Auf Geschäftsreisen hast du zwangsläufig höhere Ausgaben für deine Verpflegung: Du gehst ins Restaurant oder bestellst dir Essen auf dein Hotelzimmer. Weil du beruflich unterwegs bist, kannst du diesen Verpflegungsmehraufwand absetzen. Dazu machst du eine Steuererklärung.

Hat dein Arbeitgeber schon die Kosten für deine Verpflegung beglichen, kannst du diese allerdings nicht mehr absetzen.

Damit man nicht alle Belege für auswärtige Verpflegung sammeln muss, hat sich das Finanzamt die Verpflegungspauschale ausgedacht. Jetzt kommt es darauf an, wie lange du unterwegs warst. Je nach Dauer deiner Auswärtstätigkeit bemisst sich dann die Verpflegungspauschale, die dir zusteht. Es werden zwei Fälle unterschieden:

• Abwesenheit länger als 8 Stunden (Dazu zählen im Ausland auch An- und Abreisetage)
• Abwesenheit länger als 24 Stunden

Damit du den Verpflegungsmehraufwand absetzen kannst, musst du erst alle Unterlagen zusammensuchen und eine Tabelle aufstellen, in der deine gesamten Dienst- und Geschäftsreisen in einem Jahr inklusive der Tage deiner Abwesenheiten von Zuhause aufgelistet sind.

Es ist sinnvoll, für die eigenen Unterlagen solch eine Tabelle einzurichten. Auch wenn in der Regel keine Belege für die Geschäfts- oder Dienstreisen mit der Steuererklärung mitgeschickt werden müssen, kann das Finanzamt Rückfragen haben. Dann solltest du die Unterlagen bereit halten und nachschicken.

Für Dienstreisen im Inland gelten folgende Pauschbeträge:

• Für mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Für mehr als 24 Stunden: 28 Euro

Für Dienstreisen im Ausland gibt es unterschiedlichste Pauschalen. Die Finanzverwaltung hat diese in einer Länderliste festgelegt. Diese findest du in der Übersicht für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskostenpauschalen im Ausland.

Für die Dienstreisen im oberen Beispiel aus unserer Tabelle ergibt dies:

Dublin (Irland):

• pro Tag mit mehr als 8h Aufenthalt sowie An- und Abreisetag: 39 Euro
• pro Tag mit mehr als 24h Aufenthalt: 58 Euro

Nizza (Frankreich):

• pro Tag mit mehr als 8h Aufenthalt sowie An- und Abreisetag: 29 Euro
• pro Tag mit mehr als 24h Aufenthalt: 44 Euro

Als Arbeitnehmer*in trägst du deine Aufwendungen für Verpflegung in der Anlage N ein. Diese Anlage findest du bei ElsterFormular unten links in dem Abschnitt „weitere Vordrucke“.

Sobald eine der Anlagen mit einem Rechtsklick ausgewählt ist, kannst du sie nach einem Klick auf die erscheinende Fläche „Anlage N zu meiner Steuererklärung hinzufügen“ anschließend im Fenster in der Mitte bearbeiten.

Für eine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands trägst du die Anzahl der Tage ein.

Das sieht bei einer eintägigen Geschäftsreise mit mehr als 8 Stunden Aufenthalt, wie in unserem Beispiel beim Kundenworkshop in Hannover, bei dem man das Mittag- und Abendessen selbst bezahlt hat, wie folgt aus:

Für eine Geschäftsreise im Ausland berechnest du die Summe der verschiedenen Pauschalbeträge. Diese Berechnung gibst du auf Nachfrage des Finanzamts ab.

Für das obige Beispiel sieht sie wie folgt aus:

Irland:
2 x 28 Euro (An- und Abreisetag) = 56 Euro
+ 1 x 42 Euro (Abwesenheit von 24 Stunden) = 42 Euro

Frankreich:
+ 2 x 29 Euro (An- und Abreisetag) = 58 Euro

Gesamtbetrag der Mehraufwendungen für Verpflegung im Ausland:
156 Euro

Die Summe trägst du anschließend in das vorgesehene Feld ein („Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland“).

Die Steuererklärung schickst du vollständig ausgefüllt an das Finanzamt per Post oder online. Die Rechnungen und Belege musst du sorgfältig aufheben. Bei eventuellen Rückfragen der Finanzbeamten kannst du sie dann nachreichen.

Deine Aufwendungen für Verpflegung vermindern dein zu versteuerndes Einkommen, wodurch du entweder weniger Steuern zahlen musst oder gar eine Steuerrückerstattung erwarten kannst.