Internet- & Telefonkosten: Was kann ich von der Steuer absetzen?

Spätestens seit Corona arbeiten immer mehr Arbeitnehmer von zu Hause aus. Logisch, dass dafür der private Internetanschluss oder das Handy genutzt wird. Wenn dir dein Arbeitgeber den beruflichen Anteil deiner Internet- und Telefonrechnungen nicht erstattet, kannst du ihn als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du Telekommunikationskosten in der Steuererklärung geltend machen kannst:

1. Als Pauschale
   
   Das heißt, du kannst pauschal 20 % deiner Gesamtkosten absetzen, aber maximal 20 Euro pro Monat bzw. 240 Euro pro Jahr.
2. Mit Einzelnachweisen
   
   Das heißt, du belegst den beruflichen Anteil deiner Kosten mit Einzelnachweisen und kannst diesen Teil unbegrenzt absetzen.

Wie das genau funktioniert und welche Vor- und Nachteile die beiden Varianten haben, erklären wir dir im Folgenden:

Vorteil der Pauschale: Du hast weniger Aufwand – denn du musst nicht nachweisen, in welchem Umfang du deine Privatanschlüsse beruflich genutzt hast.

Nachteil: Nur bis zu 20 % deiner monatlichen Telefon- und Internetausgaben werden vom Finanzamt als Werbungskosten anerkannt. Die Obergrenze liegt bei 20 Euro pro Monat bzw. 240 Euro im Jahr. Deine Telefon- oder Internetrechnung müsste also 100 Euro pro Monat betragen, damit der Maximalbetrag erreicht wird.

Voraussetzung: Du hast tatsächlich von zu Hause aus gearbeitet oder mit deinem privaten Smartphone beruflich telefoniert.

So berechnest du deinen Pauschalbetrag:

Nimm die Kosten für drei aufeinander folgende Monate und rechne diese auf das gesamte Jahr hoch. Am meisten lohnt es sich, wenn du die Monate auswählst, in denen deine Telefon- oder Internetkosten am höchsten waren. Alternativ kannst du auch den Jahresdurchschnitt nehmen.

Beispiel:

Steffis private Internetrechnung war im März, April und Mai am teuersten.

Summe der 3 Rechnungsbeträge: 50 € + 43 € + 56 € = 149 €

149 € / 3 Monate * 20 % = 9,93 €

9,93 € * 12 Monate = 119,16 € (gerundet)

Steffi kann 119,16 Euro in ihrer Steuererklärung geltend machen, da der Betrag unter der Grenze von 240 Euro liegt.

Vorteil der Einzelaufzeichnung: Du kannst deine Aufwendungen für die berufliche Nutzung deines Internets oder Telefons unbegrenzt absetzen – es gibt keinen Maximalbetrag. Das lohnt sich insbesondere, wenn du vermutest, dass der berufliche Anteil über 20 % liegt.

Nachteil: Du hast mehr Aufwand – denn du musst den beruflichen Anteil genau dokumentieren und ausrechnen.

Voraussetzung: Auf Nachfrage musst du dem Finanzamt die Einzelaufzeichnung vorlegen können.

So funktioniert die Einzelaufzeichnung bei Telefonkosten:

1. Du dokumentierst im Veranlagungsjahr drei Monate lang alle beruflichen und privaten Telefonate mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Gesprächsteilnehmenden.
2. Ermittle den beruflichen Nutzungsanteil mithilfe deines Einzelverbindungsnachweises oder der notierten Gesprächsdauer.
3. Hast du beispielsweise 40 % beruflich telefoniert, kannst du 40 % der gesamten Rechnungsbeträge im Veranlagungszeitraums absetzen.

So funktioniert die Einzelaufzeichnung bei Internetkosten:

WLAN-Kosten kannst du auf die gleiche Weise steuerlich geltend machen, wenn du im Homeoffice tätig warst. Dafür schätzt du, wieviel du dein WLAN beruflich und privat genutzt hast. Den beruflichen Anteil deiner Internet-Kosten gibst du in deiner Steuererklärung an. Gemäß eines Beschlusses des niedersächsischen Finanzgerichts wird eine geschätzte berufliche Nutzung von bis zu 50 % akzeptiert.

Übrigens: Hat das Finanzamt einmal die Einzelaufzeichnung akzeptiert, gilt der ermittelte Prozentsatz in der Regel auch für die Steuererklärungen der folgenden Jahre.

Wenn du die Geräte mehr als 10 % für den Job einsetzt, gelten sie als Arbeitsmittel. Dann sind die Kosten für Anschaffung, Reparaturen und Instandhaltung anteilig Werbungskosten. Aber auch hier musst du den beruflichen Anteil schätzen – eine Pauschale gibt es nicht. Erst ab einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 % kannst du die kompletten Kosten als Werbungskosten geltend machen. Eine berufliche Nutzung von 50 % wird in der Regel von den Finanzämtern akzeptiert. Möchtest du mehr als 50 % berücksichtigen, musst du die beruflichen Zeiten dokumentieren.

Beachte: neue Regelung für das Absetzen von Computern, Software und Zubehör:

Bei Computer und Software gibt es ab dem Steuerjahr 2021 eine neue Regelung bezüglich der Absetzbarkeit, die sich "Digital-AfA" nennt. Informationen dazu findest du hier: Anleitung zum Computerabsetzen mit ELSTER oder Taxfix in Schritt 4.

Beim Absetzen von Smartphones gilt diese neue Regelung für Computer und Co. nicht. Es bleibt beim herkömmlichen Absetzen mit der Abschreibungsgrenze von 952 Euro.

Für Selbstständige gilt eine ähnliche Regelung: Telefon- und Internetkosten können als Betriebsausgaben deklariert werden. Wichtig ist auch hier, dass du als Freelancer*in private und berufliche Gespräche trennen kannst. Natürlich ist das am einfachsten, wenn du über getrennte Anschlüsse und Abrechnungen verfügst. Ansonsten gilt wie bei Angestellten die eigene Einschätzung, die mit den Einzelverbindungsnachweisen aus einem Zeitraum von drei Monaten belegt werden muss.

Werden die Geräte oder Anschlüsse zu mehr als 90 % beruflich genutzt, sind die laufenden Kosten vollständig absetzbar. Verfügst du beispielsweise über zwei Telefonnummern, aber nur einen Anschluss, musst du die berufliche Verwendung trotzdem nachweisen, da sonst das Finanzamt eventuell von einem jeweils hälftigen Verhältnis ausgeht.

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