Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer*innen: Was du wirklich brauchst

• Keine Pflicht zur Buchhaltungssoftware: In Deutschland ist eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer*innen gesetzlich nicht vorgeschrieben.
• Kleinunternehmer*innen müssen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, keinen Jahresabschluss mit Bilanz.
• Kleinunternehmerregelung ( § 19 UStG ): Wer die Regelung nutzt, ist von der Umsatzsteuer befreit und muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen.
• E-Rechnungspflicht beachten: Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer*innen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Bereich.
• Auch wenn sie nicht Pflicht sind: Ein gutes Buchhaltungstool spart Zeit, reduziert Fehler und bereitet dich auf die E-Rechnungspflicht vor.

Buchhaltung bedeutet für Kleinunternehmer*innen vor allem eines: den Überblick behalten. Wer als Kleinunternehmer*in gilt, hängt von der Umsatzgrenze nach § 19 UStG ab. Dein Umsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschreiten und im laufenden Jahr darf er die Grenze von 100.000 € nicht überschreiten (diese Grenzen gelten seit dem 01.01.2025 durch das Jahressteuergesetz 2024). Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Steuererklärung für Kleinunternehmer*innen .

Wer diese Voraussetzungen erfüllt, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Stattdessen reicht am Jahresende eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) : Du stellst deine Einnahmen den Ausgaben gegenüber – fertig. Einen Jahresabschluss oder eine doppelte Buchführung brauchst du nicht.

Wann höhere Anforderungen gelten und ob eine Software dann praktisch unverzichtbar wird, erfährst du im Abschnitt „Ab wann ist eine Buchhaltungssoftware vorgeschrieben?“

Welche Buchhaltung brauche ich als Kleingewerbetreibende*r?

Als Kleingewerbetreibende*r (Gewerbe angemeldet, aber kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb im Sinne des HGB) reicht in der Praxis meist ebenfalls eine einfache Buchführung und für den Jahresabschluss die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Steuererklärung für Kleingewerbe .

Wichtig: Kleingewerbe (Gewerberecht/HGB) und Kleinunternehmerregelung ( § 19 UStG ) (Umsatzsteuer) sind zwei verschiedene Dinge. Nur wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und ergänzt den Pflichthinweis auf § 19 UStG .

Wie kann ich als Kleinunternehmer*in die Buchhaltung selbst machen?

Selbstbuchhaltung ist für Kleinunternehmer*innen gut machbar, wenn man strukturiert vorgeht.

So gehst du konkret vor:

1. Einnahmen und Ausgaben monatlich erfassen – am besten direkt nach jeder Transaktion.
2. Belege GoBD-konform aufbewahren – digital (z. B. als Scan oder Foto) oder in Papierform, zehn Jahre lang.
3. Rechnungen korrekt ausstellen – mit allen Pflichtangaben, inkl. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
4. Am Jahresende EÜR erstellen – Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen und mit der Steuererklärung einreichen.
5. Optional: Buchhaltungstool nutzen – um den Prozess zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.

Für sehr wenige Transaktionen und reine B2C-Umsätze ist auch eine einfache Excel-Tabelle oder eine kostenlose Vorlage ausreichend. Ab einer gewissen Komplexität (viele Belege, B2B-Kunden, mehrere Einnahmequellen) lohnt sich ein digitales Tool.

Für Schritt 4, also die Steuererklärung am Jahresende, ist Taxfix eine einfache und kostensparende Ergänzung. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Steuererklärung für Selbständige .

Eine Buchhaltungssoftware ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben – für niemanden. Ob sie faktisch notwendig wird, hängt davon ab, welche Buchführungspflichten für dich gelten. Für die meisten Kleinunternehmer*innen ist die Antwort klar: Die EÜR reicht, und die lässt sich auch ohne Software erledigen. Für andere Unternehmensformen sieht das anders aus.

Bilanzierungspflichtige Unternehmen – wer ist betroffen?

Wer einen Jahresabschluss mit Bilanz erstellen muss, kommt ohne strukturierte Buchführung kaum aus. Eine Software ist zwar auch hier nicht gesetzlich vorgeschrieben, praktisch aber kaum zu umgehen. 

Die folgende Tabelle zeigt, welche Rechtsformen grundsätzlich bilanzierungspflichtig sind:

Einzelunternehmer*innen – ab welchen Schwellenwerten gilt die Bilanzpflicht?

Einzelunternehmer*innen und Freiberufler*innen dürfen grundsätzlich die vereinfachte EÜR nutzen. Die Bilanzierungspflicht greift erst, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Diese wurden durch das Wachstumschancengesetz (April 2024) angehoben:

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht: Ein digitales Buchhaltungstool kann den Alltag erheblich erleichtern. Die Frage ist nicht, ob du es brauchst, sondern ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis durch automatische Belegerfassung, Kategorisierung und Bankabgleich
• Fehlerreduktion durch korrekte Rechnungsformate und GoBD-konforme Archivierung
• E-Rechnungsbereitschaft – ab 2027 müssen B2B-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden; händische Word- oder Excel-Rechnungen reichen dann nicht mehr

Für reine B2C-Kleinunternehmer*innen mit wenigen Transaktionen ist ein Tool weniger dringend. Wer aber regelmäßig Rechnungen an Unternehmen stellt, sollte sich frühzeitig damit beschäftigen.

Die folgende Tabelle hilft bei der Einschätzung:

Nicht jedes Buchhaltungsprogramm ist für Kleinunternehmer*innen gleich gut geeignet. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, braucht keine komplexe Unternehmenssoftware,  aber ein paar Funktionen sollte das Tool mitbringen. Im nächsten Abschnitt findest du die wichtigsten Auswahlkriterien.

Funktionen, die Kleinunternehmer*innen brauchen

Ein gutes Buchhaltungstool für Kleinunternehmer*innen sollte folgende Funktionen abdecken:

• Unterstützung der Kleinunternehmerregelung ( § 19 UStG ): Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Pflichthinweis erstellen
• EÜR-Erstellung: automatisch oder als Export für die Steuererklärung
• Digitale Belegverwaltung: Foto-Upload, automatische Kategorisierung
• Rechnungserstellung inkl. E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD-Format
• Bankabgleich / Online-Banking-Integration
• GoBD-konforme Archivierung
• ELSTER-Anbindung oder Export für Steuerberater*in
• Einfache Bedienung, auch ohne Buchhaltungskenntnisse
• Mobile Nutzung per App
• Faires Preis-Leistungs-Verhältnis

Was kostet die Buchhaltung für Kleinunternehmer*innen?

Die Kosten hängen stark davon ab, welchen Weg du wählst. Die folgende Übersicht gibt dir eine erste Orientierung:

Software: Cloudbasiert oder lokal installiert?

Eine Cloud-Lösung ist von überall zugänglich, erhält automatische Updates und lässt sich gut mit dem Smartphone nutzen. Lokale Software bietet dagegen den Vorteil, dass Daten lokal gespeichert werden und keine dauerhafte Internetverbindung nötig ist. Dafür ist die Einrichtung oft aufwendiger und Updates müssen manuell eingespielt werden.

Die E-Rechnungspflicht ist das wichtigste gesetzliche Thema für Kleinunternehmer*innen in den nächsten Jahren. Hier sind die Fakten:

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer*innen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer*innen, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 01.01.2027 müssen B2B-Rechnungen zwingend im strukturierten Format ausgestellt werden, entweder als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dann nicht mehr als ordnungsgemäß. Wer ausschließlich an Privatkunden (B2C) verkauft, ist von der Ausstellungspflicht vorerst nicht betroffen.

Der folgende Zeitplan gibt einen Überblick: