Arbeitsmittel absetzen: Der komplette Leitfaden

Arbeitsmittel sind Gegenstände oder Dienstleistungen, die du beruflich nutzt, um deine Aufgaben zu erledigen. Der berufliche Zusammenhang ist die Grundvoraussetzung, um sie steuerlich abzusetzen. Diese Kategorie ist breit gefächert und umfasst sowohl klassische Büroartikel als auch digitale Geräte oder spezifische Werkzeuge.

Beispiele für Arbeitsmittel:

1. Technische Geräte:

• Laptop oder Computer für Homeoffice und berufliche Reisen.

• Smartphone für berufliche Kommunikation.

• Drucker und Zubehör, wie Patronen oder Papier.

2. Büromaterialien:

• Schreibwaren wie Stifte, Notizbücher und Haftnotizen.

• Ordner und Ablagesysteme zur Dokumentation beruflicher Unterlagen.

3. Berufskleidung:

• Schutzkleidung, wie Helme oder Handschuhe.

• Uniformen oder Kleidung mit Firmenlogo, die ausschließlich beruflich genutzt wird.

4. Fachliteratur:

• Bücher, Zeitschriften oder Online-Abonnements, die berufsrelevante Informationen liefern.

5. Werkzeuge:

• Spezifisches Equipment für Handwerker, Techniker oder andere Berufe.

Wie funktioniert das Absetzen?

Arbeitsmittel kannst Du in der Steuererklärung unter den Werbungskosten angeben.

• Einzelnachweis: Für größere Anschaffungen solltest Du alle Belege sorgfältig aufbewahren, um den beruflichen Nutzen nachweisen zu können.

• Pauschale: Kleinere Beträge kannst Du unter der sogenannten Arbeitsmittelpauschale (bis zu 110 Euro) ohne Belege absetzen.

• Nutzung schätzen: Wenn ein Gegenstand sowohl beruflich als auch privat genutzt wird, kannst Du den beruflichen Anteil schätzen und nur diesen absetzen.

Beispiel

Ein Drucker kostet 300 Euro, und Du nutzt ihn zu 70 % beruflich.

• Absetzbarer Betrag: 300 € × 70 % = 210 Euro.

Viele Steuerzahler fragen sich, ob sie Arbeitsmittel, die sie bereits im Vorjahr gekauft haben, noch in der aktuellen Steuererklärung angeben können. Die Antwort lautet: Ja – solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Bedingungen für die rückwirkende Absetzung:

1. Berufliche Nutzung: Das Arbeitsmittel muss auch im aktuellen Jahr weiterhin beruflich genutzt werden.

2. Frist einhalten: Du kannst Arbeitsmittel bis zu vier Jahre rückwirkend in Deiner Steuererklärung berücksichtigen.

3. Belege aufbewahren: Rechnungen oder Quittungen aus dem Kaufjahr sind unerlässlich, um die Kosten nachzuweisen.

Ein praktisches Beispiel:

Du hast 2023 einen Bürostuhl für 500 Euro gekauft, ihn aber nicht in der Steuererklärung angegeben. Jetzt möchtest Du ihn rückwirkend absetzen.

• Lösung: Trage die Anschaffungskosten in die Steuererklärung für 2024ein. Der Betrag wird je nach Nutzungsdauer auf mehrere Jahre verteilt (z. B. drei Jahre).

• Absetzbarer Betrag für 2024: 500 € ÷ 3 = 166,67 Euro.

Wichtige Fristen:

• Steuererklärung 2024: Frist bis zum (bei steuerlicher Beratung bis 02. Juni 2025).

• Rückwirkende Absetzung: Möglich für Anschaffungen aus den Jahren 2021bis 2024.

Deine Steuererklärung kannst du mit verschiedenen Programmen machen. Eines davon ist ELSTER, das Programm des Finanzamts. Wie du die Arbeitsmittel damit absetzt, zeigen wir dir gleich.

Davor ein Blick darauf, wie einfach es mit Taxfix ist.

Arbeitsmittel mit Taxfix absetzen

Bei Taxfix beantwortest du einfache Fragen zu deiner Steuersituation. So klären wir zum Beispiel auch, ob du dir Arbeitsmittel wie einen Computer, etc. angeschafft hast. Mithilfe deiner Antworten beziehen wir deine Kosten in die Steuererklärung mit ein und berechnen dein voraussichtliches Steuerergebnis kostenlos.

Arbeitsmittel per ELSTER oder Steuerformular absetzen

Du trägst die Kosten deiner Arbeitsmittel als Werbungskosten in die Anlage N deiner Steuererklärung ein.

Einzelkosten bis zu einem Betrag von 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer kannst du in voller Höhe absetzen, wenn es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG handelt. Darin enthalten ist, dass sie selbstständig nutzbar sein müssen, wie beispielsweise im Fall eines Schreibtisches oder Bürostuhls.

Arbeitsmitteln, die mehr gekostet haben, musst du über die Jahre der üblichen Nutzungsdauer abschreiben.

Technische Geräte wie Smartphones oder Laptops sind aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken. Dennoch gelten für die steuerliche Absetzung klare Regeln, insbesondere bei Geräten, die sowohl beruflich als auch privat genutzt werden.

Berufliche und private Nutzung abgrenzen:

• Smartphone: Dokumentiere, wie viele Anrufe, Nachrichten oder Apps beruflich genutzt werden. Eine 50:50-Nutzung ist häufig realistisch, kann aber angepasst werden.

• Laptop: Wenn Du den Laptop überwiegend beruflich nutzt (z. B. 80 %), kannst Du diesen höheren Anteil geltend machen.

Beispielrechnung:

Ein Laptop kostet 1.500 Euro und wird zu 70 % beruflich genutzt.

• Absetzbarer Betrag im Jahr 1: 1.500 € × 70 % = 1.050 Euro.
  Falls das Gerät über drei Jahre abgeschrieben wird, beträgt der jährliche Betrag: 1.050 € ÷ 3 = 350 Euro.

Sonderregelung für digitale Arbeitsmittel (Digital-AfA):

Seit 2021 können digitale Arbeitsmittel wie Computer oder Software, die mehr als 952 Euro kosten, vollständig im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden. Diese Regelung gilt rückwirkend ab dem Steuerjahr 2021.

Die Arbeitsmittelpauschale bietet eine bequeme Möglichkeit, kleinere berufliche Ausgaben ohne Einzelbelege geltend zu machen.

Die wichtigsten Fakten:

• Höhe der Pauschale: Bis zu 110 Euro pro Jahr akzeptieren viele Finanzämter, ohne dass Belege eingereicht werden müssen.

• Ohne Nachweis: Ideal für Steuerzahler, die keine höheren Ausgaben für Arbeitsmittel hatten.

Tipp:

Wenn Deine tatsächlichen Kosten über der Pauschale liegen, lohnt es sich, diese einzeln anzugeben. Hierbei können bereits geringfügige Abweichungen einen spürbaren steuerlichen Vorteil bringen.

Wie hoch ist die Pauschale für Arbeitsmittel?

Die Pauschale für Werbungskosten liegt für das aktuelle Steuerjahr (2024) bei 1.230 Euro.

Mit diesem Betrag sind sowohl Arbeitsmittel als auch Kosten für beispielsweise Fortbildungen abgedeckt.

Was sind Arbeitsmittel ohne Belege?

Arbeitsmittel ohne Belege abzusetzen, ist bis zu einem bestimmten Betrag häufig möglich. Grund dafür ist die Nichtbeanstandungsgrenze. Diese ist zwar schon seit 1998 kein Teil des Steuerrechts mehr, das Finanzamt akzeptiert sie aber dennoch häufig.

Sie beträgt 110 Euro und du kannst sie besonders dann einsetzen, wenn du keine höheren Kosten für Arbeitsmittel zu tragen hast.

Für diese Ausgaben brauchst du dann keine Belege, die du nachreichen musst, wenn das Finanzamt dich beim Prüfen deiner Steuererklärung fragt.

Alle Informationen zu den Nichtbeanstandungsgrenzen und welche weitere dir dabei hilft, Steuern zu sparen, findest du in unserem Beitrag.

Ab wie viel Prozent beruflicher Nutzung kann ich ein Arbeitsmittel komplett absetzen?

Du kannst das Arbeitsmittel in voller Höhe absetzen, wenn du es mindestens 90 % beruflich nutzt. Das Finanzamt akzeptiert also eine private Nutzung des Arbeitsmittels von bis zu 10 %. Diese 90 %-Regelung gilt beispielsweise auch beim heimischen Arbeitszimmer.

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