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Checkliste für Belege & Unterlagen: Was muss ich mit der Steuererklärung einreichen?

Kassenzettel, Verträge, Quittungen – in Zeiten der Digitalisierung musst du bei deiner Steuererklärung keine Belege mehr einreichen. Warum du Nachweise und Unterlagen dennoch aufbewahren solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.
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Belege nur auf Nachfrage einreichen

Seit 2017 brauchst du grundsätzlich keine Belege und Quittungen an dein Finanzamt zu senden, wenn du deine Einkommensteuererklärung machst. Denn im Rahmen der Digitalisierung wurde aus der Belegvorlagepflicht eine Belegvorhaltepflicht.

Es genügt also, wenn du bei der Steuererklärung deine Ausgaben in das Online-Formular oder deine Steuer-App einträgst und die Nachweise für eventuelle Rückfragen aufbewahrst. Benötigt das Finanzamt bestimmte Unterlagen für deine Steuererklärung, wird es sich bei dir melden.

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Checkliste: Welche Unterlagen sollte ich für die Steuererklärung aufbewahren?

Als Grundsatz gilt: lieber zu viel aufbewahren als zu wenig. Falls sie dir noch nicht vorliegen, solltest du dir folgende Unterlagen für deine Steuererklärung ausstellen lassen und abheften für den Fall, dass das Finanzamt sie anfordert:

Diese Unterlagen hat das Finanzamt schon

Einige der genannten Unterlagen liegen dem Finanzamt in der Regel schon vor, da Arbeitgeber und Versicherungsträger sie automatisch verschicken. Dazu gehören:

  • Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
  • Jährliche Lohnsteuerbescheinigung
  • Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester-Rente)
  • Bescheinigungen der Krankenversicherung
Achtung:

Durch die Bescheinigungen der Lohnersatzleistungen kann das Finanzamt ermitteln, wer zu einer Steuererklärung verpflichtet ist. Im Artikel zur Abgabepflicht findest du heraus, wann du eine Steuererklärung abgeben musst und was du dabei beachten musst.

Du bist beispielsweise durch die Kurzarbeit zu einer Steuererklärung verpflichtet, hast aber noch nie zuvor eine Steuererklärung ausgefüllt? Wir helfen dir mit einem einfachen Frage-Antwort-Verfahren durch deine Steuererklärung.

Wie belege ich Ausgaben?

Willst du bestimmte Aufwendungen steuerlich geltend machen, musst du sie mit einem Beleg nachweisen können. Nur so kannst du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass dir Kosten entstanden sind und diese von dir bezahlt wurden. Das können sein:

  • Quittungen (z. B. Kaufbelege, Kassenzettel)
  • Rechnungen (z. B. Handwerkerrechnung)
  • Verträge (z. B. Kaufverträge, Mietverträge)
  • Kontoauszüge
  • Sonstiges (z. B. Nebenkostenabrechnung, Fotos und Grundrisse vom häuslichen Arbeitszimmer)

Original oder Kopie, online oder per Post?

Die Belege müssen dir im Original vorliegen. Hast du eine Rechnung auf elektronischem Wege erhalten, wird sie auch anerkannt, wenn sie alle gesetzlichen vorgeschriebenen Angaben enthält. Fordert das Finanzamt Belege an, reichen in den meisten Fällen Kopien.

Wie reicht man Belege beim Finanzamt ein?

Unterlagen kannst du nicht mehr nur per Post, sondern auch online nachreichen – über die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ (früher „Nachdigal“-Funktion) in ELSTER. „Nachdigal“ steht für „Nachreichung digitaler Anlagen“. Die Belegnachreichung wird von allen Finanzämtern akzeptiert.

Quittung nicht mehr vorhanden?

Findest du eine Quittung nicht mehr oder ist ein Kassenzettel nicht lesbar, kannst du in die Trickkiste greifen: Das Finanzamt erkennt oft einen Eigenbeleg an. Schreibe auf, welche Kosten wann entstanden sind und weshalb du keine Quittung hast. Dann unterschreibst du diesen Beleg und legst ihn zu deinen Steuerunterlagen bzw. schickst ihn nach Anforderung an das Finanzamt. Genaueres zum Eigenbeleg erklären wir dir hier.

Wie lange muss ich Belege aufheben?

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Dennoch solltest du deine Nachweise nicht gleich wegschmeißen, sobald du deinen Steuerbescheid in den Händen hältst – insbesondere wenn dein Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk enthält. Es empfiehlt sich, die Belege für eventuelle Rückfragen noch mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.

Achtung:

Bist du selbstständig, betreibst ein Gewerbe oder verdienst mehr als 500.000 pro Jahr, gelten Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren.

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Julian Schwarzmann
von Julian Schwarzmann
veröffentlicht am: 14.12.2016
aktualisiert am: 18.08.2022

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