Steuererklärung für Unternehmen: Pflichten, Fristen und wie du sie selbst erledigst

• Alle Selbstständigen und Unternehmen sind zur Abgabe mindestens einer Steuererklärung verpflichtet – welche hängt von der Rechtsform ab.
• Nicht buchführungspflichtige Unternehmen (Kleinunternehmer*innen, Einzelunternehmer*innen, Freiberufler*innen) ermitteln ihren Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Buchführungspflichtige Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG zahlen Körperschaftsteuer (15 %), Gewerbesteuer (ohne Freibetrag), Umsatzsteuer und Solidaritätszuschlag und müssen zusätzlich einen vollständigen Jahresabschluss erstellen.
• Ohne Steuerberater*in gilt für alle Steuererklärungen die Frist: 31. Juli des Folgejahres.
• Mit Steuerberater*in verlängert sich die Frist auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres (ab Steuerjahr 2025).
• Alle Steuererklärungen müssen elektronisch über ELSTER eingereicht werden.
• Für Kleinunternehmer*innen und Einzelunternehmer*innen ist das Selbstmachen realistisch. Für GmbHs ist es technisch möglich, aber aufwändig – professionelle Unterstützung ist in den meisten Fällen empfehlenswert.

In Deutschland sind alle Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Kapitalgesellschaften zur Abgabe mindestens einer Steuererklärung verpflichtet. Welche Erklärungen konkret anfallen, hängt direkt von der Rechtsform ab. 

Der entscheidende Unterschied: Bist du nicht buchführungspflichtig, ermittelst du deinen Gewinn vereinfacht über die EÜR. Bist du buchführungspflichtig, wie es bei der GmbH der Fall ist, brauchst du einen vollständigen Jahresabschluss als Grundlage.

Die folgende Tabelle zeigt auf einen Blick, wer welche Steuererklärungen abgeben muss.

Je nach Rechtsform können verschiedene Steuerarten anfallen. Für Einzelunternehmer*innen und Freiberufler*innen steht die Einkommensteuer im Mittelpunkt. Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH kommen Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer zusammen, inklusive Solidaritätszuschlag und ggf. Kapitalertragsteuer bei Gewinnausschüttungen.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Steuerarten für welche Unternehmensform relevant sind und welche Steuersätze (z. B. der Gewerbesteuersatz ) grundsätzlich gelten.

Einzelunternehmer*innen, Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende sind nicht buchführungspflichtig. Sie ermitteln ihren Gewinn vereinfacht über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) . Das ist deutlich weniger aufwändig als ein vollständiger Jahresabschluss. Wer zusätzlich unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällt, hat nochmals weniger steuerlichen Aufwand, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen und abgeführt werden muss.

Die GmbH ist als Kapitalgesellschaft gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet und hat deutlich mehr Steuerpflichten als ein Einzelunternehmen. Das gilt genauso für die UG (Unternehmergesellschaft; haftungsbeschränkt) als kleinere Schwester der GmbH. Wer eine GmbH gründet oder führt, muss nicht nur mehrere Steuererklärungen abgeben, sondern auch einen vollständigen Jahresabschluss erstellen und diesen veröffentlichen.

Körperschaftsteuer: Die Einkommensteuer der GmbH 

Die Körperschaftsteuer ist das Gegenstück zur Einkommensteuer bei natürlichen Personen. Sie besteuert den Gewinn der GmbH. Der Steuersatz beträgt einheitlich 15 % auf den Jahresgewinn ( § 23 KStG ), zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Körperschaftsteuer. Grundlage für die Berechnung ist nicht die EÜR, sondern der Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer sind quartalsweise fällig: jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Verluste können bis zu 1 Mio. € unbegrenzt verrechnet werden. Darüber hinaus greift die Mindestbesteuerung, die nur 60 % der Verrechnung erlaubt.

Gewerbesteuer für die GmbH 

Anders als bei Einzelunternehmer*innen und Personengesellschaften gibt es für die GmbH keinen Gewerbesteuer-Freibetrag. Für die GmbH fällt bereits ab dem ersten Euro Gewerbeertrag Steuer an. Die Berechnung folgt einer klaren Formel: 

Gewerbesteuer = Gewerbeertrag × 3,5% × Hebesatz

Der Hebesatz variiert je nach Standort und wird von der Gemeinde festgelegt. In Großstädten liegt er oft deutlich höher als in ländlichen Regionen. Vorauszahlungen auf die Gewerbesteuer sind am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig ( § 19 Abs. 1 S. 1 GewStG ).

Jahresabschluss der GmbH 

Der Jahresabschluss ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch die Grundlage für die Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung. Ohne festgestellten Jahresabschluss lassen sich die steuerlichen Gewinnermittlungen nicht verlässlich erstellen.

Pflichtbestandteile des Jahresabschlusses sind: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Anhang und Lagebericht. Für kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 HGB (max. 7,5 Mio. € Bilanzsumme, 15 Mio. € Umsatz, 50 Mitarbeiter*innen) gelten vereinfachte Anforderungen. Der Jahresabschluss muss im Unternehmensregister (früher: Bundesanzeiger) veröffentlicht werden. Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.

Besteuerung von GmbH-Gesellschafter*innen

Als GmbH-Gesellschafter*in oder Geschäftsführer*in bist du nicht nur über die GmbH steuerpflichtig, sondern auch privat. Dein Geschäftsführer*innengehalt unterliegt der Einkommensteuer wie jedes andere Arbeitseinkommen. Gewinnausschüttungen der GmbH werden zusätzlich mit 25 % Kapitalertragsteuer belastet und über die Anlage KAP in der persönlichen Einkommensteuererklärung erklärt ( § 43a Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG ). Die Kapitalertragsteuer wird direkt von der GmbH einbehalten und ans Finanzamt abgeführt.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Teileinkünfteverfahren günstiger sein: Wenn du als Gesellschafter*in gleichzeitig Geschäftsführer*in bist, werden nur 60 % der Ausschüttung mit deinem persönlichen Steuersatz besteuert. Ob das im Einzelfall vorteilhafter ist, hängt von deinem individuellen Steuersatz ab.

Die Abgabefrist hängt davon ab, ob du die Erklärung selbst einreichst oder eine Steuerberater*in beauftragst. Die Grundregel: Ohne Steuerberater*in gilt der 31. Juli des Folgejahres. Mit Steuerberater*in verlängert sich die Frist bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres. Die verlängerten Fristen gelten ab dem Steuerjahr 2025 ( § 149 Abs. 3 AO ). Fällt der Stichtag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.

Die Fristen gelten einheitlich für Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuer- und Einkommensteuererklärung.

Zusätzlich zu den Jahreserklärungen gibt es unterjährige Vorauszahlungspflichten:

• Körperschaftsteuer: 10. März / 10. Juni / 10. September / 10. Dezember
• Gewerbesteuer: 15. Februar / 15. Mai / 15. August / 15. November
• Umsatzsteuervoranmeldung: 10. des Folgemonats (monatlich oder quartalsweise)

Wer die Frist versäumt, riskiert Verspätungszuschläge nach § 152 AO in Höhe von 0,25 % der festgesetzten Steuer pro Monat, mindestens jedoch 25 Euro pro Monat.

Für Kleinunternehmer*innen und Einzelunternehmer*innen ist das Selbstmachen grundsätzlich möglich und mit einer guten Steuerlösung gut handhabbar. Für GmbHs ist es technisch zwar möglich, aber aufwändig und fehleranfällig. Eine gesetzliche Pflicht, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen, gibt es nicht.

Steuererklärung für Selbstständige selbst erstellen

Für Einzelunternehmer*innen und Freiberufler*innen ist der Prozess überschaubar, wenn du strukturiert vorgehst:

1. Belege sammeln und ordnen – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen
2. Gewinnermittlung erstellen – EÜR für Nicht-Buchführungspflichtige
3. ELSTER-Zertifikat beantragen – Vorlaufzeit einplanen, da die Registrierung einige Tage dauern kann
4. Steuererklärung elektronisch über ELSTER einreichen
5. Bescheid prüfen und ggf. Einspruch einlegen

ELSTER ist kostenlos und direkt vom Finanzamt. Wer lieber geführt durch den Prozess möchte, kann eine Steuerlösung wie Taxfix nutzen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Steuererklärung für GmbHs und Gründer*innen selbst erstellen

Grundsätzlich ist es möglich, die GmbH-Steuererklärungen selbst zu erstellen. In der Praxis ist es jedoch selten ratsam. Der Grund: Eine GmbH muss nicht nur mehrere Steuererklärungen abgeben, sondern auch einen vollständigen Jahresabschluss erstellen und als E-Bilanz im XBRL-Format über ELSTER übermitteln. Das erfordert Kenntnisse in der doppelten Buchführung und im Steuerrecht.

Wer es dennoch versucht, braucht:

1. Einen vollständigen Jahresabschluss (Bilanz + GuV + Anhang + Lagebericht)
2. Ein ELSTER-Zertifikat für die elektronische Übermittlung
3. Kenntnisse zu Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer
4. Ausreichend Zeit – der Aufwand ist deutlich höher als bei der EÜR

Welche Software hilft bei der Steuererklärung für Unternehmen?

Grundsätzlich gibt es drei Wege, die Steuererklärung einzureichen. Welcher der richtige ist, hängt von deiner Unternehmensform und deinen Steuerkenntnissen ab.

Mehr dazu erfährst du in unseren Ratgebern zur Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer*innen und zur Buchhaltungssoftware für GmbHs .

Ab einer bestimmten Komplexität überwiegen die Vorteile einer professionellen Steuerberatung klar. Neben der Zeitersparnis verlängert sich durch die Beauftragung einer Steuerberater*in auch die Abgabefrist. Steuerberater*innen kennen Sparpotenziale und Gestaltungsmöglichkeiten, die Laien oft übersehen. Eine gesetzliche Pflicht zur Beauftragung gibt es nicht.

Ein*e Steuerberater*in lohnt sich besonders bei:

• GmbH-Gründung oder komplexem Jahresabschluss.
• mehreren Einkunftsarten (z. B. Gehalt + Gewinnausschüttung).
• Steuervorauszahlungen und Liquiditätsplanung.
• Unsicherheiten zu Betriebsausgaben und Abschreibungen.
• Fristen und Unsicherheit.

Steuerberatungsmangel ist in Deutschland ein reales Problem. Viele Kanzleien nehmen keine Neukund*innen mehr an; Wartezeiten können Monate betragen. Das ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Problem, besonders für Gründer*innen und kleine Unternehmen. Wenn du keine Steuerberater*in findest, gibt es konkrete Wege, die Situation zu überbrücken:

• Digitale Steuerberatungsplattformen nutzen: Schnellerer Zugang, oft ohne Wartezeit, zum Beispiel über den Taxfix Experten-Service
• ELSTER + Steuersoftware als Überbrückung: Für einfachere Fälle selbst einreichen, bis eine Steuerberater*in gefunden ist
• Kanzleiwechsel: Frühzeitig nach einer Alternative suchen und Unterlagen vollständig übergeben lassen
• Steuerberaterkammer: Die Steuerberaterkammer des jeweiligen Bundeslandes ist die offizielle Anlaufstelle für die Suche nach einer zugelassenen Steuerberater*in
• Fristverlängerung beantragen: Beim Finanzamt formlos möglich, auch über ELSTER. Das gibt mehr Zeit, ohne dass sofort Verspätungszuschläge drohen. Der Antrag muss vor Ablauf der regulären Frist eingehen. Eine Garantie auf Gewährung gibt es nicht.

Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zum Steuerberaterwechsel .