Checkliste für Belege & Unterlagen: Was muss ich mit der Steuererklärung einreichen?

Seit 2017 brauchst du grundsätzlich keine Belege und Quittungen an dein Finanzamt zu senden, wenn du deine Einkommensteuererklärung machst. Denn im Rahmen der Digitalisierung wurde aus der Belegvorlagepflicht eine Belegvorhaltepflicht.

Es genügt also, wenn du bei der Steuererklärung deine Ausgaben in das Online-Formular oder deine Steuer-App einträgst und die Nachweise für eventuelle Rückfragen aufbewahrst. Benötigt das Finanzamt bestimmte Unterlagen für deine Steuererklärung, wird es sich bei dir melden.

Dennoch brauchst du jede Menge Dokumente für die Steuererklärung. In diesem Beitrag findest du deine Antwort auf die Frage, welche Unterlagen für die Steuererklärung essentiell und sinnvoll sind.

Für viele stellt sich zumindest bei der eigenen ersten Steuererklärung die Frage "Was braucht man für die Steuererklärung?". Speziell, wenn die Steuererklärung erfolgreich werden und eine Steuererstattung bringen soll?

Als Grundsatz gilt: lieber zu viel aufbewahren als zu wenig. Falls sie dir noch nicht vorliegen, solltest du dir folgende Unterlagen für deine Steuererklärung ausstellen lassen und abheften für den Fall, dass das Finanzamt sie anfordert:

• Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
• Steuerbescheinigungen über Kapitalertragssteuer oder Zinsabschläge
• Spendenbescheinigungen oder Zuwendungsbestätigungen
• Nachweis einer Behinderung
• Nachweise über außergewöhnliche Belastungen (z. B. Krankheitskosten, Beerdigungskosten)
• Nachweise über haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Nebenkostenabrechnung, zusätzliche Renovierungs- oder Reinigungskosten)
• Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit
• Studienbescheinigung
• Nachweis über besondere Werbungskosten (z. B. für Umzüge, Weiterbildung, Arbeitszimmer)
• Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen (z. B. Bausparvertrag)
• Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester-Rente)
• Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern

Viele Einreichende stellen sich die Frage, welche Unterlagen für die Steuererklärung das Finanzamt schon hat. Diese Frage ist berechtigt, da Arbeitgeber und Versicherungsträger sie automatisch an die Steuerbehörde verschicken. Dazu gehören:

• Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
• Jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester-Rente)
• Bescheinigungen der Krankenversicherung

Du bist beispielsweise durch die Kurzarbeit zu einer Steuererklärung verpflichtet, hast aber noch nie zuvor eine Steuererklärung ausgefüllt? Wir helfen dir mit einem einfachen Frage-Antwort-Verfahren durch deine Steuererklärung.

Die Frage, welche Unterlagen man für die Steuererklärung braucht, beantworten viele schnell mit "Quittungen und Belege". Diese sind ein wichtiger Bestandteil, das stimmt!

Willst du bestimmte Aufwendungen steuerlich geltend machen, musst du sie mit einem Beleg nachweisen können. Nur so kannst du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass dir Kosten entstanden sind und diese von dir bezahlt wurden. Das können sein:

• Quittungen (z. B. Kaufbelege, Kassenzettel)
• Rechnungen (z. B. Handwerkerrechnung)
• Verträge (z. B. Kaufverträge, Mietverträge)
• Kontoauszüge
• Sonstiges (z. B. Nebenkostenabrechnung, Fotos und Grundrisse vom häuslichen Arbeitszimmer)

Die Belege müssen dir im Original vorliegen. Hast du eine Rechnung auf elektronischem Wege erhalten, wird sie auch anerkannt, wenn sie alle gesetzlichen vorgeschriebenen Angaben enthält. Fordert das Finanzamt Belege an, reichen in den meisten Fällen Kopien.

Nachdem die Frage, welche Unterlagen für die Steuererklärung relevant sind, beantwortet ist, ergibt sich gleich die nächste. Wie stelle ich sie dem Finanzamt zur Verfügung, wenn diese eine Prüfung angesetzt hat?

Unterlagen kannst du nicht mehr nur per Post, sondern auch online nachreichen – über die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ (früher „Nachdigal“-Funktion) in ELSTER. „Nachdigal“ steht für „Nachreichung digitaler Anlagen“. Die Belegnachreichung wird von allen Finanzämtern akzeptiert.

Findest du eine Quittung nicht mehr oder ist ein Kassenzettel nicht lesbar, willst du womöglich zu einem Steuertrick greifen: Das Finanzamt erkennt oft einen Eigenbeleg an. Schreibe auf, welche Kosten wann entstanden sind und weshalb du keine Quittung hast. Dann unterschreibst du diesen Beleg und legst ihn zu deinen Steuerunterlagen bzw. schickst ihn nach Anforderung an das Finanzamt. Genaueres zum Eigenbeleg erklären wir dir hier.

Der Eigenbeleg ist also kein Muss bei der Frage "Was braucht man für die Steuererklärung", kann aber ein Weg aus einer misslichen Lage sein!

Was kann man von der Steuer absetzen? Deine Liste:

Du planst, deine Steuererklärung zu machen und fragst dich, welche Ausgaben du steuerlich geltend machen kannst? Von Werbungskosten über Sonderausgaben bis zu außergewöhnlichen Belastungen – die Liste ist lang und bietet viele Möglichkeiten, das meiste aus deiner Rückerstattung rauszuholen.

Die ganze Checkliste findest du hier zum Download und ausführlich beschrieben hier im Artikel.

Kann man Gas und Strom von der Steuer absetzen?

Das kommt darauf an, denn dies geht nur, wenn du im Home-Office arbeitest und ein separates Arbeitszimmer hast. In diesem Fall setzt du die Kosten für Gas und Strom anteilig ab. Dabei gilt, dass du die Kosten zu dem Anteil absetzen kannst, den das Arbeitszimmer an der Gesamtwohnung hat. Du vergleichst also die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers mit der der gesamten Wohnung.

Arbeitest du im Homeoffice, hast aber kein vollwertiges Arbeitszimmer, kannst du für diese Kosten die Homeoffice-Pauschale nutzen. Pro Tag, an dem du als Angestellte*r von zuhause aus arbeitest, kannst du einen Pauschalbetrag geltend machen. Wie hoch dieser ausfällt und den maximal absetzbaren Betrag findest du im verlinkten Beitrag.

Also ja, es ist möglich, aber die Bedingungen müssen stimmen. Bei der Frage nach den Unterlagen für die Steuererklärung sind also auch die Mietunterlagen relevant.

Was brauche ich für die Steuererklärung mit ELSTER?

Elster ist das offizielle Online-Portal des Finanzamts, mit dem du die Steuererklärung auf eigene Faust erledigst. Dies empfinden viele als komplex, aber schlagen sich ihren Weg durch das Tool anstelle auf Alternativen wie Taxfix oder andere Steuerprogramme zuzugreifen.

Welche Unterlagen du für die Steuererklärung via Elster brauchst:

• Deine Steueridentifikationsnummer
• Authentifizierte Anmeldung (mit Zertifikat)
• Lohnsteuerbescheinigung(en)
• Andere relevante Belege und Dokumente

Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung unverzichtbar?

Jetzt kommen wir zum Punkt, der dich am meisten interessieren dürfte: Was brauche ich alles für Unterlagen für die Steuererklärung? Du solltest folgende Dokumente parat haben:

• Lohnsteuerbescheinigung(en)
• Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben, usw.
• Kontoauszüge mit relevanten Transaktionen
• Mietbelege, wenn du ein Arbeitszimmer absetzen möchtest
• Unterlagen zu außergewöhnlichen Belastungen

Wie lange muss ich Belege aufheben?

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Dennoch solltest du deine Nachweise nicht gleich wegschmeißen, sobald du deinen Steuerbescheid in den Händen hältst – insbesondere wenn dein Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk enthält. Es empfiehlt sich, die Belege für eventuelle Rückfragen noch mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.

Ohne Belege ans Finanzamt mit Taxfix: Mit Taxfix erledigst du deine Steuererklärung vollkommen papierlos. Probiere es kostenlos aus! Ganz einfach mit dem Smartphone oder im Webbrowser.