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Erste Tätigkeitsstätte:
So bestimmst du sie richtig

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23. September 2020

Zum 1. Januar 2014 wurde das Reisekostenrecht reformiert. Damit wurde der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den der „ersten Arbeitsstätte“ abgelöst. Welche Unterschiede daraus folgen und wann die steuerlichen Konsequenzen der Änderung dich interessieren sollten, erfährst du in diesem Artikel.

Wie definiert man die erste Tätigkeitsstätte?

Auch nach der gesetzlichen Neuregelung liegt der Fokus darauf, dass Fahrtkosten, Aufwendungen für Verpflegung und Übernachtung steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie beruflich, also im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, entstehen. Die Kriterien jedoch, wann es sich um eine Auswärtstätigkeit handelt und wann du somit bestimmte zusätzliche Kosten geltend machen darfst, haben sich etwas geändert. Hier kommt der Ausdruck „erste Tätigkeitsstätte“ ins Spiel.

Die erste Tätigkeitsstätte muss eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens nach §15 AktG oder eines vom Arbeitgebers bestimmten Dritten sein, der du dauerhaft zugeordnet bist. Ein Schiff, ein Auto oder ein Flugzeug beispielsweise können somit nicht als erste Tätigkeitsstätte definiert werden, da sie sich nicht an einem festen Ort befinden.

Gehst du deiner Tätigkeit an einem einzigen festen Arbeitsplatz nach, handelt es sich bei diesem um deine erste Tätigkeitsstätte. Arbeitest du für mehrere verschiedene Arbeitgeber, kannst du pro Dienstverhältnis jeweils eine erste Tätigkeitsstätte haben. Wechselt nur der Ort, aber es handelt sich um ein und dasselbe Dienstverhältnis, so kommen zur Bestimmung weitere Zusatzregelungen zum Tragen.

Zudem – und darin liegt eine der Neuerungen von 2014 – kann sich diese auch bei einem verbundenen Unternehmen oder auch einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, beispielsweise einem Kunden, befinden. Das ist vor allem bei Leih- oder Zeitarbeitsfirmen der Fall. Auch eine Bildungseinrichtung, in deren Rahmen du einem Vollzeitstudium oder einer Vollzeitbildungsmaßnahme nachgehst, gilt als erste Tätigkeitsstätte.

Relevant ist, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dauerhaft einer Arbeitsstätte zuordnet. Das ist gegeben, wenn du unbefristet, länger als 48 Monate oder für die vollständige Dauer deines Dienstverhältnisses an einer bestimmten Arbeitsstätte tätig bist.

Immer wieder woanders im Einsatz – wo liegt die erste Tätigkeitsstätte?

In erster Linie spielt die Zuordnung durch den Arbeitgeber eine Rolle. Arbeitest du z.B. einige Tage pro Woche in der Zentrale eines Unternehmens und einige Tage in einer Filiale, so kann dein Arbeitgeber, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit oder unterschiedlichen inhaltlichen Bedeutung deiner jeweiligen Arbeit eine erste Arbeitsstätte festlegen.

Tut er dies nicht, so gilt eine zeitliche Zuordnung: Eine erste Tätigkeitsstätte kann dann diejenige sein, an der du…

  • täglich,
  • zwei volle Tage pro Arbeitswoche,
  • oder mindestens ein Drittel deiner regulären Arbeitszeit ableistest.

Diese zeitlichen Kriterien sind jedoch der Weisung deines Vorgesetzten untergeordnet.

Für den Fall, dass die Situation nicht so eindeutig ist, gilt das quantitative Maß, also der Ort, an dem du die meiste Zeit verbringst: täglich oder zwei volle Arbeitstage pro Woche, mindestens aber ein Drittel deiner gesamten Arbeitszeit. Falls diese Kriterien immer noch von mehreren Arbeitsstätten erfüllt werden, dann gilt diejenige, die sich am nächsten an deiner Wohnung befindet, als erste Tätigkeitsstätte.

Besonderheiten: Keine, eine oder mehrere erste Tätigkeitsstätte(n)

Wenn du in Fahrzeugen, Zügen, Flugzeugen oder auf Schiffen arbeitest, bist du im Grunde genommen nicht an einer ortsfesten, betrieblichen Einrichtung tätig. Damit gibt es eigentlich keine erste Tätigkeitsstätte. In diesem besonderen Fall kann der Arbeitgeber einen Sammelpunkt festlegen, z. B. einen Bahnhof oder einen Flughafen, der dann als erste Tätigkeitsstätte ausgelegt wird.
Die Fahrt von deinem Zuhause zu dem Sammelpunkt wird steuerlich wie zu deinem Arbeitsplatz behandelt. Du kannst dafür nur die Entfernungspauschale geltend machen.

Wurde kein Sammelpunkt festgelegt, umso besser: Dann gibt es nur auswärtige Tätigkeitsstätten und du kannst jede Fahrt als Dienstreise abrechnen.

Gut zu wissen: Auch wenn du in einem Dienstverhältnis an verschiedenen Orten arbeitest, gibt es nur eine erste Tätigkeitsstätte. Mit mehreren Jobs kannst du aber über mehrere erste Tätigkeitsstätten verfügen.

Wobei angemerkt werden sollte, dass das heimische Arbeitszimmer niemals eine erste Tätigkeitsstätte sein kann. Das wäre nämlich ein allzu praktischer Trick, um alle weiteren Fahrten als Dienstreisen zu definieren.

Erste Tätigkeitsstätte in der Steuererklärung: Entfernungspauschale und Dienstreisepauschale

Sofern du mehrere verschiedene Tätigkeitsstätten hast, kann es steuerlich für dich interessant sein, welche als die erste gilt. Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte darfst du in deiner Steuererklärung, unabhängig von der Wahl des Verkehrsmittels, die Entfernungspauschale nutzen. Diese Pauschale berücksichtigt aber nur den einfachen Weg. Da es sich in der Folge bei allen anderen Tätigkeitsstätten, die du aufsuchst, um Auswärtstätigkeiten handelt, gelten für diese Fahrten die Dienstreisepauschale bzw. die tatsächlichen Fahrtkosten. Zusätzlich darfst du Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen.

Homeoffice, Sammelpunkte und Außendienst: Kann das auch eine erste Tätigkeitsstätte sein?

Da das Homeoffice keine betriebliche Einrichtung ist, kann es sich dabei nicht um die erste Tätigkeitsstätte handeln. Arbeitest du beispielsweise trotz ausgeprägtem Homeoffice zwei volle Tage der Arbeitswoche im Betrieb, liegt dort deine erste Tätigkeitsstätte (auch ohne Zuordnung des Arbeitgebers). Verbringst du deutlich weniger Zeit im Büro und dein Chef hat dich nicht dort zugeordnet, so verfügst du möglicherweise über gar keine erste Tätigkeitsstätte.

In einigen Fällen kann es auch von Vorteil sein, wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte festlegt. Bist du beispielsweise als Außendienstler tätig und kommst nur selten in die Niederlassung, kannst du ohne erste Tätigkeitsstätte alle Fahrten mit der Dienstreisepauschale oder den tatsächlichen Kosten absetzen.

Ein vom Arbeitgeber bestimmter Sammelpunkt, der „typischerweise arbeitstäglich“ angesteuert wird, um von dort aus weiter zur Arbeitsstätte zu fahren, kann eine erste Tätigkeitsstätte ersetzen. Was genau jedoch die Formulierung bedeutet, also wie häufig in der Woche ein Sammelpunkt angefahren werden muss, darüber sind sich die Gerichte in ihren Urteilen bisher noch uneinig.

Wie setze ich die Fahrtkosten zur Tätigkeitsstätte ab?

Die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte bestimmt, wie viel du für welchen Weg von der Steuer absetzen darfst. Handelt es sich um die Strecke von Zuhause zu deiner ersten Tätigkeitsstätte, kannst du die Fahrtkostenpauschale von 30 Cent pro Kilometer geltend machen. Hierbei darf aber nur der einfache Weg, also die Hälfte der am Tag zurückgelegten Kilometer, und die kürzeste Strecke berücksichtigt werden.

Die Wahl des Verkehrsmittels spielt keine Rolle. In der Pauschale sind bereits Treibstoff, Kosten für Verschleiß oder Parken etc. erhalten. Außerdem ist nur eine Fahrt am Tag zu berücksichtigen, selbst wenn du deine Arbeitsstätte öfter am Tag anfahren musst.

Beispiel 1: Du arbeitest für mehrere Arbeitgeber und hast mehrere erste Tätigkeitsstätten

Vormittags arbeitest du als Büroangestellte für Arbeitgeber A und nachmittags in einem Café für Arbeitgeber B. Wenn du zum Mittagessen nach Hause fährst, um dich dann wieder von dort auf den Weg zu machen, können beide Fahrten mit der Entfernungspauschale angegeben werden. Da du zwei Arbeitgeber hast, trifft die Regelung bzgl. einer Fahrt pro Tag nicht zu. Fährst du aber direkt von dem Büro in das Café weiter, wird der erste Stopp nur als Umweg auf dem Weg zum zweiten gewertet. Insgesamt zählt dann auch die Hälfte der gefahrenen Kilometer – der Umweg wird nicht voll angesetzt.

Beispiel 2: Mehrere Tätigkeitsstätten des gleichen Arbeitgebers

Musst du innerhalb eines Tages mehrere Tätigkeitsstätten anfahren, beispielsweise verschiedene Filialen, dann kannst du für die erste Etappe die halbe Entfernungspauschale ansetzen, für die zweite und den anschließenden Heimweg darfst du die Reisekostenpauschale nehmen. Vorteil: Bei der Reisekostenpauschale wird jeder gefahrene Kilometer gezählt.

Beispiel 3: Keine erste Tätigkeitsstätte

Für den oben bereits angeschnittenen Fall, dass man keine erste Tätigkeitsstätte besitzt und der Arbeitgeber auch keinen Sammelpunkt festgelegt hat, steht man besten da. Dann lässt sich jede Fahrt als Auswärtstätigkeit mit der Reisekostenpauschale voll anrechnen. Eventuell kommen weitere Vergünstigungen, wie die Verpflegungspauschale dazu.

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