben hätte, auf einmal abgesetzt werden.

Beispiel: Wurde im Juli 2020 ein Arbeits-Computer für 1.200 Euro angeschafft, wäre dieser ursprünglich mit 400 Euro pro Jahr abzuschreiben gewesen. Für 2020 ergibt sich eine Abschreibung von 200 Euro (400 Euro x 6/12 Monate). Durch die neue Regelung für Computer und Co. kann in 2021 der komplette Restbetrag in Höhe von 1.000 Euro auf einmal abgeschrieben werden.

Muss ich die Abschreibung selbst berechnen?

Ja, das ist aber nicht schwer! Du berechnest die jährliche Summe deiner Abschreibung(en) mithilfe der folgenden Informationen:

  • Dem Kaufpreis
  • Dem Datum des Kaufs bzw. der Lieferung
  • Der Nutzungsdauer des Gerätes

Wenn du diese Informationen hast, dividierst du den Kaufpreis durch den Abschreibungszeitraum. So kannst du bequem den Anteil des ersten Jahres, der Folgejahre und des letzten Jahres berechnen.

Wichtig: Im Jahr der Anschaffung musst du die Summe monatsgenau berechnen. Dabei gilt der Monat der Lieferung. Für jeden angefangenen Monat musst du 1/12 der Jahresabschreibung ansetzen.

Beispielrechnung:

Du hast du am 07. April 2019 einen neuen Laptop zum Preis von 1116,00 Euro gekauft.

Diesen nutzt du 50 Prozent beruflich und ansonsten für private Zwecke. Aufgrund des hohen Preises musst du den Laptop über die Dauer seiner Nutzung abschreiben. (Vorsicht: Liegt die Anschaffung in 2021 oder später, ist der berufliche Anteil der Kosten sofort auf einmal absetzbar). Laut AfA-Tabelle beträgt der Zeitraum drei Jahre bzw. 36 Monate.

Im ersten und im letzten Jahr musst du die Kosten eigentlich monatsgenau berechnen. Wie du gleich sehen wirst, ergibt sich für die letzte Abschreibung im Jahr 2021 aber eine neue Konstellation. Für dieses Beispiel kannst du also die Kosten für die Monate April bis Dezember in deine Steuererklärung eintragen.

1.116 Euro x 50 % berufliche Nutzung = 558 Euro.

558 Euro / 36 Monate = 16 Euro pro Monat (aufgerundet)

  • Jahr 2019: 9 Monate (April bis Dezember) = 144 Euro
  • Jahr 2020: 12 Monate (Januar bis Dezember) = 192 Euro
  • Jahr 2021: Durch die neue „Digital-AfA" kannst du den Restbetrag in Höhe von 222 Euro  im Jahr 2021 auf einmal abschreiben.

Die kompletten 558 Euro wurden so über 36 Monate linear abgeschrieben, wobei die besondere Möglichkeit der „Digital-AfA“ genutzt wurde.

Tipp: Multifunktionsgeräte, die auch ohne PC kopieren, scannen oder faxen können, sind selbständig und zählen somit als GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut). Du kannst diese Geräte also im Steuerjahr absetzen und musst sie nicht über einen längeren Zeitraum abschreiben, sofern sie den Brutto-Kaufpreis von über 952 Euro nicht überschreiten (für die Steuerjahre 2018 bis 2020). Ab dem Steuerjahr 2021 ist das einmalig bzw. auch wenn sie den Kaufpreis von 952 Euro überschreiten möglich.

Die Abschreibung greift nicht nur bei Arbeitsmitteln. Besonders für Gewerbetreibende sind die Abschreibungsregeln wichtig und unterliegen zum Teil besonderen Regeln. Auch für Immobilien gelten andere, besondere Abschreibungsverfahren.

Wo trage ich die Abschreibung(en) ein?

Hast du die Höhe der Abschreibung(en) berechnet, kannst du diese als Werbungskosten in der Anlage N deiner Steuererklärung eintragen. Dabei darfst du nur den Anteil der Produktkosten eintragen, zu dem du das/die Produkt(e) beruflich nutzt.

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